Compte rendu du 10/02/2023 Envol du Phénix

Réunion phénix du 10-02-23
 
Présents :  Belizaire, Hugo, Cyril, Simon, François, Libio, Cédric, Thomas, Jonathan, Fufu, Nanash, Solene
 
Ordre du jour :
- Point sur les devoirs à la maison
- Point sur les activités et leur avancement
- Organisation du démarchage sponsor
- Questions diverses
 
1)   Points sur les devoirs à la maison
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle en fin de mois en y intégrant le matos et un compteur de chantier.
Devis demandé. Il faut cependant relancer.
 
·        (Solene) Demander de nouveau les places devant la salle qui seront sous le barnum de l’escrime ludique
Demande faite. (avis favorable réceptionné le 16/02/2023)
 
·        (Solene) Envoyer le plan pour validation à la mairie.
Plan transmis mais pas de retour. A relancer.
 
·        (Solene) Demander à Brice, la personne qui avait été notre SSIAP le dimanche de la dernière édition s’il est dispo pour être de nouveau notre SSIAP pour partie.
Fanfan l’a fait. Solene doit voir avec Oussama et Brice ce qui est possible de faire.
 
·        (Solene) Garder en tête de prévoir un roulement pour les temps repas des bénévoles en leur indiquant les temps de prise de repas pour que la cuisine puisse s’organiser plus facilement.
 
·        (Solene) Prévoir les invitations pour les élus et Mr le maire.
 
 
·        (Solene) se renseigner sur les contrats bénévoles
Les contrats ne sont pas obligatoires.
 
·        (Solene) Relancer Nicolas Melet et Jérome Soleil pour savoir s’ils veulent/peuvent être présent pour présenter des jeux et les mettre en contact avec Belizaire.
Contact transmis.
 
·        (Solene) Contacter Best Western pour voir s’il y a toujours la possibilité de réaliser la murder là bas.
Non fait.
·        (Fanfan) Contacter les boutiques afin de connaitre leurs souhaits pour les tournois et avoir une réponse avant fin janvier. (voir également pour le Magic)
Fait. Recenser maintenant tous les tournois afin de faire un programme clair.
 
·        (Tous) Réfléchir ce qui est possible à faire en terme d’électricité et d’éclairage notamment pour les alcoves. (est ce possible de faire courir une guirlande ? des rubans led ? Peut on mettre en place un disjoncteur qui transformerait les prises 380 en 220 simple ?)
En attente de la réponse de la mairie. Cependant, ils ont ajouté des projecteurs pour avoir plus de lumières. Les photos ont été mises sur le discord. A voir si cela suffit.
 
·        (Tous) Signaler à Solene si un pole a besoin de Lots
Pris en note pour les lots/trophée :
-        Concours de scénarios = trophée,
-        Escrime Tournoi enfant = un trophée + lot
-        Escrime Tournoi adulte = un trophée + lot
-        JDS = 4 trophées
 
·        (Tous) Prévenir Solene de vos disponibilités pour faire le démarchage des sponsors. (Fanfan est dispo le vendredi matin, Nanash tout le temps, Thomas va voir ce qu’il peut faire en fonction de son job).
Pas de nouvelles personnes disponibles…
 
·        (Tous) Transmettre à Solene les textes à afficher sur le site Web.
En attente de certains.
 
·        (Wargame/Bloodbowl) Définir les modalités des tournois
Comme l’année dernière. Solene demande de préciser ce que signifie année dernière.
 
·        (Wargame) Regarder prix tapis de jeux pour son tournois 40k/Initiation
Abandon de l’idée.
 
·        (JDR) Transmettre le Règlement pour le concours de scénario
En cours d’élaboration
 
·        (JDS) Définir le 4^e tournoi
Les 4 tournois sont presque fixés.
tournoi code name samedi matin,
Samedi aprem dice forge.
Splendor ou unmatched duel dimanche aprem 
Dimanche matin hokito.
 
·        (JDS) Liste des jeux à établir
Liste faite à transmettre à Solène pour affichage sur site.
 
·        (Escrime) Rechercher les prix pour les sabres laser.
Abandon du projet
 
·        (Communication) Réaliser les modifications sur l’affiche.
Modification faite. Affiche prête
 
·        (Murder) Avancer la réalisation
En cours
 
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète.
En cours
 
·        (Cuisine) proposer les menus pour les bénévoles.
Proposé sur le Discord.
Jeudi midi : Saucisse rougail, sauce tomate riz
Jeudi soir : Ramens
Vendredi midi : Polenta/blanc de poulet sauce creme
Vendredi soir : gnocchi à la creme fromagère et lardons
Samedi midi : Aligot salade
Samedi soir : tenders et salade de tomates
Dimanche midi : curry de lentilles.
 
Pour prochaine réunion, il faudrait se poser les questions suivantes :
·        « Est possible de créer une zone petite enfance ? »
Pas cette année car il y a un problème de places, de matériels, de bénévoles.
 
·        Quid de la tombola ?
Nous n’en ferons pas cette année.
 
·        Quid de la bourse aux jeux ?
Nous ne la ferons pas cette année au vu de la logistique que cela implique mais nous laisserons à disposition un panneau d’affichage afin que chacun(e) puisse déposer une annonce.
 
 
2)   Point sur les activités et leur avancement
 
Cuisine :
La cuisine souhaiterait installer la palette de la MJC à la sortie de la cuisine extérieure. (Quid du déplacement de matériel ? En cas de pluie ? Accès pompier ? )
En termes de besoin en bénévoles, il faudrait 3 bénévoles en préparation, 4 lors des rushs et 2 au nettoyage. Candidatures ouvertes !
Proposition de la carte :
Boissons froides :
_ soda ( liste à déterminer): 1€/25cl
- jus artisanaux : - raisin ou - Pomme : 1,50€/25cl
Boissons chaudes :
- chocolat :  1€ le grand verre
- café : 0,50€ pour le bracelet blanc,
+/- supplément chantilly : 0,50€
- thé (2 saveur): 0,50€ même politique que le café.
- infusion : Idem
 
Miam sucré :
Barre chocolatée (liste à déterminer) qui se vendent ensuite au club 1€/unités
- crêpes : 1€
- garniture 0,50€: sucre, caramel, chocolat confiture, banane, chantilly. Cumulable
- glace 1.5€
Supplément possible : caramel, chocolat, chantilly :0,50€
 
Miam salé :
Panini : 3€
- poulet curry mimolette
- bacon paprika cheddar
- végétarienne moza tomates séchées persillade
Boulettes de purée frites : 1€
Bol Cru (tomate, salade, carotte) : 1€
Hot dog : 1,50€ avec oignons caramélisés et sauce au choix
Mayo, ketchup, moutarde, bbq, aïoli
 
Bar :
Nous sommes ravis d’informer que Jonathan prend le poste de référent de ce pole. Il va se renseigner sur le devis pour la bière.
Nous avons reçu une demande :
« Bonjour,
Nous somme une equipe professionel de fast food japan, taiwan,
thailand, korean. Je suis responsable de groupe je voulais demander
exposer Bubble Tea, Takoyaki, chicken korean, fruits dehydrates
thailand.  Je suis interesser votre evenememt pour presenter mes
concepts food ASIAN. Grande merci à vous.
Bonne journee.
Cordialement.
NGUYEN »
Nous refusons cette proposition.
 
JDS :
Tournois prévus :
-         tournoi code name samedi matin,
-         Samedi aprem dice forge.
-         Splendor ou unmatched duel dimanche aprem 
-         Dimanche matin hokito.
Sur chaque soir, trouver gros jeu. Liste à définir et à transmettre à solene
L’espace va être divisé en 5 espaces : 1 protozone, 3 zone de jeux et 1 zone tournoi.
Le règlement des tournois va être travailler (inscription, tarifs, groupe, gain, …). Le JDS souhaiterait que la réservation pour ces tournois puissent se faire sur notre site.
Concernant les tournoi magic, il y aura un tarif phénix mais il faut préciser sur le site que les tournois ont un prix pour l’achat des cartes. Nous attendons les chiffres.
 
 JDR :
Ce pole recherche des personnes pouvant assurer les initiations. Les dès ont été réceptionnés.
Le règlement du concours de scénario va être transmis prochainement. Le texte à mettre sur le site reste inchangé.
Nous avons reçu une demande :
«  Bonjour, 
Je suis Alex, un des scénaristes de la BD du "coup du maître", nous avons rencontré un de vos membres dimanche au salon du disque et bd.
J’aimerais que l’on puisse échanger car nous avons un projet de soirée à  la librairie "la fourmi rouge" pour présenter la BD et on aimerait vous y associer pour causer du JDR.
Mon numéro  : 06 14 47 75 76
A très vite
Alex
https://lecoupdumaitre.fr »
Nous lui demanderons les dates de son évènement à la fourmi rouge et nous allons lui proposer de passer au club.
 
Wargame :
Concernant le texte sur le site, il doit être transmis.
Pour le Bloodbowl il faut transmettre les modalités des tournois 
Les tapis de jeux pour son tournois 40k/Initiation ont été abandonnés.
 
Escrime :
L’achat de sabre laser est abandonné.
Le planning activité sera le suivant :
samedi 15h béret
16h tournoi enfant
17h tournoi adulte
 
Dimanche 15h ninja
 
Une forge pour faire des épées en mousse sera mise en place sur le samedi aprem et dimanche aprem.
 
Il faut penser aux affiches signalétiques à faire.
Le pôle demande à avoir un bénévole soignant avec kit de soin à proximité ainsi qu’un espace détente pour pouvoir se poser.  
 
Loup Garou :
Soirée à partir de 21h le vendredi et samedi.
 
Murder :
Soirée prévue le samedi à partir de 20h30
 
Escape game :
Horaires : 9h 12h 14h 19h
 
Sanitaire : RAS
 
Accueil :
Nous sommes ravis d’informer que Fufu prend le poste de référent de ce pole. Cyril et Lou seront bénévoles.
 
Communication :
Nous devons voir si le budget permet de réaliser des flyers.
Pour l’intérieur, nous menons une réflexion de réaliser des affiches plans à mettre à intervalle régulier afin que tout le monde puisse se repérer comme lors de Cahors brick expo.
Il faut faire un point sur la signalétique (lister les besoins), sur l’affichage qu’il y aura à l’accueil et sur l’affichage obligatoire.
 
3)   Organisation du démarchage sponsor :
Nous allons proposer les Tarifs 60 € pour être présents sur l’affiche et 40^e pour une présence sur notre site.
Nous rappelons la limite de 15 logos sur l’affiche sachant que nous avons potentiellement 10 emplacements sucettes réservés
Emplacement déjà pris : MJC, Mairie, Grand Cahors, Ludotheque, Service jeunesse, Apprenti’sage, art and fact, guyajeux, Emmaus ? (selon partenariat) Région ? (selon partenariat)
 
Donc reste 5 places A démarcher en prio pour affiche :
-      Best Western
-      Cahors funéraire
-      Baron opticien
-      Agora
 
Ont donné année dernière pour affiche                        Ont donné pour le site web
-      - Blend                                                                                   - ECF
-      - Bureau                                                                                 - Pizzeria di parma
-      - Cash express                                                                        - Estime maroquinerie
-      - Pygmalion                                                                            - maison de la presse
-      - Sudreau                                                                             
-      - Courson
-      - Compozieux
-       
Ont déjà donné les années précédentes
-      2019
-      Bistrot Gambetta
-      Casino Shop
-      CER
-      Deltour Hotel
-      Racine en tete
-      Symbiose (lot)
-      Terre gourmande (lot)
-      Intersport
 
2018
Banque populaire
Au quercy bio (lot)
Le cadurchien
Décapage 46
Delices du Valentré
La foirfouille (lot)
 
Nous réaliserons le démarchage mardi 21/02 à partir de 10h30 (1ere vague)
Mardi 28 2^e vague à partir de 10h30
Vendredi 3 récupération des paiements.
 
 
 
 
4)    Questions diverses
Nous avions évoqué la possibilité de don à des bénévoles. Il faut voir ce qui est possible légalement.
 
Nous avons évoqué l’idée d’ouvrir pour le vendredi à davantage d’établissement. Il faudra en parler au lycée Clément Marot, au lycée Monnerville, au conseil municipal enfant
 
Devoirs à la maison :
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle
·        (Solene) Relancer concernant le plan pour validation à la mairie.
·        (Solene) Faire le point avec les SSIAP
·        (Solene) Garder en tête de prévoir un roulement pour les temps repas des bénévoles en leur indiquant les temps de prise de repas pour que la cuisine puisse s’organiser plus facilement.
·        (Solene) Prévoir les invitations pour les élus et Mr le maire.
·        (Solene) Contacter Best Western pour voir s’il y a toujours la possibilité de réaliser la murder là bas.
·        (JDS) Recenser tous les tournois (boutiques) afin de faire un programme clair.
·        (JDS) Lister les auteurs présents.
·        (Tous) Réfléchir ce qui est possible à faire en terme d’électricité et d’éclairage notamment pour les alcoves. (est ce possible de faire courir une guirlande ? des rubans led ? Peut on mettre en place un disjoncteur qui transformerait les prises 380 en 220 simple ?)
En attente de la réponse de la mairie. Cependant, ils ont ajouté des projecteurs pour avoir plus de lumières. Les photos ont été mises sur le discord. A voir si cela suffit.
·        (Tous) Signaler à Solene si un pole a besoin de Lots
Pris en note pour les lots/trophée :
-        Concours de scénarios = trophée,
-        Escrime Tournoi enfant = un trophée + lot
-        Escrime Tournoi adulte = un trophée + lot
-        JDS = 4 trophées
·        (Tous) Transmettre à Solene les textes à afficher sur le site Web.
En attente de certains.
·        (Wargame/Bloodbowl) Définir les modalités des tournois
Comme l’année dernière. Solene demande de préciser ce que signifie année dernière.
·        (JDR) Transmettre le Règlement pour le concours de scénario
En cours d’élaboration
·        (JDS) Définir le 4^e tournoi
Les 4 tournois sont presque fixés.
tournoi code name samedi matin,
Samedi aprem dice forge.
Splendor ou unmatched duel dimanche aprem  (lequel ?=
Dimanche matin hokito.
·        (JDS) Liste des jeux à établir
Liste faite à transmettre à Solène pour affichage sur site.
·        (Murder) Avancer la réalisation
En cours
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète.
En cours


N'hésitez pas à me dire s'il manque des éléments. 
Merci à tous et toutes. 
Solene

juste une pression  les prises de courant cuisine en 400v
c est un coffret prises, alimenté par des prises  triphasé 400v qui permette de branché des prise monophasé

j'ai pas tout compris ^^

pour la cuisine il faut un coffret alimenté en 400v qui permet d alimenté 3 prise 220v