Compte rendu du 08/01/2023 Envol du Phénix

Présents : Belizaire, Cédric, Thomas (Nanash), Thomas, Fanfan, Solene, Sylvain, Raph
Ordre du jour
Rappel dates : 26 au 28 mai 2023
 
-      Lieu dodo
-      Plan de la salle.
-      Planning évènement, avant après
-      Points des différents poles
-      Affiche
-      Sponsoring
 
 
Avant propos, nous rappelons que l’évènement se déroule du 26 au 28 mai 2023 au foyer Valentré. Nous n’avons pas encore reçu de devis. Nous allons relancer en y intégrant la demande d’un barnum 5 par 3, d’un compteur de chantier … (cf suite du CR).
 
Vérification devoirs faits.
-      Faire des fiches de poste pour chaque pôles afin de guider les nouveaux bénévoles - Hugo s’en occupe.
Faits, ils ont été diffusés sur le discord de l’Envol dans candidature aux poles
 
-      Faire un post facebook pour recruter des bénévoles.
Reste à faire !
 
 
1.   Lieu Dodo
 
Nous avons eu l’accord et pourrons bénéficier du gymnase groupe Sud à titre gracieux. En termes d’horaires, nous pourrions y accéder dès le vendredi 26/05 à partir de 22h
Le samedi 27/05 départ du gymnase au plus tard à 20h et retour à 22h
Le dimanche 28/05 départ définitif au plus tard à 10h.
 
Nous allons demander confirmation pour l’utilisation du parking.
 
L’année dernière, certains festivaliers s’étaient plaints de la luminosité et la chaleur dans la salle à cause de la baie vitrée qui fait toute la longueur. Nous avons décidé pour le moment de ne rien modifier. A voir si la population utilisant cet espace augmente.
 
 
2.   Plan de salle
 
Nous avons défini le plan suivant
 
 
   
 
Légende
·       Vert : peinture
·       Rose : tables pour manger
·       Orange : Accueil JDR
·       Rouge : Tables JDR
·       Jaune : Partenaires boutiques (nous avons gardé les 4 pour le moment, mais si absent, nous pourrons modifier sur place afin de les transformer en table de jeux)
·       Bleu : Tables de JDS
·       Sur scène : Wargame
·       Balcon : Bloodbowl + Loup Garou
·       Extérieur devant la salle : Escrime ludique sous barnum + un second barnum du coté de la cuisine pour pouvoir fournir la nourriture aux bénévoles.
 
Ce plan doit être transmis afin de savoir s’il convient aux exigences concernant la sécurité et l’évacuation des personnes.
 
 
3.   Planning évènement, avant après
 
Voici le planning que nous souhaiterions :
-      Mercredi 24 mai : Etat des lieux et récupération des clés
-      Jeudi 25 mai : installation à partir de 9h00
-      Vendredi 26 mai : 9h-16h accueil de scolaires, 16h30 briefing bénévole, 17h-18h briefing sur poste, 18h ouverture
-      Samedi 27 mai : ouverture pour tout public de 10h à 19h (à 20h, les bracelets blancs simples ne doivent plus être dans les locaux).
-      Dimanche 28 mai : 17h00 remise des lots et discours de clôture +  18h clôture du festival
Sur la soirée du dimanche : soit nous avons un SSIAP présent et disponible et dans ce cas, nous pourrons communiquer sur un after jusqu’à minuit le dimanche.
Soit nous n’avons pas de SSIAP et dans ces cas là, nous n’aurons pas d’after et la soirée permettra aux bénévoles d’avancer le rangement.
-      Lundi 29 mai : Rangement de la salle
-      Mardi 30 mai : Remise des clés et Etat des lieux
 
 
 
-      Points des différents poles
 
WARGAME
Pour rappel :
2 tournois proposé : un Blood Bowl et un Warhammer 40k, les modalités des tournois sont encore à définir.
Initiations Blood Bowl, Warhammer 40k et Kill Team le vendredi et le samedi et dimanche de 10h à 12h et 14h à 18h.
Initiations peintures.
 
Le référent étant absent, et n’ayant pas remonté d’avancées, nous devons les relancer.
 
 
JDR
Pour rappel :
L’équipe JDR réfléchis pour proposer des tables de jdr plus confortable et insonor. Plusieurs pistes sont étudié :
- Demander des panneaux isolent au Docks (partenariat)
- Un toit sur les alcoves. Test de différents toit (bache, bache camo), PEJ et fanfan réfléchissent de leurs cotés
- Faire des salles au Docks ? Impossible
- Faire des salles à la MJC? Peu pertinent
Maintient du concours de scénario cette année.
 
Les dès ont été commandés. Nous attendons de savoir quand ils seront réceptionnés. Nous avons commandé deux styles de dés différents afin de rattraper ceux de l’année dernière.
 
Concernant l’idée de mettre des bâches de camouflage au dessus des alcoves, voici le retour de PEJ en date du 29/11/2022 « bien fouillé de mon coté pour les filets camouflage. Armée cahors et montauban negatif, il faut que je vois avec caylus. ». Depuis, pas de nouvelles.
 
Pour ce qui est du partenariat avec les Docks, il a été refusé car les notes n’ont ni les moyens financiers, ni les moyens logistiques ou de stockage pour nous épauler la dedans.
Une session de test va être prévue.
 
Le référent demande s’il y a la possibilité de pouvoir compter 3 bénévoles pour ce pole afin de pouvoir proposer entre autres des initiations.
 
JDS
Pour rappel :
Le référent JDS souhaitent proposer 4 zones de jeux avec des thèmes forts.
Mettre en avant des auteurs et leurs prototypes.
Proposer des initiations et des tournois. En tout 4 tournois : Code name, Dice Forge, Hokito et un dernier à définir.
Pour gérer le JDS, le référent aurais besoin d’environ 10 bénévoles
 
Maintenant que le plan est fixe, le référent va pouvoir travailler sur les thèmes et les prototypes/éditeurs/illustrateurs …
 
 
Escrime
Pour rappel :
Besoin matériel : 1 grand barnum pour l’activité principale.
1 barnum plus petit pour faire un coin repos.
4 tables + 12 chaises
6 barrières
1 scie à métaux
1 balle pour le jeu du béret (on à des idées de craft)
Récompenses pour tournois 1 adulte et 1 enfant.
 Besoin bénévoles : recherche 4 bénévoles dont 2 seront à plein temps, les 2 autres en renfort. Je ne me suis pas compté dedans.
 Besoin financier : de quoi acheter des sabres laser (pas cher).
Matériel pour la forge d’épée (100€ pour faire 20 épées)
Tournois / activités :
Béret
Forge en mousse (5€ pour faire son épée, payable par carte conso).
Tournois enfants et tournois adultes.
Spectacle nocturne au sabre laser.
Jeu du ninja.
 
Le référent étant absent, et n’ayant pas remonté d’avancées, nous devons les relancer.
 
 
Loup Garou
Pour rappel :
Vendredi et samedi soir sur la scène
 
L’activité aurait une préférence pour être à au balcon afin de ne pas déranger les alcôves au niveau sonore.
 
 
Murder
Le thème a été trouvé. L’histoire et le contexte rédigé. Les liens entre les personnages doivent être posés sur papier.
 
Escape Game
Le thème est choisi. L’histoire oscille encore entre deux versions. La construction des énigmes a été débutée. Il faut cependant accélérer le processus.
 
Communication
Pour rappel :
Outils utilisés :
- Facebook
- Groupe Facebook de joueurs
- Page Facebook de jeu
- Instagram
- Discord
- Groupe de joueur Discord
- Site internet
Il y aura 15 logo sur l’affiche du festival, le reste sera sur le site. Les prix sont encore à définir.
Solene, Cedric et Hugo doivent faire un point pour échanger sur la charte du site
Solene, Lou, Flore et Hugo doivent faire un point sur la signalétique
 
Le référent étant absent, et n’ayant pas remonté d’avancées, nous devons les relancer
 
Sanitaire
Pour rappel :
Toujours en recherche de référent
 
Aucun élément de plus n’a été apporté.
 
Accueil
Pour rappel :
Toujours en recherche de référent
 
Les bracelets blancs ne sont pas autorisés à être présents dans les locaux au-delà de 20h00. Or, les participants au loup garou sont dotés de bracelets blancs et le début de partie est à 21h. L’année dernière, cela a généré des incompréhensions et des ordres/contre ordres.
Afin d’éviter cela, les participants porteront deux bracelets blancs pour les distinguer des autres.
 
Cuisine
Pour rappel :
Garde le concept de Florilege (Pas de menu, variété de plat)
Les référents vont test leurs nouveaux plats à l’événement lego de Cahors
Ils souhaitent aussi augmenter les prix des plats.
 
Les horaires d’ouverture de cuisine chaud sont : 11h30 -14h30 et 18h30 – 22h00
Notre fournisseur sera Netto.
Les festivaliers commanderont au bar, les bénévoles devront se rendre à l’extérieur de la salle, sous un barnum dédié afin de récupérer leurs repas. Les bénévoles auront des horaires de récupération des repas en fonction de leur horaire de service. Ils n’auront pas accès au florilège mais à des repas complets définis au préalable qui pourront être adaptés en cas d’allergies. Si un bénévole souhaite des produits du florilège, ils devront le payer de leur poche.
Cela signifie donc pour la cuisine deux points d’entrée de commande.
Ils ont débuté leur recherche de plats pour les bénévoles et sont encore en recherche.
 
Bar
Pour rappel :
Toujours en recherche de référent
 
Suite à la participation à l’évènement Lego pour lequel nous avons tenu la buvette, il est nécessaire de penser au matériel dans sa globalité (1 Bouilloire, 2 cafetières, 1 micro onde, des pots où mettre les tickets, des stylos, des tickets, du sucre, des touillettes, des serviettes, des affiches avec les produits, sauces, boissons…).
 
 
 
 
4.   Affiche
 
Des propositions d’affiches ont été faites.


 Nous avons sélectionné une affiche avec les modifications suivantes :
-      Agrandir le festival de jeux et le détacher en le mettant en haut ou en bas
-      Inverser le space marine et le meeple.




5.   Sponsoring
Ayant l’affiche quasiment finalisée, nous allons pouvoir réaliser le démarchage des sponsors.
Pour rappel, nous avons 15 places. Un courrier de présentation des tarifs va être fait. Merci de transmettre vos disponibilités afin de gagner en temps et en énergie.


Devoirs à la maison
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle en fin de mois en y intégrant le matos et un compteur de chantier.
·        (Solene) Demander de nouveau les places devant la salle qui seront sous le barnum de l’escrime ludique
·        (Solene) Envoyer le plan pour validation à la mairie.
·        (Solene) Demander à Brice, la personne qui avait été notre SSIAP le dimanche de la dernière édition s’il est dispo pour être de nouveau notre SSIAP pour partie.
·        (Solene) Garder en tête de prévoir un roulement pour les temps repas des bénévoles en leur indiquant les temps de prise de repas pour que la cuisine puisse s’organiser plus facilement.
·        (Solene) Prévoir les invitations pour les élus et Mr le maire.
·        (Solene) se renseigner sur les contrats bénévoles
·        (Solene) Relancer Nicolas Melet et Jérome Soleil pour savoir s’ils veulent/peuvent être présent pour présenter des jeux et les mettre en contact avec Belizaire.
·        (Solene) Contacter Best Western pour voir s’il y a toujours la possibilité de réaliser la murder là bas.
·        (Fanfan) Contacter les boutiques afin de connaitre leurs souhaits pour les tournois et avoir une réponse avant fin janvier. (voir également pour le Magic)
·        (Tous) Réfléchir ce qui est possible à faire en terme d’électricité et d’éclairage notamment pour les alcoves. (est ce possible de faire courir une guirlande ? des rubans led ? Peut on mettre en place un disjoncteur qui transformerait les prises 380 en 220 simple ?)
·        (Tous) Transmettre à Solene des contacts pouvant être SSIAP à l’envol afin qu’elle demande si cela est possible en tant que bénévole. A transmettre avant la prochaine réunion pour qu’en Février, elle puisse voir cela.
·        (Tous) Signaler à Solene si un pole a besoin de Lots
·        (Tous) Prévenir Solene de vos disponibilités pour faire le démarchage des sponsors. (Fanfan est dispo le vendredi matin, Nanash tout le temps, Thomas va voir ce qu’il peut faire en fonction de son job).
·        (Tous) Transmettre à Solene les textes à afficher sur le site Web.
·        (Wargame/Bloodbowl) Définir les modalités des tournois
·        (Wargame) Regarder prix tapis de jeux pour son tournois 40k/Initiation
·        (JDR) Transmettre le Règlement pour le concours de scénario
·        (JDS) Définir le 4^e tournoi
·        (JDS) Liste des jeux à établir
·        (Escrime) Rechercher les prix pour les sabres laser.
·        (Communication) Réaliser les modifications sur l’affiche.
·        (Murder) Avancer la réalisation
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète.
·        (Cuisine) proposer les menus pour les bénévoles.
Pour prochaine réunion, il faudrait se poser les questions suivantes :
·        « Est possible de créé une zone petite enfance ? »
·        Quid de la tombola ?
·        Quid de la bourse aux jeux ?
 
Un immense merci à tous et toutes pour votre investissement.
Prochaine réunion le 10/02/2023 à 18h00 à la MJC.
 
Solene

Bonjour, je me permets de rappeler que nous avons une réunion ce vendredi 10/02. Je me vois contrainte de la décaler à 18h30. Merci de votre compréhension.

Ordre du jour de la réunion du 10/02/2023
- Point sur les devoirs à la maison
- Point sur les activités et leur avancement
- Organisation du démarchage sponsor
- Questions diverses