Compte rendu Réunion envol du phénix

Réunion phénix du 15-04-23
Présents :   Solene Simon Fufu Nanash, Fanfan, Cédric, Belisaire, hugo et pierrick, alex
Ordre du jour :
- Point sur les devoirs à la maison
- Point sur les activités et leur avancement
- Distribution affiche
- Questions diverses
 
1)   Points sur les devoirs à la maison
·        (TOUS) Vérifier le planning des pôles   https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LNdne0n_CUZrajOINx7NbBgpUaCGosG2/edit?usp=sharing&ouid=110260401330925723876&rtpof=true&sd=true (en cas d’erreur, Merci d’en informer Solène)
Le pole cuisine informe que le planning n’est pas le bon. Ayant des difficultés à comprendre ce qui est souhaité, il a été demandé aux référents de modifier sur le document ou de faire parvenir les modifications afin que Solène puissent l’intégrer.
Pas d’autres remontées de pôles.
 
·        (TOUS) S’inscrire en tant que bénévole : https://forms.gle/3DHc8C9poo4AoaxD8  
Attention, il y a très peu de bénévoles qui se sont inscrit(e)s !
Il n’est donc pas possible de réaliser le planning ou alors, il va falloir faire des choix…
A ce jour, il manque pas mal de monde en bar, cuisine, JDS, JDR…
Que vous soyez référents, bénévoles, intéressés, merci de vous inscrire rapidement !
 
·        (TOUS) Communiquer à Solène les besoins en signalétique auquel vous penser (coin dodo, WC, …)
Aucune communication n’a été transmise. Nous allons donc faire la signalétique suivante
-        Coin dodo
-        WC
-        Sol Glissant (pour les douches bénévoles éventuellement)
-        Occupe/libre (pour les douches bénévoles éventuellement)
-        Ne pas toucher aux armes (pour escrime ludique)
-        Coin repos (pour escrime)
-        Horaires et nom de tournois (pour escrime)
-        Plan dans la salle
-        Programmation à l’accueil
-        Tarifs à l’accueil
-        Si possible mettre les noms des zones de JDS en les suspendant au plafond
-        Panneau pour affichage des jeux si les gens veulent en mettre en vente
-        Panneau présentation MJC
-        Logos partenaires ?
 
 
·        (Wargame/Bloodbowl) Confirmer à Solene le nombre de joueurs de BB 12 joueurs
A ce jour, 23 inscrits mais nous visons les 30 joueurs. Cela devrait passer à l’étage.
 
 
·        (Wargame) Faire la liste du matos à prendre à la MJC (quels décors ? quelles tables ? fig ? réglette ? peinture ? pinceau ? livres ? Autres ? – Solène armoire verre exposition ?)
matériel :
- Tables : toutes les tables de wargame 
- Décor : décor à définir (en attente de la liste d’Hugo, sinon, nous le ferons par téléphone).
- Figurines : récupérer la boite dark imperium
- Accessoires : dès, réglette (sucette rouge et metre)
- peinture et pinceau : rien
- livre : rien
 
 
 
·        (Wargame) Devons nous promouvoir les tournois ? Si oui comment ? A faire.
Il a déjà été fait le tour de plusieurs communauté proche de cahors (quercy hammer, grabuge, légion d'opal). Il n’y a pas besoin de communication intensive. Hugo fera un rappel mi avril dans les différentes communauté.
 
 
·        (JDR) Faire la liste du matos à prendre (A récupérer à la MJC :
imprimante, encre, feuille, 2 multiprise, 1 rallonge, battle map, stylo effaçable, dès, crayons, bouquin JDR ? -- Livio : Vidéo Projecteur - Ced : ordinateur ? à Vérifier
 
 
·        (JDR) Devons nous promouvoir l’activité? Si oui comment et qui ? A faire.  
Il serait bien de la promouvoir car il y a peu de tables inscrites. Sur facebook dans la page à propos de l’Envol, il faut mettre l’URL du site. Il faut demander aux gens de s’inscrire et contacter les copains. Une publication va être refaite pour mettre en avant les initiations.
 
 
·        (JDS) Recenser tous les tournois jeux de carte afin de faire un programme clair et lui demander ses tarifs d’inscription.
Après discussion, Art&Fact n’organisera que deux tournois.
- Le samedi 27 mai de 16h30 à minuit
Tournoi de Magic The Gathering au format "Draft Sealed", 16 joueurs, Tarif 25€ (une boisson offerte)
Tournoi de Final Fantasy au format "Draft Sealed", 16 joueurs, Tarif 25€ (une boisson offerte)
 
 
·        (JDS) Actualiser la liste des auteurs présents et leur demander quand ils ont confirmé, leur demander la présentation de leurs jeux à afficher pendant la convention et un lien que nous puissions intégrer sur notre site et facebook.
Nicolas de Tauriac ne sera pas là
Thomas Dutertre sera présent
Antonin Boccara ne sera pas là
Lima Game Studio : Béli rappelle lundi
Concernant les présentations de leurs jeux, nous allons chiffrer pour avoir 30 cadres taille A5
Pour visualiser les différentes zones JDS, nous devons prévoir 4 couleurs de rouleaux différents
Jeux = 32 mètres
Tournois = 12 mètres
Boutiques et maison édition = 18 mètres
Zone éditeur et proto = 18 mètres.
 
 
·        (JDS) Liste des jeux à établir avec les prêts des autres bénévoles
Bélisaire est en train de s’en occuper. En cours
 
 
·        (JDS) Rédiger les règlements des différents tournois
Bélisaire est en train de s’en occuper. En cours
 
 
·        (JDS) Faire la liste des jeux de la MJC à Amener
Bélisaire est en train de s’en occuper. En cours
 
·        (Bélisaire) Répondre au mail de la part de JP Mars
Bélisaire l’a fait et nous avons refusé faute de place.
 
·        (Bélisaire) Rencontrer Marie pour le bénévole jeux coop.  
Bélisaire l’a rencontrée.
 
 
·        (Fanfan) Donner les informations à Solène pour Brice (SSIAP)
Pour que la MJC ne soit pas dans une zone grise, Fanfan a demandé à Brice de passer par une asso qui va refacturer. En attente de la réponse.
Fanfan doit également demander au plus vite le diplôme de Brice afin que l’on puisse valider la convention de la salle.
Il va aussi lui demander s’il peut assurer les 3 nuits et nous verrons pour les journées.
 
 
·        (Fanfan) Réserver les jeux en bois de la ludothèque et savoir quand nous devons les récupérer et les rendre. Voir si besoin convention ?
Ils ont été réservés (6 jeux pour en mettre 3 dedans et 3 dehors). Il faut les récupérer Jeudi entre 8:00 , 11:30 et 14, 16:00. Nous pourrons le faire avec le véhicule de Solène, de Bélisaire ou le Camion de Fufu.  
Voici la liste
-        Billard Nicolas
-        Blason cible
-        Fakir
-        Jeux du roi
-        Pétanque sur table
-        Trapenum
 
 
 
·        (Fanfan) Informer Solene sur les Trophées (Qui les fait, quand, pour combien ?) et les faire quand
L’Apprenti Sage se propose de financer les trophées car il n’y avait pas de nouvelles commandes d’éco cup cette année. Nous acceptons mais insistons pour que le trophée soit vierge de tous logos de partenaires.
Il existe deux options qui sont sur un budget de 100€ chacune.
1)     Faire une impression sur bois
2)     Faire un phénix, notre logo épaissit de 3 cm, posé sur un socle nu et ce socle aura un encart où on viendra écrire la raison
A ce jour, seuls des devis ont été établis. Il faut accélérer la chose afin de pouvoir avoir le BAT et lancer le processus.
 
·        (Fanfan) Pour l’accueil des scolaires, transmettre à Solene les horaires d’accueil et le nombre d’élèves + voir avec eux s’ils peuvent être intéressés par l’explication de la création d’un jeu + propose-t-on aussi l’escrime ludique ? le loup garou ?
Pour la quantité d'enfant, nous le saurons à 2 semaine de l'event, voir plus tard. Fanfan a rdv avec la CPE pour en parler. Les enfants ne viendront pas pendant la pause méridienne.
Pour l’explication, si les personnes sont présentes le vendredi et qu’il y a des enfants intéressés, nous les mettrons en lien. Pour l’escrime, il serait bien qu’elle soit présente tout comme le loup garou.
 
 
 
·        (Escrime – Livio ?) Il faut évaluer le budget pour la forge en mousse ? quand qui et ou acheter le matos  ?
Une liste de matériel doit être établie pour la fabrication d’environ 25 épées. Le Jeudi ou le vendredi nous irons à Weldom acheter le matos. Le samedi fin d’aprem, un point sera fait afin de savoir s’il faut faire un réassort ou non.
 
·        (Murder) Avancer la réalisation, faire doodle et beta teste
·        (Murder initiation) faire doodle et beta tester
Nous avons besoin de beta testeurs en grand nombre ! Merci de vous inscrire afin que l’on voit vos dispo ! https://doodle.com/meeting/participate/id/bql2zrra
 
 
 
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète, faire doodle et beta tester.
Nous avons besoin de beta testeurs ! Merci de vous signaler auprès de Nanash.
 
 
 
·        (Bar) Faire devis pour bière à V&B et Malt’o’vadrouille
Nous validons le devis de DUNE. Nous allons le faire signer par le directeur et le transmettre au plus vite à Jon qu’il puisse le retourner. Il faut voir comment se faire la récupération et la restitution.  
 
·        (Cuisine) où en est on de l’idée d’installation des palettes MJC ?
L’idée est maintenue. Il faut voir comment on amène les palettes et les ramène.
 
·        (Cuisine) Faire la liste des courses.
La liste des courses doit être établie dans les plus brefs délais et transmises à Solene
 
·        (Communication) Envoyer à Solène l’affiche avec le logo de best western
Fait. Ok
 
·        (Communication) Faire Affiche pour escrime ludique (zone de repos, ne pas toucher aux armes, annonces des tournois).
En cours
 
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle et du matos et un compteur de chantier.
Devis réceptionné avec gratuité du matos (merci fanfan). On aura 1 seul compteur de chantier.
 
·        (Solene) Relancer Oussama pour devis SSIAP
Malgré plusieurs relances, pas de réponses. Nous avons demandé un devis à pro sécurité.
 
·        (Solene) Vérifier et envoyer les invitations pour les élus et Mr le maire (mi avril).
Fait  ok
 
·        (Solene) se renseigner sur les contrats bénévoles
Un exemplaire a été donné au directeur. Pas de retour. Une autre solution a été mise en place, il faudra donner un nombre approximatif de bénévoles non adhérents et l’annoncer à l’assurance.
 
·        (Solene) Conventionner avec le Best Western pour la murder
Le Best Western est ok pour nous accueillir. Nous avons transmis à plusieurs reprises la convention de partenariat et à ce jour aucun retour. Nous continuons de relancer. Nous avons tout de même un mail disant qu’il accepte de nous prêter gracieusement la salle.
 
·        (Solène) regarder Craft pour présentoir JDS
Nous ne les crafterons pas mais allons acheter des cadres.
 
·        (Solène) Relance devis pour impressions.
Fait, les affiches ont été imprimés. Les affiches abris bus ont été livrées à la mairie. Il faut maintenant s’organiser pour faire la distribution des flyers et affiches. Nanash veut bien faire les partenaires, Fanfan veut bien accompagner Nanash. Fufu veut bien en prendre quelques unes pour toulouse. Il faut voir s’il en restera car si oui, on les prend pour ECHOS et merveilles.  
 
 
·        (Solène) Contacter la presse
Nous avons contacté actu.Fr, la dépeche, antenne d’oc, cherie FM, Totem, le grand cahors. Des relances sont programmées.
 
·        (Solène) Informer l’office du Tourisme.
Fait
 
2)     Point sur les activités et leur avancement
JDR :
Des tests ont été faits pour l’insonorisation des alcoves. Il faudra les compléter avec d’autres tests sur place.
Dans l’idée, les alcoves qui seront devant la scène auront un toit fait de branches de noyer en croix et recouverts d’un tissu (il faudra voir si cela résiste et l’éclairage que cela implique).
Pour l’insonorisation, dans l’idéal, toutes les alcoves auront le dispositif mais si nous n’en avons pas assez, les alcoves devant la scène auront la priorité.
 
 
3)   Distribution affiche
Déjà évoqué dans les devoirs à la maison
 
4)   Questions diverses
Aucune
 
Prochaine date de réunion :  samedi 13/05 à 20h
Merci à toutes et tous