Compte rendu du 24/03/2023 Envol du Phénix

Réunion phénix du 24-03-23
 
Présents :   Solene, Belisaire, Simon, Nanash, Jonathan, Thomas
 
Ordre du jour :
- Point sur les devoirs à la maison
- Point sur les activités et leur avancement
- Retour sur démarchage sponsor
- Questions diverses
 
1)   Points sur les devoirs à la maison
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle en fin de mois en y intégrant le matos et un compteur de chantier.
Devis demandé. Il faut cependant relancer.
Détails :
Nous souhaiterions également réserver l'abri 3x3
ainsi que des barrières occultantes (42+12 soit 54 au total)
Nous souhaitions également savoir
si vous aviez d'autres barnums à prêter et si oui de quelles dimensions ?
S'il y avait la possibilité de livrer 12 barrières occultantes (déjà comptées dans les 54 demandées) aux docks et non à la salle ?
y a-t-il la possibilité d'avoir un coffret prises, alimenté par des prises triphasées 400v qui permette de brancher des prises monophasées de 220v
 
·        (Solene) Envoyer le plan pour validation à la mairie.
Plan transmis mais pas de retour. Donc considère que OK
 
·        (Solene) Faire le point avec les SSIAP
Où en est on avec Brice ?  Fanfan doit faire un point à Solène sur ce qui a été dit.
Solène a demandé à Oussama qui est en auto entrepreneur. En attente du devis. Relance à faire
 
·        (Solene) Garder en tête de prévoir un roulement pour les temps repas des bénévoles en leur indiquant les temps de prise de repas pour que la cuisine puisse s’organiser plus facilement.
Un planning d’activité a été débuté et doit être vérifié par tous les poles  https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LNdne0n_CUZrajOINx7NbBgpUaCGosG2/edit?usp=sharing&ouid=110260401330925723876&rtpof=true&sd=true (en cas d’erreur, Merci d’en informer Solène)
 
·        (Solene) Prévoir les invitations pour les élus et Mr le maire.
Les lettres sont faites, elles vont être transmises au directeur de la MJC pour validation puis envoyer mi avril aux élus et à Mr Le Maire.
 
·        (Solene) se renseigner sur les contrats bénévoles
Les contrats ne sont pas obligatoires.  Mais Jérémie, directeur dit que normalement tous les bénévoles doivent être adhérent. On ne se voit pas leur faire payer 40€ d’adhésion. Nous allons proposer au directeur une convention de bénévolat pour les non adhérents.  
 
·        (Solene) Contacter Best Western pour voir s’il y a toujours la possibilité de réaliser la murder là bas.
Nous avons reçu un mail de confirmation. Nous allons intégrer le logo à l’affiche.  Nous allons établir la convention entre eux et nous.
 
·        (Tous) Réfléchir ce qui est possible à faire en terme d’électricité et d’éclairage notamment pour les alcoves. (est ce possible de faire courir une guirlande ? des rubans led ? Peut on mettre en place un disjoncteur qui transformerait les prises 380 en 220 simple ?)
En attente de la réponse de la mairie. Cependant, ils ont ajouté des projecteurs pour avoir plus de lumières. Les photos ont été mises sur le discord.
Test fait non concluant pour insonorisation.
Nous attendons la réponse de la mairie pour le coffret afin de savoir ce que nous faisons pour les guirlandes.
Concernant l’insonorisation, nous allons faire de nouveaux tests lors de l’installation.
 
·        (JDS) Recenser tous les tournois (boutiques) afin de faire un programme clair.
Où en est-on des tournois jeux de cartes ?? Nous aurons le planning le 26/03 après midi. Bélisaire se charge de vérifier cela avec PEJ.
 
·         (JDS) Lister les auteurs présents.
Présents :
               Julien Zarcone
               Julien Sentis & Anaïs Raynaud
               Romain Viala
               Philippe Mouchebeuf
Paul Lachaud
 
En attente :
               Nicolas de Tauriac
Thomas Dutertre
Antonin Boccara
               Dans l’espace maison édition
               Présents :
                              Jérôme Soleil
               En attente :
                              Lima Game Studio
               Si assez d’espace :
                              Oka Luda
On offre 2 repas bénévole par jour et par personne
·        (Tous) Faire les trophées
Pris en note pour les lots/trophée :
-        Concours de scénarios = trophée,
-        Escrime Tournoi enfant = un trophée + lot
-        Escrime Tournoi adulte = un trophée + lot
-        JDS = 4 trophées
Fanfan doit revenir vers Solène afin de répondre aux questions suivantes : Qui les fait ? Quand ? Combien € ?
 
·        (Tous) Transmettre à Solene les textes à afficher sur le site Web.
Le site web est en ligne. Rappel : http://www.envol-du-phenix.fr/
 
·        (Wargame/Bloodbowl) Définir les modalités des tournois
Comme l’année dernière. Solene demande de préciser ce que signifie année dernière.
Les inscriptions ont été ouvertes et le site actualités. Il serait question de 40 joueurs maximum pour le 40k (rappel tarif 15€ ) et pour le BB 12 joueurs (rappel tarif 10€)
 
·        (JDR) Transmettre le Règlement pour le concours de scénario
Fait et posté sur site
 
·        (JDS) Définir le 4^e tournoi
Les 4 tournois sont fixés.
tournoi code name samedi matin,
Samedi aprem dice forge.
unmatched duel dimanche aprem 
Dimanche matin hokito.
 
·        (JDS) Liste des jeux à établir
Liste faite à transmettre à Solène pour affichage sur site.
Mis sur site mais à actualiser avec ceux des autres bénévoles qui acceptent de prêter.
 
·        (Murder) Avancer la réalisation
En cours. Nous recherchons des personnes pour la beta test (9 personnes). Si intéressé, prévenir Solène. Nous avons déjà noté  Jon, Belisaire, simon, nanash . Nous ferons passer un doodle pour connaitre les disponibilités.
Nous souhaiterions également faire tester une initiation. Nous recherchons des personnes pour la beta test (7 personnes). Si intéressé, prévenir Solène. Nous avons déjà noté  Jon, Belisaire, simon. Nous ferons passer un doodle pour connaitre les disponibilités.
 
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète.
En cours . Nous recherchons des personnes pour la beta test (5 personnes). Si intéressé, prévenir Solène. Nous avons déjà noté  Jon, Belisaire, simon. Nous ferons passer un doodle pour connaitre les disponibilités.
 
·        (Cuisine) proposer les menus pour les bénévoles.
Jeudi midi : Saucisse rougail, sauce tomate riz
Jeudi soir : Ramens
Vendredi midi : Polenta/blanc de poulet sauce creme
Vendredi soir : gnocchi à la creme fromagère et lardons
Samedi midi : Aligot salade
Samedi soir : tenders et salade de tomates
Dimanche midi : curry de lentilles.
 
 
2)   Point sur les activités et leur avancement
Wargame :  
A ce jour, nous avons les inscriptions suivantes
40k = 12 pré inscrit/40
BB = 7/12 inscrits
 
Le site a été mis à jour.
 
Le wargame doit faire la liste du matériel à fournir  :
A récupérer à la MJC : quels décors ? quelles tables ? fig ? réglette ? peinture ? pinceau ? livres ? Autres ?

Fournit par Quercy hammer : tables de jeux (devons nous les récupérer ?)
 
Rappel des Horaires d’ouverture du pôle :
40k : 27/05 9h00 à 18h00 et 28/05 de 9h00 à 17h00.
BB : 27/05 9h00 à 19h00 et 28/05 de 9h00 à 17h00.
Peinture : 27/05 de 10 h à 17h, 28/05 de 10 h à 17h
 
Rappel du besoin en Bénévoles : 2 40k, 1 BB et 2 peintures
 
Comment en faire la promotion ? faire le tour des forums et discords ? Relancer ?
 
JDR :  
Ce pole recherche des personnes pouvant assurer les initiations.
Les dès ont été réceptionnés.
Le règlement du concours de scénario a été transmis.
 
Le JDR doit faire la liste du matériel à ramener  :
A récupérer à la MJC : imprimante, encre, feuille, 1 multiprise, battle map, stylo effaçable, dès, crayons, bouquin JDR ?
Livio : Vidéo et écran Projecteur ?
Ced : ordinateur

 
Rappel des horaire du pole : Horaires ouverture du pôle : 26/05 18h à 00h, 27/05 de 9h à 00h, 28/05 de 9h à 17h30
Besoin en Bénévole : 3-4
 
Comment en faire la promotion ? faire le tour des forums et discords ? Qui ? Quand ?
 
 
JDS :
Nous rappelons qu’il était prévu chaque soir de pouvoir faire des gros jeux. La liste est la suivante : Surviving Mars, Scythe, Mariposa, Wingspan, Dune : Imperium, Spirit Island. Cette soirée est payante à 2,50€ à partir de 19h le vendredi et samedi.
 
Nous rappelons que l’espace va être divisé en 5 espaces : 1 protozone, 3 zone de jeux et 1 zone tournoi.
Un plan épuré a été établi afin de faciliter le repérage de la salle. https://drive.google.com/file/d/1Qc17p16zdideBvwZ44nbhjX21nOSPWXu/view?usp=sharing
 
Nous sommes en attente des règlements des tournois. Bélisaire doit les réaliser.
 
Concernant les tournois de jeux de carte, il y aura un tarif phénix mais il faut préciser sur le site que les tournois ont un prix pour l’achat des cartes. Nous attendons les chiffres. Bélisaire doit se renseigner.
 
Fanfan doit réserver les jeux en bois de la ludothèque.
 
Nous avons eu une proposition de Marie qui souhaite être bénévole sur le jeux de société et propose de créer une zone de jeux coop avec les jeux suivants :
Dr loop Paléo Sub terra Magic maze Mysterium Micromacro The crew Panic island Nautilion Similo Zombie bus
Accessoire : Pandemic Ile interdite Hanabi Ciel interdit,
Le référent JDS explique que ces jeux sont en fait répartis dans différentes zones de jeux afin de pouvoir mélanger les publics. Il serait ravi d’en discuter avec elle et de la compter dans son équipe.
 
Nous avons également reçu le mail suivant :
« Monsieur,
Je suis le coauteur d’un jeu de société, BBQ, qui mêle connaissances et bluff.
Mon éditeur, MJ Games, se demande si la présentation de ce jeu grand public a sa place au sein du salon que vous organiserez fin mai et si ce salon n’est pas trop spécialisé.
Je vous remercie d’avance pour votre réponse.
Excellente semaine.
Bien à vous.
JP Mars
PS : cette courte vidéo vous permettra d’en savoir plus sur ce jeu :
https://www.youtube.com/watch?v=g6tIoTRWE3M »
Bélisaire va se charger de répondre.
 
Solene a demandé pour les nappes de moyenajeux. Nous attendons la réponse. Sinon, nous pouvons voir avec les nappes déjà existantes.
Il a été fait la proposition de symbolisation des zones permettant d’identifier plus facilement. Nous allons voir la possible de tendre un fil de peche et suspendre du papier.
 
Afin de présenter au mieux les prototypes de jeux, nous demandons aux créateurs de créer une fiche A6 de présentation. Nous allons trouver ou construire des présentoires. (A6 ou 8cm par 10 cm). Il faudrait en profiter pour leur demander leur page web pour pouvoir les intégrer à notre site et facebook.
 
Le JDS doit faire la liste du matériel à ramener :
A récupérer à la MJC : quels jeux ? Liste à faire
 
Nous rappelons les horaires d’ouverture du pôle : 26/05 (nous attendons la réponse de Fanfan afin de savoir quand les élèves seront présents) 9h-12h 14h-16h ?
Et après 19h pour les gros jeux
et 27/05 de 10h-12h à 14h  et après 19h et 28/05 de 10h-12h à 14h à 17h30
 
Bénévoles : 5-6 constants
 
Questions : Bélisaire propose une intervention où la personne présenterait la façon dont on peut créer un jeu sur la journée du vendredi. Il faut voir si les scolaires pourraient être intéressés.
 
Escrime :
Concernant la forge pour faire des épées en mousse :
Il faudrait évaluer le Budget ? quand qui et ou acheter le matos  ? Nous allons poser la question à Livio.
Cette activité sera une activité payante (5€ mais le festivalier pourra repartir avec son épée.  
 
Le sac demandé a été commandé.
 
Nous rappelons que des affiches signalétiques doivent être faites (zone de repos, ne pas toucher aux armes, annonces des tournois).

Pierrick ne sera pas présent.
 
L’escrime doit faire la liste du matériel à ramener :
A récupérer à la MJC : cantine avec matos escrime + trousse secours
 
Nous rappelons les horaires d’ouverture du pôle : 27/05 de 13h-17h et 28/05 de 13h-17h
 
Bénévoles : 2-3 constants
 
Nous rappelons que le pôle demande à avoir un bénévole soignant avec kit de soin à proximité ainsi qu’un espace détente pour pouvoir se poser. 
 
Il peut être possible d’être présent le vendredi pour les scolaires. A voir si cela est pertinent.
 
Loup Garou :
Le loup garou aura besoin du jeu et du matos de déco fourni par Solene
Nous rappelons les horaires d’ouverture du pôle : 26/05 à partir 21h + 27/05 à 21h
 
Bénévoles : 1
 
Murder :
La murder aura besoin des fiches de perso et du matos de déco fourni par Solene
Nous rappelons les horaires d’ouverture du pôle : 27/05 à 20h30.
Il faut voir en fonction du planning la possibilité de proposer des initiations sur l’après midi ? Soirée ?
Bénévoles : 1 à 2 si initiations ?
 
Escape game :
L’escape aura besoin du matos de déco fourni par Solene
Nous rappelons les horaires d’ouverture du pôle : 27/05 à 9h30, 11h, 14h, 15h30, 17h et 18h30 et le 28/05 à 9h30, 11h, 14h et 15h30.
Bénévoles : 1
 
 
Sanitaire :
Ce pole n’a pas la charge du nettoyage cuisine.
Le pole sanitaire doit faire la liste du matériel à ramener :
A voir ce qu’il y a dans la salle sinon éponge, torchons, liquide vaisselle, liquide sol, pastille lave vaisselle, gants (plusieurs paires)
Le pole sanitaire n’étant porté par personne, chacun peut compléter la liste.
 
Horaires : 26/05 16h 22h   27/05 9h, 11h, 15h, 18h, 22h   28/05 8h, (9h à la salle dodo), 11h, 15h, 18h
 
Bénévoles : 1 à 2
 
 
Accueil :
Le pole accueil doit faire la liste du matériel à ramener  :
Eco cup, dés, crayon, stylo, marqueur, ordi, caisse et fond de caisse, facturier, programmation, affiche tarifs, Affiche présentation MJC et phénix, carte conso, multiprise, Tshirt, bracelets 
 
Horaires : 26/05 18h 21h30   27/05 9h30 – 21h30  28/05 9h30-21h30
Bénévoles : 2 constants (A noter Fufu, Lou et Cyril)
 
Vont être établi les procédures d’accueil au plus tôt. Nous conseillons de regarder le site pour déjà se familiariser avec les infos.
 
 
 
Bar :
Nous avons reçu le Devis de la bière venant de DUNE à DUNE 600 pour 6 futs
L’année 2022 nous étions à 350€ (V&B = 80€ pr 1 fut + RATZ = 270 pour 3 fut)
Nous demandons à ce que deux autres devis soient établis : chez V&B et chez Malt’o’vadrouille.   
Le pole bar doit faire la liste du matériel à ramener  :
Eco cup, stylo, Stabilo, indélébile, caisse et fond de caisse, ticket, affiche tarifs, multiprises, cafetière (2), bouilloire, éponge, torchon, boite pour stocker tickets, plateaux, cuillères, un produit nettoyage
 
Horaires : 26/05 18h 2h00   27/05 8h00 – 2h00  28/05 8h00-18h30
Bénévoles : 2 constants + 2 quand rush
Imprimer procédure pour que doit on écrire sur les tickets, …
 
 
Cuisine :
La cuisine souhaiterait installer la palette de la MJC à la sortie de la cuisine extérieure. (Quid du déplacement de matériel ? En cas de pluie ? Accès pompier ? ) Un point doit être fait par Fanfan.
Nous rappelons que la carte a été mise en ligne.
Le pole cuisine doit faire la liste du matériel à ramener  :
A récupérer à la MJC : toutes les cantines
Horaires : 26/05 18h00 – 22h00   27/05 11h00 – 15h00 et 18h00 – 22h00  28/05 27/05 11h00 – 15h00
Bénévoles : 3 bénévoles en préparation, 4 lors des rushs et 2 au nettoyage.
La liste des courses doit être faite.
 
Communication :
Nous avons créé un formulaire d’inscription pour les bénévoles. Merci de vous y inscrire. Il sera notifié dans les diverses publications facebook.
 
Résultat du Sponsoring :

Antalya	40
Courson	60
Cahors funéraire	60
Baron opticien	100
Coffee shop	60
Symbiose	380	Pour Symbiose 340 en objets et 40 en euros
Crespo	60
La comedi	40
	520

 
Nous avons actualisé le site en fonction, mis les logos sur l’affiche et demandé un devis pour les impressions
 
Il faut faire un point sur la signalétique (lister les besoins), sur l’affichage qu’il y aura à l’accueil et sur l’affichage obligatoire.
 
La communication Facebook a été lancée.
 
Nous allons contacter la presse : Antenne d’oc, depeche, vie quercynoise, grand cahors, médialot, France 3 midi pyrénées,
 
Il faut également prévenir l’office tourisme
 
 
3)    Questions diverses
Nous avions évoqué la possibilité de don à des bénévoles. Il faut voir ce qui est possible légalement.
D’après les textes de loi, nous sommes limités dans les dons aux bénévoles à hauteur de 75€/an/bénévole. Les remboursements de frais de déplacements ne sont pas plafonnés.
 
Nous avons évoqué l’idée d’ouvrir pour le vendredi à davantage d’établissement. Il faudra en parler au lycée Clément Marot, au lycée Monnerville, au conseil municipal enfant
Qui communique ? Solène veut bien en parler à Clément Marot et au Conseil Municipal enfant mais qui peut faire Monnerville ?
 
Quand la prochaine ?  15 avril 19h à la MJC
 
 
Devoirs à la maison :
·        (TOUS) Vérifier le planning des pôles   https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LNdne0n_CUZrajOINx7NbBgpUaCGosG2/edit?usp=sharing&ouid=110260401330925723876&rtpof=true&sd=true (en cas d’erreur, Merci d’en informer Solène)
·        (TOUS) S’inscrire en tant que bénévole : https://forms.gle/3DHc8C9poo4AoaxD8
·        (TOUS) Communiquer à Solène les besoins en signalétique auquel vous penser (coin dodo, WC, …)
·        (Wargame/Bloodbowl) Confirmer à Solene le nombre de joueurs de BB 12 joueurs
·        (Wargame) Faire la liste du matos à prendre à la MJC (quels décors ? quelles tables ? fig ? réglette ? peinture ? pinceau ? livres ? Autres ? – Solène armoire verre exposition ?)
·        (Wargame) Devons nous promouvoir les tournois ? Si oui comment ? A faire.
·        (JDR) Faire la liste du matos à prendre (A récupérer à la MJC : imprimante, encre, feuille, 1 multiprise, battle map, stylo effaçable, dès, crayons, bouquin JDR ? -- Livio : Vidéo Projecteur ? -- Solene : Ecran projection ? -- Ced : ordinateur ?)
·        (JDR) Devons nous promouvoir l’activité? Si oui comment et qui ? A faire.
·        (JDS) Recenser tous les tournois jeux de carte afin de faire un programme clair et lui demander ses tarifs d’inscription.
·        (JDS) Actualiser la liste des auteurs présents et leur demander quand ils ont confirmer la présentation de leurs jeux à afficher pendant la convention et un lien que nous puissions intégrer sur notre site et facebook.
En attente :
               Nicolas de Tauriac
Thomas Dutertre
Antonin Boccara
Lima Game Studio
·        (JDS) Liste des jeux à établir avec les prêts des autres bénévoles
·        (JDS) Rédiger les règlements des différents tournois.
·        (JDS) Faire la liste des jeux de la MJC à Amener
·        (Bélisaire) Répondre au mail de la part de JP Mars
·        (Bélisaire) Rencontrer Marie pour le bénévole jeux coop.
·        (Fanfan) Réserver les jeux en bois de la ludothèque et savoir quand nous devons les récupérer et les rendre. Voir si besoin convention ?
·        (Fanfan) Informer Solene sur les Trophées (Qui les fait, quand, pour combien ?) et les faire quand validation
·        (Fanfan) Pour l’accueil des scolaires, transmettre à Solene les horaires d’accueil et le nombre d’élèves + voir avec eux s’ils peuvent être intéressés par l’explication de la création d’un jeu + propose-t-on aussi l’escrime ludique ? le loup garou ?
·        (Fanfan) Donner les informations à Solène pour Brice (SSIAP)
-     (Escrime – Livio ?) Il faut évaluer le budget pour la forge en mousse ? quand qui et ou acheter le matos  ?
·        (Murder) Avancer la réalisation, faire doodle et beta tester
·        (Murder initiation) faire doodle et beta tester
·        (Escape) Réaliser une proposition plus complète, faire doodle et beta tester.
·        (Bar) Faire devis pour bière à V&B et Malt’o’vadrouille
·        (Cuisine) où en est on de l’idée d’installation des palettes MJC ?
·        (Cuisine) Faire la liste des courses. A transmettre à Solene
·        (Communication) Envoyer à Solène l’affiche avec le logo de best western
·        (Communication) Faire Affiche pour escrime ludique (zone de repos, ne pas toucher aux armes, annonces des tournois).
·        (Solene) Relancer pour devis de la salle et du matos et un compteur de chantier.
·        (Solene) Relancer Oussama pour devis SSIAP
·        (Solene) Vérifier et envoyer les invitations pour les élus et Mr le maire (mi avril).
·        (Solene) se renseigner sur les contrats bénévoles
·        (Solene) Conventionner avec le Best Western pour la murder
·        (Solène) regarder Craft pour présentoir JDS
·        (Solène) Relance devis pour impressions.
·        (Solène) Contacter la presse
·        (Solène) Informer l’office du Tourisme.

laecla silana a écrit:
 

-        Escrime Tournoi enfant = un trophée + lot
-        Escrime Tournoi adulte = un trophée + lot
-        JDS = 4 trophées

pour les lots, je peux peut-être aider

Wargame :
récupération de matériel :
- Tables : toutes les tables de wargame 
- Décor : décor à définir
- Figurines : récupérer la boite dark imperium
- Accessoires : dès, réglette (sucette rouge et metre)
- peinture et pinceau : rien
- livre : rien

Tables du quercy hammer seront ammené par Eric et Sylvain

Le besoin bénévole est principalement pour l'initiation 40k (1-2 bénévoles)

Promotions :
J'ai déjà fait le tour de plusieurs communauté proche de cahors (quercy hammer, grabuge, légion d'opal)
Pas besoin de communication intensif.
Je ferrais un rappel mi avril dans les différentes communauté.