Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

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Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par laecla silana le Dim 11 Oct - 10:15

Réunion du 26 septembre 2015
Présents :
-          Livio
-          Alex
-          Flo
-          Manu
-          Alexis
-          Raph
-          Thomas
-          Guillaume
-          Lilian
-          Solene
 
Ordre du jour :
1)      Faire le point avec chaque pole des avancements, choses faites et à faire
2)      Etablir le rétro planning
3)      Traiter les questions diverses
4)      Prochaines réunions
 
Ouverture de la réunion à 14h20.
Avant tout, nous rappelons les jours d’ouverture de la convention, les 20, 21 et 22 mai 2016. Le 20 l’ouverture se fera à 18 heures.
 
La réunion commence par le tour des pôles et des avancements de chacun.  Avant cela, des référents pour chaque pole ont été élus.
Rappel des pôles et des référents :
Pole Accueil : Jo, Cédric, Axel, Solène (référente) et des éclaireurs de 15 à 17 pour aider et vendre des crèpes (Livio, Manu s’est retirée du pole accueil car elle avait trop de pole à gérer)
Pole Communication : Fanfan, Cédric, Manu (référente)
Pole Manger : Max, Raph, Alex, Livio (référent)
Pole JDR : Nanash, Flo, Jo, Guillaume, Ced (référent JDR), Manu (référente concours scénario), Ben (référent du concours MJ/PJ)
Pole Wargame : Lilian, Eric, Zoubi (référent Wargame), Alexis (référent Alkemy)
Pole JDS : Axel, Manu, Fanfan (référent)
Pole Logistique : Zoubi, Raph, Alex (référent)
Rapport pole accueil : pas d’avancements majeurs, besoin d’informations générales sur la convention (tarifs, horaires, gestion des entrées …)
 
Rapport pole communication : un plan détaillé des éléments qui seront communiqués a été établi, des lettres types également, de nombreux contacts ont déjà été rassemblés….
Les bons à tirer pour les affiches ont été reçus mais les affiches n’ont pu être faites étant donné que le nom n’avait pas été voté.
Solution : Vote des personnes présentes, « l’envol du phénix » ou « l’ascension du phénix »
Avec 5 votes contre 2, « l’envol du Phénix » a été retenu.
 
Rapport pole manger : La question du banquet a été abordée. Demandons-nous de l’aide à l’association de Fabian pour le repas du samedi soir ou bien décidons nous de nous débrouiller seuls ? A l’unanimité, le repas du samedi soir sera géré par le Phénix. Le menu reste à établir.
Nous rappelons également que les bénévoles seront nourris.
Menus proposés
Vendredi soir : repas en commun (bénévoles et participants) pour les participants une participation au chapeau sera proposée.  Pates ou plat possible à faire en grande quantité en fonction du nombre de personnes
Samedi midi : américain + frites + fruits
Samedi soir : idée repas à trouver par le pole manger
Dimanche midi : croquemonsieur + salade + compotes
Les repas ne sont pas encore fixés. Il est envisagé un prix de vente de 5 euros le repas complet avec un verre de boisson inclus)
Concernant le matériel de cuisine, la plupart sera fourni par les éclaireurs. Pour les friteuses, il est rappelé aux personnes en possédant qu’ils peuvent prêter la leur. Flo s’est engagé à se renseigner auprès de ses contacts pour trouver une friteuse professionnelle disponible et Raph doit voir pour en louer une au besoin. 
 
Rapport pole JDR : Une proposition de réalisation de trophées en bois à l’effigie du Phénix a été faite. Les MJ doivent avoir préparé deux ou trois scénarios.  Il est également préférable de mettre en place un marché du JDR comme à l’évènement Grimoire et d’y associer la création du site. Le site devra donc contenir :
-          L’inscription des participants à la convention
-          L’inscription des tables
-          L’inscription aux tables proposées
-          Le descriptif des univers des tables proposées ( si le meneur le souhaite)
-          Annoncer les différents concours et l’inscription à ces concours
-          Un lien vers le T3
-          Un plan d’accès du lieu
-          La présentation des différents pôles présents à la convention
-          L’inscription à la Murder
-          Afficher les horaires (globales de 9h à 22h, des rondes JDR etc …)
-          Afficher les prix (entrées et buvettes)
Il a été évoqué 18 tables pour le JDR
 
Rapport pole Wargame : Il a été évoqué 8 tables de wargames : 6 de 40k, 2 de battle (démonstration) et 2 de Alkemy. Cette proposition est encore en discussion.
 
Rapport pole JDS : Fanfan doit se renseigner auprès de la ludothèque/médiathèque pour savoir si nous pouvons emprunter des jeux pour l’évènement ?  Combien ? Sous quelles conditions ?
 
Rapport pole logistique : Le pole logistique a informé que des séparations pleines de 3 mètres étaient à notre disposition pour réaliser les séparations pour les différentes tables de JDR.
 
 
Au vue de l’avancement de l’après midi et de la réunion, le rétro planning devra être fait par chaque pole. Les questions diverses ont été ensuite abordées.
Dès
Le coloris choisi est le Vortex orange.
Il avait été voté de rééditer les dés des précédentes conventions. Un devis a été établi pour 294 €. (Comprenant les nouveaux dés et les rééditions des anciens avec les rectifications nécessaires pour les erreurs d’édition).
Cependant, ce devis a été placé en suspend afin que les membres du phénix puissent parfaire leur collection. En effet, les intéressés devront passer leur commande en précisant les dés souhaités et leur quantité (50 centimes le dé). Un sujet sur le forum sera posté afin que chacun puisse y noter sa demande.
 
Eco cup
Nous vendrions comme à chaque convention des écocups à 1€ (consigne). Une commande de 200 ecocup doit être passée. Cependant, cette commande est pour l’instant gelée car nous souhaiterions nous renseigner s’il est possible d’établir un partenariat avec Bulle de jeu ou bien Occitroll pour partager les frais.  Nous rappelons que les Ecocup souillés ne seront pas repris.
 
TARIFS :
Après de nombreux débats, les tarifs seront les suivants
-          Gratuits pour l’accès à la convention (visiteurs et JDS) toutefois, nous proposions une participation au chapeau mais cela doit être validée par la mairie
-          5€ pour le JDR (avec un dé, un eco cup et un plan)
-          20€ pour le tournoi Wargame
Afin de pouvoir décompter et distinguer les différents catégories de clients, des bracelets de deux couleurs différents doivent être commandés (pour 150 bracelets d’une couleur et 100 d’une autre cela représente 60€). Ces bracelets permettront de distinguer les visiteurs des joueurs.
Les participants au tournoi Wargame ne porteront pas de bracelets mais seront listés et devront amener avec eux leur liste des armées. Avec présentation de cette liste, ils pourront accéder à la buvette. Les personnes responsables de la buvette devront alors tamponner la liste des armées à chaque repas pris (leur entrée à 20€ comprend trois repas).
 
Tshirt :
Pour reconnaitre les bénévoles des joueurs, chaque bénévole devra porter un T shirt.
Pour la commande il faut donc faire le décompte des bénévoles ainsi que préciser leur taille.
Nous tablons actuellement sur une trentaine de bénévoles. Les T-shirts seront orange avec le logo en noir derrière et en petit sur le cœur.
 
Devoirs à la maison :
Donner des informations à Manu sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …)
Etablir le menu samedi soir
Faire le décompte des bénévoles (nombre, taille pour les T-shirts)
Retourner voir la salle (noter les prises, taille des frigos …)
Réfléchir par pole les différents besoins d’affichage
Faire le rétro planning par pole
 
La séance est levée. La prochaine réunion sera :
-          Le 17 octobre, réunion sur la convention avec les référents pour faire un bilan sur l’avancement des taches de chaque pole et le rétroplanning
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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Akadoc le Dim 11 Oct - 11:24

Hello,
je n'apprends la date de la prochaine réunion qu'aujourd'hui: ça aurait été sympa de me la communiquer plus tôt... j'aurais aimé être là, moi...

@Corazul : tu t'étais engagé à faire passer les coordonnés des animateurs pour qu'ils puissent communiquer entre eux. Je ne les ai toujours pas reçues... dommage: ça m'aurait permis de me tenir au courant et de me rendre libre pour la réunion...

_________________
Dans chaque vieux, il y a un jeune qui se demande ce qu'il s'est passé.
                                                                                                                                    Terry Pratchett
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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Fanfan le Dim 11 Oct - 12:40

Ordre du jour : a écrit:1)      Faire le point avec chaque pole des avancements, choses faites et à faire
2)      Etablir le rétro planning
3)      Traiter les questions diverses
4)      Prochaines réunions
en vert mes remarques
 
La réunion commence par le tour des pôles et des avancements de chacun.  Avant cela, des référents pour chaque pole ont été élus. (désigne ou nommé mais pas élus soyons clair )
Rappel des pôles et des référents (peut on prendre 5 min pour définir un référent svp avec une petite métaphore ce serait bien):
Pole Accueil : Jo, Cédric, Axel, Solène (référente) et des éclaireurs de 15 à 17(ans? ou c'est le nombre de bénévol) pour aider et vendre des crèpes (Livio, Manu s’est retirée du pole accueil car elle avait trop de pole à gérer)
Pole Communication : Fanfan, Cédric, Manu (référente)
Pole Manger : Max, Raph, Alex, Livio (référent)
Pole JDR : Nanash, Flo, Jo, Guillaume, Ced (référent JDR), Manu (référente concours scénario), Ben (référent du concours MJ/PJ)
Pole Wargame : Lilian, Pot de peinture(il a pas de prénom), Zoubi (référent Wargame), Alexis (référent Alkimi(alkemy))
Pole JDS : Axel, Manu, Fanfan (référent)
Pole Logistique : Zoubi, Raph, Alex (référent)
(de meme que je suis en demande de def pour "référent" je voudrais savoir qu'elle sont les domaine de compétence en rapport avec les différents "pole" exemple les goodies pour un welcom pack c'est quel pole, savoir si on fait un welcom pack c'est quel pole, les dés sont ils un goodies, je grossi le trait mais c'est pour faire percevoir le nuance entre les pole)

Rapport pole accueil : pas d’avancements majeurs, besoin d’informations générales sur la convention (tarifs, horaires, gestion des entrées …)
( je crois que certain pole sont actif avant d'autre pendant et certain le seront apres)

Solution : Vote des personnes présentes, « l’envol du phénix » ou « l’ascension du phénix »
Avec 5 votes contre 2, « l’envol du Phénix » a été retenu. (avec un sous titre non?)
 
Rapport pole manger : La question du banquet a été abordée. Demandons-nous de l’aide à l’association de Fabian pour le repas du samedi soir ou bien décidons nous de nous débrouiller seuls ? A l’unanimité, le repas du samedi soir sera géré par le Phénix. Le menu reste à établir.
Nous rappelons également que les bénévoles seront nourris. des badges sont caertainement prévu la MJC a une plastiquese et les cordons peuvent etre fournis par un sponsor (goodie?)

 
Rapport pole JDS : Fanfan doit se renseigner auprès de la ludothèque/médiathèque pour savoir si nous pouvons emprunter des jeux pour l’évènement ?  Combien ? Sous quelles conditions ? (oui ok c noter je fait ça )

 
Eco cup
Nous vendrions comme à chaque convention des écocups à 1€ (consigne). Une commande de 200 ecocup doit être passée. Cependant, cette commande est pour l’instant gelée car nous souhaiterions nous renseigner s’il est possible d’établir un partenariat avec Bulle de jeu ou bien Occitroll pour partager les frais.  Nous rappelons que les Ecocup souillés ne seront pas repris. (voilà on en reviens à qui fait quoi) (le principe d'une consigne et de reprendre les verres si il sont en bon etat meme si ils sont souillés ou alors on annonce qu'il sont vendu)
 
TARIFS :
Après de nombreux débats, les tarifs seront les suivants
-          Gratuits pour l’accès à la convention (visiteurs et JDS) toutefois, nous proposions une participation au chapeau mais cela doit être validée par la mairie (c'est le genre de détail a voir avec le maire et surtout avec fred delmas, j'ai un rdv en novembre pour ça )
-          5€ pour le JDR (avec un dé, un eco cup et un plan=welcome pack)
-          20€ pour le tournoi Wargame heu...pas pour alkemy???
Afin de pouvoir décompter et distinguer les différents catégories de clients, des bracelets de deux couleurs différents doivent être commandés (pour 150 bracelets d’une couleur et 100 d’une autre cela représente 60€). Ces bracelets permettront de distinguer les visiteurs des joueurs.
Les participants au tournoi Wargame ne porteront pas de bracelets mais seront listés et devront amener avec eux leur liste des armées. Avec présentation de cette liste, ils pourront accéder à la buvette. Les personnes responsables de la buvette devront alors tamponner la liste des armées à chaque repas pris (leur entrée à 20€ comprend trois repas).(ou alors on fait aussi des badges pour eux??)
 

Tshirt :
Pour reconnaitre les bénévoles des joueurs, chaque bénévole devra porter un T shirt.
Pour la commande il faut donc faire le décompte des bénévoles ainsi que préciser leur taille.
Nous tablons actuellement sur une trentaine de bénévoles. Les T-shirts seront orange avec le logo en noir derrière et en petit sur le cœur.( ou alors on fait des badges moins cher et pas besoin d'avoir le nombre exact, le hellfest fait ça et ils sont des milliers)
 
Devoirs à la maison :
Donner des informations à Manu sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …)
Etablir le menu samedi soir
Faire le décompte des bénévoles (nombre, taille pour les T-shirts)
Retourner voir la salle (noter les prises, taille des frigos …) qui fixe le RDV?
Réfléchir par pole les différents besoins d’affichage
Faire le rétro planning par pole
le wargame devrait produire un écrit pour parfaire le rapport et si vous avez des article de presse faites les parvenir au pole com'
 

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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Véra Dalinos le Dim 11 Oct - 15:55

@Akadoc a écrit:Hello,
je n'apprends la date de la prochaine réunion qu'aujourd'hui: ça aurait été sympa de me la communiquer plus tôt... j'aurais aimé être là, moi...

@Corazul : tu t'étais engagé à faire passer les coordonnés des animateurs pour qu'ils puissent communiquer entre eux. Je ne les ai toujours pas reçues... dommage: ça m'aurait permis de me tenir au courant et de me rendre libre pour la réunion...

Alors, petite précision concernant les prochaines réunions :

- le samedi 17 octobre (de 18 à 19h), il ne s'agit que d'une réunion pour les référents des différents pôles, qui doivent finir le rétroplanning
- la prochaine réunion pour tous les organisateurs de la convention, c'est le vendredi 20 novembre (je n'ai pas marqué l'heure, probablement 19h), l'ordre du jour reste à définir

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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Maxime le Lun 12 Oct - 21:17

Bonjour,

Merci pour ce superbe compte rendu. Je note la date du 20 novembre afin de prendre un maximum de dispositions pour y participer.

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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Akadoc le Mer 14 Oct - 20:24

@Véra Dalinos a écrit:- le samedi 17 octobre (de 18 à 19h), il ne s'agit que d'une réunion pour les référents des différents pôles, qui doivent finir le rétroplanning
Autant pour moi, j'avions mal lu.


@Véra Dalinos a écrit:- la prochaine réunion pour tous les organisateurs de la convention, c'est le vendredi 20 novembre (je n'ai pas marqué l'heure, probablement 19h), l'ordre du jour reste à définir

Merci pour l'info.

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Re: Compte rendu réunion du 26 septembre 2015

Message par Véra Dalinos le Jeu 15 Oct - 11:51

Pas de souci Wink

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Rectificatif compte rendu

Message par laecla silana le Dim 18 Oct - 15:22

Rectificatif :


Réunion du 26 septembre 2015
Présents : 
-          Livio 
-          Alex 
-          Flo 
-          Manu 
-          Alexis 
-          Raph 
-          Thomas 
-          Guillaume
-          Lilian
-          Solene 
 
Ordre du jour : 
1)      Faire le point avec chaque pole des avancements, choses faites et à faire
2)      Etablir le rétro planning
3)      Traiter les questions diverses 
4)      Prochaines réunions
 
Ouverture de la réunion à 14h20. 
Avant tout, nous rappelons les jours d’ouverture de la convention, les 20, 21 et 22 mai 2016. Le 20 l’ouverture se fera à 18 heures
 
La réunion commence par le tour des pôles et des avancements de chacun.  Avant cela, des référents pour chaque pole ont été élus désignés
Rappel des pôles et des référents (référent : personne qui centralise l'information et prend la décision finale concernant son pole)
Pole Accueil : Jo, Cédric, Axel, Solène (référente) et des éclaireurs de 16 à 17 ans (5 ou 5 personnes) pour aider et vendre des crèpes 
Pole Communication : Fanfan, Cédric, Manu (référente)
Pole Manger : Max, Raph, Alex, Livio (référent)
Pole JDR : Nanash, Flo, Jo, Guillaume, Ced (référent JDR), Manu (référente concours scénario), Ben (référent du concours MJ/PJ)
Pole Wargame : Lilian, Eric, Zoubi (référent Wargame), Alexis (référent Alkemy)
Pole JDS : Axel, Manu, Fanfan (référent)
Pole Logistique (responsable du gros matériel) : Zoubi, Raph, Alex (référent)
Rapport pole accueil : pas d’avancements majeurs, besoin d’informations générales sur la convention (tarifs, horaires, gestion des entrées …) 
 
Rapport pole communication : un plan détaillé des éléments qui seront communiqués a été établi, des lettres types également, de nombreux contacts ont déjà été rassemblés…. 
Les bons à tirer pour les affiches ont été reçus mais les affiches n’ont pu être faites étant donné que le nom n’avait pas été voté. 
Solution : Vote des personnes présentes, « l’envol du phénix » ou « l’ascension du phénix »
Avec 5 votes contre 2, « l’envol du Phénix » a été retenu avec comme sous titre "Rencontre Multijeux"
 
Rapport pole manger : La question du banquet a été abordée. Demandons-nous de l’aide à l’association de Fabian pour le repas du samedi soir ou bien décidons nous de nous débrouiller seuls ? A l’unanimité, le repas du samedi soir sera géré par le Phénix. Le menu reste à établir. 
Nous rappelons également que les bénévoles seront nourris
Menus proposés
Vendredi soir : repas en commun (bénévoles et participants) pour les participants une participation au chapeau sera proposée.  Pates ou plat possible à faire en grande quantité en fonction du nombre de personnes
Samedi midi : américain + frites + fruits
Samedi soir : idée repas à trouver par le pole manger
Dimanche midi : croquemonsieur + salade + compotes
Les repas ne sont pas encore fixés. Il est envisagé un prix de vente de 5 euros le repas complet avec un verre de boisson inclus)
Concernant le matériel de cuisine, la plupart sera fourni par les éclaireurs. Pour les friteuses, il est rappelé aux personnes en possédant qu’ils peuvent prêter la leur. Flo s’est engagé à se renseigner auprès de ses contacts pour trouver une friteuse professionnelle disponible et Raph doit voir pour en louer une au besoin.  
 
Rapport pole JDR : Une proposition de réalisation de trophées en bois à l’effigie du Phénix a été faite. Les MJ doivent avoir préparé deux ou trois scénarios.  Il est également préférable de mettre en place un marché du JDR comme à l’évènement Grimoire et d’y associer la création du site. Le site devra donc contenir : 
-          L’inscription des participants à la convention
-          L’inscription des tables
-          L’inscription aux tables proposées
-          Le descriptif des univers des tables proposées ( si le meneur le souhaite) 
-          Annoncer les différents concours et l’inscription à ces concours
-          Un lien vers le T3
-          Un plan d’accès du lieu
-          La présentation des différents pôles présents à la convention
-          L’inscription à la Murder 
-          Afficher les horaires (globales de 9h à 22h, des rondes JDR etc …) 
-          Afficher les prix (entrées et buvettes)
Il a été évoqué 18 tables pour le JDR
 
Rapport pole Wargame : Il a été évoqué 8 tables de wargames : 6 de 40k, 2 de battle (démonstration) et 2 de Alkemy. Cette proposition est encore en discussion. 
 
Rapport pole JDS : Fanfan doit se renseigner auprès de la ludothèque/médiathèque pour savoir si nous pouvons emprunter des jeux pour l’évènement ?  Combien ? Sous quelles conditions ? 
 
Rapport pole logistique : Le pole logistique a informé que des séparations pleines de 3 mètres étaient à notre disposition pour réaliser les séparations pour les différentes tables de JDR. 
 
 
Au vue de l’avancement de l’après midi et de la réunion, le rétro planning devra être fait par chaque pole. Les questions diverses ont été ensuite abordées. 
Dès 
Le coloris choisi est le Vortex orange. 
Il avait été voté de rééditer les dés des précédentes conventions. Un devis a été établi pour 294 €. (Comprenant les nouveaux dés et les rééditions des anciens avec les rectifications nécessaires pour les erreurs d’édition). 
Cependant, ce devis a été placé en suspend afin que les membres du phénix puissent parfaire leur collection. En effet, les intéressés devront passer leur commande en précisant les dés souhaités et leur quantité (50 centimes le dé). Un sujet sur le forum sera posté afin que chacun puisse y noter sa demande. 
 
Eco cup
Nous vendrions comme à chaque convention des écocups à 1€ (consigne). Une commande de 200 ecocup doit être passée. Cependant, cette commande est pour l’instant gelée car nous souhaiterions nous renseigner s’il est possible d’établir un partenariat avec Bulle de jeu ou bien Occitroll pour partager les frais.  Nous rappelons que les Ecocup souillés ne seront pas repris. 
 
TARIFS : 
Après de nombreux débats, les tarifs seront les suivants 
-          Gratuits pour l’accès à la convention (visiteurs et JDS) toutefois, nous proposions une participation au chapeau mais cela doit être validée par la mairie
-          5€ pour le JDR (avec un dé, un eco cup et un plan soit un welcome Pack)
-         20€ pour le tournoi Wargame
Afin de pouvoir décompter et distinguer les différents catégories de clients, des bracelets de deux couleurs différents doivent être commandés (pour 150 bracelets d’une couleur et 100 d’une autre cela représente 60€). Ces bracelets permettront de distinguer les visiteurs des joueurs. 
Les participants au tournoi Wargame ne porteront pas de bracelets mais seront listés et devront amener avec eux leur liste des armées. Avec présentation de cette liste, ils pourront accéder à la buvette. Les personnes responsables de la buvette devront alors tamponner la liste des armées à chaque repas pris (leur entrée à 20€ comprend trois repas).
 
Tshirt :
Pour reconnaitre les bénévoles des joueurs, chaque bénévole devra porter un T shirt. 
Pour la commande il faut donc faire le décompte des bénévoles ainsi que préciser leur taille. 
Nous tablons actuellement sur une trentaine de bénévoles. Les T-shirts seront orange avec le logo en noir derrière et en petit sur le cœur.
 
Devoirs à la maison : 
Donner des informations à Manu sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …) 
Etablir le menu samedi soir
Faire le décompte des bénévoles (nombre, taille pour les T-shirts)
Retourner voir la salle (noter les prises, taille des frigos …)
Réfléchir par pole les différents besoins d’affichage
Faire le rétro planning par pole
 
La séance est levée. La prochaine réunion sera : 
-          Le 17 octobre, réunion sur la convention avec les référents pour faire un bilan sur l’avancement des taches de chaque pole et le rétroplanning
-         Le 20 novembre 2015 à 18 h, réunion sur la convention avec tous les organisateurs pour faire un point sur l'avancement des taches et travailler par pole 
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