Compte rendu réunion du 17 octobre 2015

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Compte rendu réunion du 17 octobre 2015

Message par laecla silana le Dim 18 Oct - 16:18

Réunion du 17 octobre 2015
Présents :
-          Livio
-          Alex
-          Manu
-          Cédric
-          Fanfan
-          Solene
 
Ordre du jour :
1)      Valider le compte-rendu de la précédente réunion
2)      Etablir le rétro planning
3)      Définir le rôle du référent de pôle et du pôle logistique
4)      Etablir les différents espaces sur le plan de la salle
5)      Questions diverses
6)      Devoir à la maison
 
Ouverture de la réunion à 18h10.
La réunion commence par la relecture du compte rendu précédent afin de répondre aux différentes questions posées sur le forum. La correction a été postée le 18/10/2015.
 
Le rétro planning a ensuite été rempli par les différents pôles, notamment les pôles Logistique, Communication, Accueil, Cuisine, et JDR. A chaque début de réunion, ce rétro planning sera lu afin de pouvoir y noter les taches réalisées ou non et évaluer un éventuel retard dans la préparation de l’évènement.
Rappel : Il est impératif que ce rétro planning soit rempli et actualisé par les différents référents.  Il est consultable et modifiable en ligne.
 
Afin de clarifier certains points, il est nécessaire de noter la définition des différentes « fonctions » rencontrées jusque-là :
                Le coordinateur, en la personne de Livio, est chargé de coordonner les différents pôles et pouvoir prendre la décision en cas de désaccord ou conflit. Il est « l’homme qui dit » et peut être interpellé par les référents.
                Les référents de pôle sont chargés de centraliser l’information et sont décideurs dans leurs pôles respectifs.  (En cas de désaccord ou conflit dans le pôle notamment avec le référent, le coordinateur devra intervenir). Ce sont les "hommes qui savent".
                Les bénévoles sont les personnes aidant à l’organisation de l’évènement. Ils doivent faire remonter les informations au référent et doivent le consulter en cas de décision à prendre. Ce sont les "hommes qui font".
                Le pôle Logistique est chargé du gros matériel (table, chaise, friteuse, multiprise …). Il n’est pas chargé du petit matériel (bracelets, dés, écocup …). Ce matériel sera commandé et géré par les pôles concernés.
 
Le pôle Communication a demandé à la logistique d’établir un plan de la salle et d’y positionner les différentes activités afin que le pôle Communication, une fois la liste des partenaires établis, puisse attribuer à chacun le nombre de mètres dont il dispose pour mettre en place un stand. Ces espaces et partenaires seront validés en réunion.
La logistique n’ayant pas reçu les différentes demandes des pôles concernant les besoins, notamment en tables et espace de jeu, ne peuvent pour le moment établir le plan de la salle.
Les pôles sont donc priés de communiquer leur besoins à Alex afin que le plan puisse être dessiné et proposé la semaine prochaine (24/10/2015).
De plus, nous rappelons également qu’une visite de la salle va être faite par Alex. Il est demandé aux pôles de lui communiquer les différents points à vérifier et ce avant le 24/10/2015. Passé ce délai, il sera trop tard !
 
Des questions diverses ont ensuite été évoquées :
La différence entre Sponsor et partenaires : les sponsors sont des organismes, associations, structures finançant l’évènement sans être présents et les partenaires sont actifs dans l’évènement et y participent.
Le pôle Communication a évoqué la possibilité de programmer une annonce à la radio de l’évènement, la piste doit être creusée.
Un rendez-vous avec la mairie a été programmé. Il est nécessaire de préparer ce rendez-vous. En effet, cet entretien abordera les questions de financement de l’évènement, nous devons donc établir des demandes à la mairie et ce en quantité afin de pouvoir obtenir des choses. Chaque personne doit donc réfléchir aux différents points sur lesquels la mairie pourrait nous aider en finançant ou donnant leur accord.
 
DEVOIRS A LA MAISON :

 -     Les pôles doivent remplir et actualiser le rétro planning
-     Les pôles sont priés de communiquer leur besoins à Alex au 06 73 16 25 65 afin que le plan puisse être dessiné et proposé la semaine prochaine (24/10/2015).
-       Les pôles doivent communiquer les différents points à vérifier dans la salle à Alex au 06 73 16 25 65 et ce avant le 24/10/2015. Passé ce délai, il sera trop tard !
-       Les bénévoles doivent donner des informations (noms, numéro de téléphone, mail, ….) à Manu par mail ou message privé sur le forum sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …)
-       Les bénévoles doivent communiquer leur adresse mail et numéro de téléphone pour faciliter la communication des informations importantes concernant la convention.
-       Les bénévoles doivent réfléchir aux différents points sur lesquels la mairie pourrait nous aider en finançant ou donnant son accord.
 
 
 
La séance est levée. La prochaine réunion sera :
-          Le 20 novembre 2015 à 18 h, réunion sur la convention avec tous les organisateurs pour faire un point sur l'avancement des taches et travailler par pôle.
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Re: Compte rendu réunion du 17 octobre 2015

Message par Véra Dalinos le Lun 19 Oct - 15:19


_________________
Attention. Ce pots n'est pas un pots sur le cyclimse. Merci de votre compréhension.
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Re: Compte rendu réunion du 17 octobre 2015

Message par laecla silana le Sam 31 Oct - 12:19


DEVOIRS A LA MAISON :

- Les pôles doivent remplir et actualiser le rétro planning
- Les pôles sont priés de communiquer leur besoins à Alex au 06 73 16 25 65 afin que le plan puisse être dessiné et proposé la semaine prochaine (24/10/2015).
- Les pôles doivent communiquer les différents points à vérifier dans la salle à Alex au 06 73 16 25 65 et ce avant le 24/10/2015. Passé ce délai, il sera trop tard !
- Les bénévoles doivent donner des informations (noms, numéro de téléphone, mail, ….) à Manu par mail ou message privé sur le forum sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …)
- Les bénévoles doivent communiquer leur adresse mail et numéro de téléphone pour faciliter la communication des informations importantes concernant la convention.
- Les bénévoles doivent réfléchir aux différents points sur lesquels la mairie pourrait nous aider en finançant ou donnant son accord.
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Re: Compte rendu réunion du 17 octobre 2015

Message par laecla silana le Sam 31 Oct - 12:21

Petit rappel

Il faut absolument envoyer à manu par mail les contacts que vous avez pour qu'elle puisse les contacter merci d'avance
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