Compte rendu 30 septembre 2018

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Compte rendu 30 septembre 2018

Message par laecla silana le Lun 1 Oct - 23:29

Réunion du  30 septembre 2018 : 4e Envol du Phénix
Présents : 
Nanash, Eric, Hugo, Guillaume, Kevin J, Florian R, Alex, Livio, Solène


Ordre du jour : 
1.    Point sur la salle
2.    Point sur les dates
3.    Communication
4.    Site internet
5.    Tournois ?
6.    Activités annoncées
7.    Tarifs
8.    Points d'amélioration et nouvelles pistes de travail énoncées dans le compte rendu de débriefing de l'envol n°3.
9.    Questions diverses 



1) Point sur la salle
 
Nous avons relancé les établissements suivants : Clément Marot, Monnerville, Saint Etienne, Gambetta. (Nous les sollicitons pour leurs locaux mais également s’ils souhaitent que nous réalisions nos prestations chez eux)
Saint Etienne nous a rencontré et a signalé qu’il nous donnerait une réponse dans 15 jours. Pour les autres, nous relançons une à deux fois par semaine afin d’obtenir un rendez vous.
Nous avons recontacté la ligue de l’enseignement pour Auzole. Ils nous ont fait un mail  nous signalant qu’ils étaient intéressés et nous recontacteraient rapidement.
Après visite, l’Espace Bessière ne peut nous accueillir.
 
Nous nous laissons le mois d’octobre pour voir ces pistes. Si nous n’avons pas de retours ou s’ils sont négatifs, nous ferons notre événement à l’espace Valentré.
 
 
2) Point sur les dates
 
N’ayant pas eu de réponses des établissements, nous ne pouvons définir de dates. Cependant, il faut savoir que si nous sommes dans un établissement scolaire, cela devra probablement se faire sur des vacances scolaires. Nous perdrons peut être la journée dédiée aux scolaires mais elle peut être remplacée par une journée dédiée à des structures comme des ALSH ou centre d’accueil pour activité périscolaire.
 
 
 
3) Communication
 
Nous poursuivons l’édition de nos anciens supports.
 
Pour 25 €, le logo de l’entreprise apparaît sur notre site internet.
Pour 50 €, le logo de l’entreprise apparaît sur nos supports papiers (flyers, dyptique, affiche A4 et affiches abri bus).
Pour 75€, le logo apparait sur le site et les supports papiers.
 
Si l’entreprise nous fournit des lots, ces derniers seront évalués afin de correspondre à l’une de nos offres (25€, 50€ ou 75€). Si nous rencontrons des cas particuliers, ils seront étudiés par le bureau.
 
De nouveaux supports de communication sont à l’étude. Les référents concernés doivent établir les devis afin de connaitre les prix, évaluer le prix de vente et son intérêt. Voici la liste qui a été évoquée :
- Serviettes, nappes, set de tables ou sous boc
- Emplacement pour leur affichage dans la salle
- Ecran de jeu de rôle. Un coté avec un visuel travaillé par nos soins et le coté meneur avec les logos.
- Des goodies (carnets, badge, gomme, crayons)
- Des sculptures avec logo en dessous du socle.
 
L’idée des T shirt avec des logos a été retirée. Nous ne souhaitions pas refaire des T shirts tous les ans, et nous ne voulions pas utiliser l’humain comme pancarte vivante.
 
 
 
Un dernier support de communication est étudié : les éco cup. Il en reste 136. Nous devrons en racheter. La question de la quantité (50cl ou 25 cl) sera posée lors de la prochaine réunion.
 
 
4) Site internet
 
Le site internet doit être mis à jour.
Il faut
- créer une page des tarifs
- créer une page tournoi
- revoir les textes de présentation
- actualiser l’accès en fonction du lieu
- créer une page sur laquelle nous mettrons les articles dont nous avons déjà fait l’objet
- proposer une inscription centralisée (attention, cela ne doit pas mettre notre site hors ligne)
 
 
 
5) Tournois
JDS : 1 tournoi JDS et 1 tournoi MAGIC par jour
Wargame : 1 tournoi Blood bowl sur 2 jours et speedpainting (encore à l’étude)
JDR : scénario, MJ/PJ, 1 tournoi challenge Donjon
 
 
6) Activités
En dehors de ces tournois, des initiations sont prévues dans toutes les activités.
 
Le loup Garou se déroulera le vendredi ET le samedi.
 
La murder se fera sur deux créneaux horaires. Des initiations murder sont en train de se réfléchir.
 
L’escrime ludique sera également présente.
 
Une escape room pourrait être présentée. Nous attendons le retour de Clément Marot. L’un des projets consiste à faire construire une escape à des élèves, ces derniers présenteraient ensuite le résultat à notre convention.
 
Un pole déguisement pourrait être créé. Nous cherchons un responsable pouvant mettre en œuvre les idées.
 
 
 
7) Tarifs
Visite, initiations et jds en libre accès : gratuit
Le loup garou est gratuit mais un chapeau sera proposé.
L’escrime ludique est gratuit.
Magic : prix du booster
Tournoi : 5€ /jour
Murder : 5€ sauf s’ils ont payé l’entrée week end.
Tarif Week end : 10€ (accès à tout, tous tournois confondus)
L’escape room n’a pas été définie.
 
Tarif de groupe : pour 4 entrées achetées la 5e est offerte.
Attention, ce tarif n’est accessible que si l’on s’inscrit avant l’événement. Sur le lieu, il ne sera pas possible d’en bénéficier. Ces inscriptions seront fermées 15 jours avant l’événement. De plus, les personnes faisant partie du groupe doivent noter leurs noms et prénoms. Ils devront se présenter à l’entrée de la convention avec le document que nous leur aurons préalablement envoyé après réception du paiement.
 
 
 
8 ) Les pistes du débrief
Certaines pistes n’ont pu être développées du fait que nous ne connaissons pas le lieu
Le pole accueil : 
- Manque d’outils pour illustrer les propos : chaque pole pourrait travailler sur un document précisant leurs activités
- Le briefing doit être fait en amont
- accorder les pratiques entre bar et accueil notamment sur la vente des cartes conso
- Revoir la déco
 
Le pole communication : 
- Il manquait les teasers.  
- Les communications sur les réseaux sociaux auraient pu être optimisées. 

- Sur le site, il faut être précis concernant l’annonce des jeux présentés. Certaines personnes n’avaient pas conscience de tous les jeux disponibles.
- Penser à faire l’annonce sur le forum plus tôt
-Créer des panneaux
-Placer de la publicité sur les ronds-points

 
Le pole cuisine/bar : 
- Thé / café gratuit
- Préparer et organiser les repas bénévoles en amont
-Définir un lieu où les bénévoles pourraient se restaurer à l’abri des regards.
-Définir une procédure pour une prise de commande efficace
-Réfléchir à la manière de prévenir que la commande est prête. 
- Accorder les pratiques afin que tout le monde fasse le même service
-Diversifier la carte
- revoir les prix
- Certaines personnes conseillent la vente de bière car cela donne faim
-Prévoir plus de matériels (cafetière)
-Annoncer les fermetures de la cuisine
- Des glaces (1 personnes)
- Chocolat au lait pour le petit déjeuner (1 personne)
- Jus de fruits (1 personne)
- Pas de quatre quart (1 personne)
- Augmenter l’amplitude horaire des repas (1 personne)
 

Le pole JDR : 

- le nombre d’alcove
- la mise en avant des avantages et inconvénients de certaines (isolement, accessibilité, …)
- Il n’y a plus de meneurs phénixiens
- Un petit panneau à l’entrée de chaque alcove ou MJ et PJ peuvent inscrire des trucs
-      faire une alcôve spéciale pour les jeux des partenaires
-      Afficher les JDR et les tables
 
 
Le pole Murder : 
- les horaires du dimanche
- la décoration du lieu
- visibilité réduite de tout public
- La tester au club
 
Le pole Jeux de figurines : 
- le nombre de tables allouées
- communiquer le nom ou pseudo des joueurs attendus à l’accueil
- Les initiations doivent être préparées et améliorées, il faut faire attention au déséquilibre
- Manque de bénévoles le dimanche après midi
- Plus de concours peinture
-Réadapter les jeux pour les moins de 10 ans ou le stipuler. 
 
Le pole JDS : 
- Pas d’activité le vendredi soir
- Les jeux pour enfants sont à parfaire
- le tournoi pourrait être étendu à la journée
- certains partenaires ont notifié des exigences particulières pour les tournois, il faut y être attentif.
- Travailler sur un système d’inscription
- trier les jeux par temps de jeux
- Faire la publicité pour la soirée loup garou
- Faire tester au club les jeux réceptionnés
- fixer les licences et les annoncer plus tôt
- faire une alcôve spéciale pour les jeux des partenaires
- faire des pré sélection pour les tournois en magasin 3 mois avant l’événement
- Des jeux de culture G
 
 
Le pole Joutes médiévales : 
- Des explications parfois trop techniques
-Les combats médiévaux étaient mal indiqués et mal insérés dans le fonctionnement général de l’évent. 
-Définir des règles de sécurité et être intransigeant pour éviter les accidents
-Un agencement du lieu différent (plus d’espace et non encombré)
-Plus de bénévoles pour ce pôle pour favoriser un roulement.  

 
 
Le pole Bénévoles : 
- la règle de « pas de clashs ni reproche » pour éviter de démoraliser non respectée
-Les disponibilités de chacun ont été difficiles à connaitre.
- Certains bénévoles ont dormi dans les loges, empêchant les bénévoles de se doucher
- Accueillir tous les bénévoles même quand ils arrivent plus tard (ex Pierrick et Nicolat)
- faire des badges avec les prénoms ou pseudos des bénévoles
 
Le pole Local et matériel : 
-Le matériel et local ont parfois été récupérés dans des états déplorables (sales) notamment la chambre froide
- Lancer la réservation des chambres plus tôt
- Revoir le fonctionnement de l’internat
- Retravailler le planning des bénévoles
- Prévoir plus de véhicule pour le rangement
- Prévoir une équipe bénévole dédiée au rangement
- Bénéficier du chauffage
- Définir un endroit dédié aux bénévoles où ils pourront se poser
- Alcôve plus grande
- Froid dans la salle et courant d’air
- Eclairages pointant sur les box de JDR
- Parking trop cher
 
Le pole Fonctionnement : 
-      Isolement de chaque activité au lieu de donner l’image d’un club unifié (ex : chaque pole a ses codes visuels notamment avec la casquette, les t shirts, deux sites distincts …)
-      La remise des lots doit débuter à l’heure annoncée
-      Offrir le choix aux bénévoles entre un repas (menus) ou l’hébergement à clément marot
 
 
 
 
9) Questions diverses
Les horaires pour le tout public : 9h00 – 21h00 pour l’accueil. Les joueurs auront jusqu’à 22h00 pour quitter la salle ou payer l’entrée pour le week end.
Les rondes JDR sont encore à préciser et seront de 4h.
Nous poursuivons avec la carte consommation. Le bar pourra encaisser dans la limite de 2€ les consommations sans qu’il y ait besoin de la carte consommation. Leur cagnotte sera transférée à l’accueil à horaire fixe.
Il est primordial de définir une personne responsable des images (photos, video, teaser).
Les bénévoles porteront sur leur T shirt des étiquettes afin que l’on connaisse leur prénom et qu’il soit plus facile d’échanger.
Un discours d’ouverture pour les bénévoles sera prévu avant l’ouverture.
Un discours de clôture sera prononcé. Les bénévoles doivent assister à ce discours et ne pas être en activité.
La remise des lots sera commune à toutes les activités (excepté pour le tournoi JDS du samedi. Les participants seront tout de même cité lors de la fermeture).
Les bénévoles seront identifiés au moyen des T shirts orange. Aucun autre dispositif ne les distinguera afin de conserver une unité. (Pas de casquettes, foulards, autres T shirts…).
Une maquette pour les visuels doit être proposée par Hugo le 8 octobre 2018.
 
Une personne du Dragon libournais avait proposé de créer un set de dés composé des différents dés des conventions du Sud Ouest.
Nous avons considéré l’idée sympathique. Cependant, notre logo ne peut pas figurer sur n’importe quel dés. Nous pensons ne pas avoir le public pour ce genre de demande.
Lors de la prochaine réunion, nous définirons le visuel du prochain dé du Phénix.
 
Devoirs maison
Les référents doivent transmettre à Solene les textes qu’ils souhaitent mettre en ligne sur le site.
Une liste des contacts JDR de l’année précédente doit être établie et transmise au nouveau référent.
Les dates des tournois doivent être transmises à Solene.
Les devis doivent être établis pour les différents supports de communication et transmis à Solène au plus vite.
Chaque référent doit faire la liste des choses à faire avant la convention afin que nous puissions  à la prochaine réunion réaliser le rétroplanning.
 
 
Les prochaines réunions Convention :  le 3 novembre à 18h00.


PS : Merci à tous

 
Solene
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Re: Compte rendu 30 septembre 2018

Message par laecla silana le Lun 1 Oct - 23:30

J'espère ne rien avoir oublié ^^
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Re: Compte rendu 30 septembre 2018

Message par Finrod le Mar 2 Oct - 17:56

Merci beaucoup
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Re: Compte rendu 30 septembre 2018

Message par finelarme le Mar 2 Oct - 19:00

Merci !
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Re: Compte rendu 30 septembre 2018

Message par talym le Mar 2 Oct - 20:27

très intéressant et merci
juste une question 
est que des lots spécial phénix serons donné au différent champion?
(les 3 dernière année plaque de tollé découpé en phénix)

peut on réalisé la même chose pour cette année ou faire un truc dans le même style? (en résine, en bois ou autres?)
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Re: Compte rendu 30 septembre 2018

Message par laecla silana le Mar 2 Oct - 20:35

Nous pouvons effectivement, deux solutions s'offrent à nous : garder l'idée de nos trophées en métal ou les réaliser avec notre partenariat du Fab lab. 

Question pertinente. Nous allons étudier les deux possibilités et y reviendrons à la prochaine réunion. 

Merci ^^
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