Compte rendu 12 Septembre 2020

Réunion du 12 septembre 2020 : Envol du Phénix 2021

Présents :  Fanfan, Cedric, Livio, Simon, Raph, Zoubi, Manu, Hugo, Jon, Nanash, Loutre, Mag, Stéphane, Alex, Quentin, Chloé, Nicolat, Solène


Procuration : Zoubi pour Nico / Fanfan pour Pierre / Nanash pour Sylvain / Hugo pour Eric


Petit rappel : Nous sommes un club de la MJC et nous organisons comme une association de fait. S’il y a un problème nous pouvons toujours nous référer à eux pour nous aider à le résoudre.
Nous avons fait le choix d’élire un bureau pour facilité l'organisation de la convention.
Il y a un(e) président(e) qui :


En interne : - Assurer la cohésion de l'équipe.
- Trancher les décisions.
- Assure un contrôle et une vérification continue.
- Est là pour « pousser» au besoin.
- Assurer la logistique sur l’événement.


En Externe : - Représente le club.


Il y a un(e) trésorier(e) qui :


- Gère le bilan financier.
- Contrôle les transits financiers.


Il y a un(e) secrétaire qui :


- S'occupe des comptes rendus (dans les temps).
- Annonce les réunions
- Fait un rappel des réunions 3 jours avant.


Il y a des référents de pôles qui :


- Servent de porte parole de leur pôle de référence.
- Organise et gère leur pôle.
- Ont un rôle de leader.
- Font le lien entre les bénévoles du pôle et le/la président(e)


Élections :


Présidence : Candidats : Pour la première fois cette année, une co-présidence a été proposée Solène et Fanfan.
Personne ne s’est opposée à cette proposition.
En tant que seuls candidats, ils sont élus en tant que co présidents.


Trésorerie : Nous avons effectué un vote concernant la pertinence de garder ce poste au vue de la présence de Véronique (permanente de la MJC qui s'occupe des comptes) et/ou des co présidents. Certains ont évoqué la multiplication des interlocuteurs (l’information arrive au trésorier(e) qui la transmet aux présidents pour une prise de décisions. Les présidents rapporte la décision au trésorier(e) qui en cas d’acceptation de la facture ou du devis doit le transmettre à Véronique) et le délai de traitement que cela peut engendrer. D’autres ont évoqué le fait d’avoir une personne en contre balancement de la direction (co présidence).


Pour : 7
Contre : 3 Nous gardons donc le poste.
Abstention : 5



Candidats : - Manu 10
- Solène 7 Manu est donc élue en tant que trésorière.
- Abstention 2



Secrétariat : Candidats : - Quentin
- Jon
Après discussions ils se sont mis d'accord pour la proposition suivante Quentin soit secrétaire et Jon secrétaire adjoint.
Aucune personne ne s’est opposée à cette proposition ni abstenue. Elle est donc acceptée à l’unanimité.


Référents : - Jeu de Figurine : Eric
- Jeu de Société : En attente de candidat.
- Jeu de Rôle : Livio
- Escrime : Raph
- Sanitaire : Nanash
- Cuisine : Quentin (en attente de la confirmation de Denis (cuisinier de l'envol 2018) - Bar : Stéphane avec Alex référent adjoint
- Communication : Hugo
- Escape Game : En attente d'un créateur (plusieurs piste sont a l'étude)
- Murder Party : En attente d'un créateur (Sarah et Solène sont en réflexion)
- Loup Garou : Nanash


Cette liste n’est pas exhaustive. En effet, en fonction des besoins et nécessité, des pôles peuvent être regroupés ou créés. Cela dépendra des demandes, projets, créations et surtout candidatures.



Finances :

Au 5 Mars nous étions à + 1063,01 € sur la ligne de compte de la convention.


Covid :

Nous sommes en attente de l'intervention du chef de l'état qui devrait prendre la parole sous 10 jours pour annoncer les nouvelles mesures après le conseil d'état du vendredi 11 Septembre.
Des festivals se sont déroulés, comme Orléans Jeux il y a 2 semaines, avec des conditions et des normes particulières, c'est donc possible. Nous attendons de voir l'évolution pour voir la faisabilité des mesures à prendre et comment nous nous organisons.

Dates :


Nous avons retenu 4 week-ends où nous allons nous renseigner sur les disponibilités des différents lieux avant de fixer la date.


7-8-9 Mai
4-5-6 Juin
11-12-13 Juin
25-26-27 Juin


Thème :


Nous avons voté dans un premier temps pour savoir si on gardait un thème particulier ou plutôt une décoration réutilisable tous les ans.


Pour garder un thème : 5
Contre garder un thème : 8
Nous n'aurons pas de thème particulier cette année mais une ambiance phénix.


Questions/ Remarques divers :


- Le port du masque est obligatoire à partir de l’âge de 11 ans. Il faudra en tenir compte.


- L’escrime a signalé la difficulté de réaliser leur activité dans les conditions sanitaires définies. La désinfection, les masques, les distances, rendent leur activité compromise. Des démos faites par Pierrick pourront toujours être mises en place. Une suggestion a été faite : faire participer les pratiquant de l’escrime tout au long de l’année. Cependant, il est vrai que les démos ne valent pas la pratique. L’activité perd de son essence première selon les bénévoles du pôle.
Il est important de leur transmettre nos idées pour qu’ils puissent les étudier et vérifier leur faisabilité.


- Concernant le Blood Ball, il s’agit d’une activité faisant partie de la grande famille du jeu de figurines. Cependant, nous allons voir avec le référent Jeu de figurine (Eric) et l’ancien responsable (Pierrick) comment ils souhaitent fonctionner. Au besoin, un pôle Blood Bowl pourra être créé.


- Le pôle communication est un pôle difficile à définir. Il sera donc en évolution constante durant l’année en fonction des besoins naissants. Cependant, il a déjà été acté que la gestion de notre présence sur les réseaux sociaux, la prise de photos durant l’évènement, la gestion du discord, la distribution de nos supports ainsi que la mise à jour du site feront partie de ses prérogatives.


- Une proposition de Killer party a été faite. Le bar a proposé d’y réfléchir.


- Étienne (Ex Dragon Libournais) organise une animation jeux à Auzole le 10 octobre et est à la recherche de bénévoles pour l'animation, n'hésitez pas à vous manifester. Nous attendons des informations complémentaires. Un poste sur le forum a été réalisé. Cf rubrique organisation d’évènements
https://phenix-cadurcien.jeun.fr/t1955-animation-a-auzole


- Le week-end du phénix est en attente des nouvelles normes pour connaître la faisabilité de l’événement.


-Une réunion club est prévu le samedi 26 septembre sous forme de goûter participatif. Les projets de chaque activité permanente (JDS, JDR, Wargame, escrime) seront évoqués.

Cette année va être une année complexe et inédite du fait notamment des conditions sanitaires. Il est primordial de s’entraider et de conserver la cohésion dont nous avons fait preuve jusqu’à maintenant.
Il ne FAUT PAS hésiter à faire appel à d'autres pour nous aider même s’ils ne font pas partie du même pôle que nous. En cas de difficultés, n’hésitez pas à contacter les présidents.

Merci pour ce compte-rendu :-D