20 11 2015 compte rendu

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20 11 2015 compte rendu

Message par laecla silana le Dim 22 Nov - 19:30

Réunion du  20 novembre 2015
Présents :
-          Raph
-          Zoubi
-          Maxime
-          Guillaume
-          Livio
-          Thomas
-          Cédric
-          Manu
-          Alex
-          Fanfan
-          Franck
-          Solene

Ordre du jour :
1)      Présenter le plan de la salle
2)      Faire le tour des poles et de leurs avancements avec le rétro planning
3)      Questions diverses
4)      Devoir à la maison
 


La réunion a débuté avec la présentation du plan de la Salle fait par Alex.
Tous les espaces ont pu y être placés (jdr, jds, wargame, espace dodo,  accueil, espace pour invités …)

Le Plan sera mis en ligne dans le Drive afin d’y faciliter l’accès.

Au vue du plan, l’idée du barnum à l’entrée a été mise en suspens. L’idée d’un cordon a été proposée. Ces points seront abordés ultérieurement dans une autre réunion.

Les loges derrière la scène pourront être proposées aux vendeurs afin qu’ils y stockent leur matériel. Bien entendu, nous gardons deux loges (avec douche) et les WC à disposition des personnes assistant à l’évènement.  

Le pôle logistique confirme que l’estrade sera réservée au coin dodo et isolée (en partie) grâce aux rideaux. L’idée d’un partenariat avec La Chartreuse a été de nouveau amenée et est à creuser.

Nous avons poursuivi avec le point des différents pôles.

Le pole bouffe a signalé qu’il n’y avait pas de congélateur. Livio a trouvé une solution en proposant de récupérer un congélateur par ses propres moyens.

Le pôle JDR doit se réunir dimanche 22 novembre afin d’évoquer l’organisation de la convention et de leur pole. Les autres pôles n’ont rien a rapporté de particulier. 
Cédric annonce que le site sera mis en ligne le 1 er Décembre 2015.

Le pôle Communication a suivi son rétro planning. Ils ont établi la liste des contacts à joindre pour l’évènement.

Concernant les sponsors, ils proposent trois possibilités :
-          Pour 50€, l’entreprise peut avoir son logo sur les supports de communication (affiches …)
-          Pour 100€, l’entreprise peut avoir son logo sur l’écocup (il est possible d’inscrire trois logos maximum sur l’écocup)
-          Pour 150€, l’entreprise peut avoir son logo sur le crayon inclus dans le Welcome pack

Il est évident que les entreprises en lien avec le monde du jeu seront favorisées.

Il est également question de chercher des partenaires comme une grande surface afin d’avoir des bons d’achats pour le pole nourriture.

Le Pôle Communication poursuit avec un compte rendu du rendez-vous avec la mairie. Fanfan précise et confirme la gratuité de la salle. Il annonce quelques demandes/suggestions de la part de la mairie :
-          Créer deux affiches une publique destinée à être affichée dans la ville et une destinée aux joueurs et habitués
-          Inviter la ludothèque à l’évènement

Quelques points restent encore en suspens comme le ménage de la salle ou l’heure à laquelle nous devons rendre la salle. Toutes les réponses et confirmation seront données le vendredi 27 novembre 2015.

Le pôle communication demande également à ce que les bons à tirer leur soient communiqués afin qu’il puisse visualiser et présenter les espaces publicitaires disponibles. Il est donc demandé
-          Au pôle Accueil de transmettre un premier exemple de triptyque du Welcome Pack
-          A Cédric de transmettre le logo du phénix pour pouvoir inscrire sur les bracelets « L’Envol du Phenix » avec le logo et passer la commande
-          A Cédric de transmettre le bon à tirer des précédents écocup
-          A Cédric de transmettre les deux affiches

Nous avons ensuite accordé un temps aux questions diverses.  Un seul point a été soulevé, celui des T shirt. L’achat de 40 T shirts pour un montant de 345,44 TTC. Nous rappelons que tous les bénévoles doivent porter un T Shirt. Ce dernier pourra être conservé par le bénévoles à la fin de l’évènement.

DEVOIRS A LA MAISON :
-          Les pôles doivent remplir et actualiser le retro planning
-          Les bénévoles doivent donner des informations (noms, numéro de téléphone, mail, ….) à Manu par mail sur les éventuels contacts que chacun peut avoir (partenaires, bénévoles, vendeurs, auteurs, illustrateurs …)
-          Au pole Accueil de transmettre un premier exemple de triptyque du Welcome Pack
-          A Cédric de transmettre le logo du phénix pour pouvoir inscrire sur les bracelets « L’Envol du Phenix » avec le logo et passer la commande
-          A Cédric de transmettre le bon à tirer des précédents écocup
-          A Cédric de transmettre les affiches (une publique destinée à être affichée dans la ville et correspondant à une demande de la mairie, une destinée aux joueurs et habitués)


La séance est levée. La prochaine réunion sera :

-          Le 15 janvier 2016 à 19 h, réunion sur la convention avec les référents pour faire un point sur l'avancement des taches et travailler par pole 
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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Rioni le Ven 27 Nov - 9:46

Merci pour le compte rendu.

Pour rappel, je serais dès ce soir au TGS. Si vous avez une lettre type ou quelque d'officiel pour inviter des sponsors, je risque d'en croisé pas mal. ^^

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Skleor le Ven 27 Nov - 10:01

Essaies de nous faire de la pub si tu veux, on a besoin du public cible du TGS ! 

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Fanfan le Ven 27 Nov - 11:14

apel ced il a des maquette de flyers qui servent à ça.
recupere des mails nominatif selon 3 categories:
sponsors: donne argent et va t en, taura gros logo a la cles

partenaire: viendé et aide nous(lot ou stand), taura pub et logo a part

exposant: voila ta place fait ce que tu veux mais fais le bien on t'aime on prend soin de toi, taura pub, logo, un stand, et ce que tu veux.

Traduction en français poli :

Essaie d'appeler Cedric (NdManu : qui bosse), il a créé la maquette d'un flyer pour communiquer sur l'événement.

Si tu peux, récupère des mails nominatifs (NdManu : c'est moche, mais j'arrive pas à trouver de formulations plus correctes ; en gros, pas les mails bateaux, mais qu'on puisse avoir un interlocuteur privilégié directement) selon 3 catégories :

- les sponsors : leur logo peut apparaître en gros sur l'affiche contre de l'argent, mais pas présents lors de l'évènement.

- les partenaires : (NdManu : sans rire, je comprends pas la différence entre les partenaires et les exposants dans ce que tu écris) un peu plus impliqués que les sponsors, ils peuvent notamment nous envoyer des lots, etc.

- les exposants : si ça les intéresse d'être présents sur place, ils peuvent nous contacter pour avoir un stand, ainsi que leur logo sur l'affiche, etc.

Une fois les mails récupérés, on leur enverra un courrier plus détaillé courant décembre.



Dernière édition par Véra Dalinos le Ven 27 Nov - 12:59, édité 2 fois (Raison : Plutôt que de répéter la même chose en français, autant corriger ici.)

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Fanfan le Ven 27 Nov - 11:18

j'ai la facture:
alex il prevoit 45 paneaux pour faire les cloisons pour le jdr
le menage est sur le devis donc a notre charge si le service jeunesse ne le paye pas.
la cuisine est sur le devis car on peut louer la salle sans les cuinines, donc c'est bon il on bien pris en compte nos besoins.
ce devis dit que la salle nous est confié a partir de 17h et doit etre rendu pour 19h.
je vois avec delpech et delmas pour changer ça.


Dernière édition par Fanfan le Ven 27 Nov - 14:29, édité 1 fois

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Véra Dalinos le Ven 27 Nov - 13:00

Effectivement, 17h c'est tard. Pour le reste je ne commenterai pas, je ne comprends pas ce que tu veux dire.

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Fanfan le Ven 27 Nov - 14:30

Arrow du coup j'ai rajouter des trucs

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Véra Dalinos le Ven 27 Nov - 14:33

Donc au final, la cuisine on la paye ou pas ?

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Re: 20 11 2015 compte rendu

Message par Fanfan le Ven 27 Nov - 16:27

la cuisine est un element qu'il sera facile de faire payer au service jeunesse le menage par contre je sais pas.

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