compte rendu 03/11/2017

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compte rendu 03/11/2017

Message par laecla silana le Mar 7 Nov - 15:27

Réunion du  03 novembre 2017
Présents :                                                                 
-          Kévin
-          Victor
-          Yan
-          Nanash
-          Solene
-          Cédric
-          Simon
-          Rioni
-          Loutre
-          Vlad
-          Laurène
-          Alexis
-          Zoubi
 
Ordre du jour :
-          Avancement de l’envol du Phénix 3
-          SSIAP
-          Affiche
-          Repas
-          Formules à proposer aux partenaires
-          Questions diverses
 
Premier point : Avancement de l’envol du Phénix 3
Les salles du 1er étage de la MJC ainsi que la salle Théatre et l’ALSH de la MJC ont été réservées sur toute la durée du week end.
 
Nous avons confirmé à Fred DELMAS la réservation de la salle et du matériel (demande identique à celle de l’année dernière). Nous sommes en négociation pour que l’espace valentré soit réservé pour trois jours (Vendredi 11 mai, samedi 12 mai et dimanche 13 mai) avec remise des clés le jeudi soir à 18 h00 pour débuter l’installation.
Nous attendons le retour du devis.
 
La réservation des 10 sucettes dans Cahors afin d’afficher notre événement ainsi que 2 kakémonos que nous pourrons afficher à la mairie de cahors ou à l’espace valentré a été faite par Rioni.
Sur les kakémonos, sont prévus un emplacement sur chaque réservé à un sponsor qui pourra voir y apparaitre son logo en gros en échange d’une contrepartie financière que nous verrons par la suite.
 
Un courrier a été envoyé au maire de Cahors pour demander une rencontre nous attendons la réponse.
Hervé, le directeur de la MJC traque les financements auxquels nous pouvons prétendre notamment auprès de la région.
Des demandes de sponsors auprès des commerçants de Cahors (banque, hotels, grande surface) sont en train d’être travaillées.
L’idée de nous rapprocher de fondations afin de demander une aide financière a été acceptée. Les démarches sont lancées.
Pour ce qui est du coin dodo, nous allons nous rapprocher du lycée clément marot ainsi que du collège Gambetta afin de connaitre leurs conditions pour utiliser leurs internats.
 
Concernant le plan de la salle, ce dernier doit être travaillé rapidement afin de savoir nos capacités d’invitation et d’activités. Le Wargame a proposé d’optimiser l’espace du balcon en y faisant son tournoi.
 
Second point : SSIAP
Plusieurs possibilités sont creusées :
-          Maéva, notre SSIAP de l’année dernière.
-          Mr MIRAPEIX
-          Malory, bénévole l’année précédente. Seule condition, elle ne souhaite pas faire les nuits
-          Une autre personne rencontrée récemment mais ces informations sont encore à vérifier.
-          Enfin, Rioni va se renseigner auprès de la préfecture afin de voir s’ils ont des contacts à conseiller.
 
Troisième point : Affiches
Noémie s’occupe de nos affiches et supports visuels. Elle attend le cahier des charge qui sera bientôt envoyé.
Le thème : Légendes.
 
 Quatrième point : Repas
A ce jour, nous n’avons toujours pas de référent ou responsable pour cette fonction. Malory a proposé ses services. 
Concernant les repas, des propositions ont été faites.
-          Limiter le choix des sandwichs
-          Faire des sandwichs froids aussi mais il faut vérifier les normes d’hygiène.
-          Faire des box de pates. Les pates seraient préparées la veille, réchauffées sur le moment et une sauce ajoutée. (voir hygiène)
-          Si ce pole est compliqué voir difficile, nous pouvons faire venir en dernier recours un prestataire extérieur au club.
 
Cinquième point : Formules pour partenaires
Pour 50€, leur logo apparaît sur nos supports papier et sur le site
Pour 100€, leur logo sur un kakémono
Pour 150€, leur logo apparaît sur nos supports papier et sur un kakémono
 
Des goodies sont également réfléchis notamment des tours de cou.
 
Sixième point : Questions diverses
Une carte prépaiement a été proposée. Les joueurs arrivent sur l’événement et paie une carte (cartons avec cases vides). Par exemple, pour 10€, la personne a sur son carton 10 cases vides qui représentent chacune 1€.
Lors des parties, les bénévoles viendront prendre les commandes. Une fois préparées, ils rapportent les commandes et au service tamponneront les cases nécessaires au paiement de ce qu’ils ont pris (comme une carte fidélité).
A la fin de la convention, ils pourront se faire rembourser ce qu’il reste sur leur carte.
 
Les repas pourraient être pris dans le sas d’entrée. Attention toutefois à ne pas bloquer les accès de secours.
 
La prochaine réunion
 

Convention : aucune réunion n’a été programmée.


Dernière édition par laecla silana le Mar 7 Nov - 19:09, édité 1 fois
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par finelarme le Mar 7 Nov - 17:59

Petit point de rappel : 
La salle nécessite un SSIAP qui ne fais que ça ainsi que deux personnes désignées qui peuvent intervenir ailleurs, si vous mettez Malo en cuisine elle ne pourra pas faire SSIAP et inversement.
De plus les documents à fournir à la mairie sont le diplôme officiel ainsi qu'un recyclage de moins de deux ans à la date de l'événement
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par talym le Mar 7 Nov - 18:03

je ne savais qu il y avais une reunion conv

la prise des clés le jeudi soir et très proche du vendredi matin
si on accueil les élève le vendredi matin sa va êtres une instal sur les chapeaux de roue,

des repas froid ou pâte ne pourrons pas êtres vendu au même prix que des sandwich chaud.
les crêpe ?
bon travail
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par finelarme le Mar 7 Nov - 18:17

Je suis un peu de l'avis de Talym et je trouve dommage que l'on régresse autant au niveau cuisine, je ne suis pas sur que proposer des pâtes réchauffées soit une bonne idée, autant pour les bénévoles ça le fait mais pour des "clients" je trouve ça dommage. Une question me taraude, pourquoi se retournement de situation et cette marche arrière brutale alors qu'il n'y avait que quelques points à modifier ? Et pour ce qui est d'un prestataire extérieur je n'imagine même pas le coût que ça représente, autant ne rien faire et laisser les gens commander des pizzas...
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par laecla silana le Mar 7 Nov - 18:29

Je rappelle qu'il s'agit de propositions qui ont été faites. Aucune décision n'a été prise.
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par finelarme le Mar 7 Nov - 18:47

Je vois surtout que tout ces propositions concernant la cuisine vont en régressant et non vers l'amélioration de ce qui était en place, je ne parle même pas de l'investissement dans les friteuses vu qu'apparemment vous ne ferais pas de chaud, en débriefing de l'edp2 ont parlé de doubler le volume extérieur pour gagner en simplicité et rapidité mais encore une fois on dirait que ça ne sert à rien d'écouter ceux qui font... Bref je suis un peu navré de cette situation mais pas vraiment surpris non plus, j'espère juste sincèrement que vous ferais le bon choix quitte à faire des démarches que vous ne voulez pas entreprendre.
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par laecla silana le Mar 7 Nov - 19:08

Je rectifie mon compte rendu. Faire des sandwichs froids et chauds
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Fanfan le Mer 8 Nov - 13:18

@finelarme a écrit:Petit point de rappel : 
La salle nécessite un SSIAP qui ne fais que ça ainsi que deux personnes désignées qui peuvent intervenir ailleurs, si vous mettez Malo en cuisine elle ne pourra pas faire SSIAP et inversement.
De plus les documents à fournir à la mairie sont le diplôme officiel ainsi qu'un recyclage de moins de deux ans à la date de l'événement
merci Smile info pertinente et synthétique parfaitement utile. Very Happy
Arrow c'est un gros doss Shocked ce "siapeu" Exclamation

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Fanfan le Mer 8 Nov - 13:20

merci solène pour ce CR, on peut constater que ça avance quand meme.
pour la restauration le flottement s'explique par le fait qu'il manque une personne qui incarne le pole.

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Véra Dalinos le Jeu 9 Nov - 1:37

Merci beaucoup Solène pour ce compte-rendu Smile

Concernant la nourriture, à Terres d'Ouest on nous a servi le dimanche midi des pâtes délicieuses, en gratin, pour un coût tout à fait raisonnable (une grosse portion, accompagnée d'un fruit ou d'un yaourt et d'un verre de 25 cL, pour 3 euros). Et le samedi soir, c'était rougail saucisse (même accompagnement, même taille de portion, 5 euros).  Une vraie réussite à mon humble avis, et un peut-être une source d'inspiration ?

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Fanfan le Jeu 9 Nov - 11:29

Au Brooklyn il font une tambouille frite viande achée gruyère à tombé par terre.
c'est tres light .
arguments:
- facile a faire
- utilise les friteuses
- tout en 1

apres j'aime bcp le rougail saucisse, sinon on peut partir sur un aligo aussi mais on utilise pas les friteuses.

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Carjac le Jeu 9 Nov - 11:54

La rougail de saucisse peut être sympa, mais es que on s'y retrouve niveau prix ?
L'aligot par contre ca va être trop chiant a mangé. Si certain joueur mange à côtés de leur partie, ça peut être problématique.
Par contre la tambouille que tu nous présentés fanfan donné envie.

Je trouve que des sortes des pastabox serait un bon compromis. Une boîte de pâte avec une sauce, simple, pratique, bon et pas chère.
Et je pense que les gens preferont ça a des sandwich

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Véra Dalinos le Jeu 9 Nov - 14:57

Le rougail saucisse c'était juste un exemple, pour montrer qu'on peut faire autre chose que des sandwichs avec un pain dont la qualité laissait à désirer (pas la garniture par contre, elle était encore une fois sublime Raph Smile ), pour un coût identique sinon moindre ^^

Je suis très contente de voir que ça a donné des idées à certains ! Very Happy

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par talym le Jeu 9 Nov - 19:20

faire des plat en sauce version grande quantité n est pas simple sa demande plus d organisation, et une gestion des quantités, du matériel différent trépieds, bouteille de gaz, grande voir très grande marmite spatule,
(chili, carbonara,rougail, soupe, ragout)
mais c est pas le même boulot que faire des sandwich

les frite brouklin c est cool oignon frite steak haché, fromage,
ou vendre la barquette de frite
si on part sur un repas a base de frite on peut avoir un plans frite fraiche c est a creusé!

vendre des pattes chaude fraiche ou froide c est bon mais interdiction de vendre du réchauffer 
avec des sauce c est cool, ou fromage rappé,...
quelle saveur?

le problème du pain c est que sa reste un produit un peu aléatoire aléatoire,

il faut un budget  avoir les bases document de l années dernières(facture...) budgétisé les repas et proportion, le nombre de repas estimé le temps de préparation
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Fanfan le Ven 10 Nov - 11:58

@talym a écrit:
si on part sur un repas a base de frite on peut avoir un plans frite fraiche c est a creusé!



le problème du pain c est que sa reste un produit un peu aléatoire aléatoire,
alors là je dis oui!!!
frite maison on va cartonner, en plus on peux solliciter des benevols lors des heures creuses.

le pain je redis qu'un partenariat avec une boulangerie doit etre possible.

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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Corazul le Sam 11 Nov - 14:04

nan les frites fraiches on les fait faire par qqn ça va être trop galère sinon
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Re: compte rendu 03/11/2017

Message par Rioni le Mer 15 Nov - 17:01

J’apprécie énormément vos idées à tous et vos suggestions pour les repas.

Si des bénévoles sont intéressés pour s'investir dans la gestion des repas pour le jour J, j'en serais ravi et je vous aiderais à mettre ces idées en œuvre. N’hésitez pas à me contacter!!!

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