compte rendu 15/09/2017

Réunion du  15 septembre 2017
Présents :  
-          Alexis
-          Cédric
-          Nanash
-          Solene
 
Ordre du jour :
-          les clés
-          les horaires
-          les lieux
-          la fermeture et le nettoyage des salles
-          le recyclage
-          les travaux prévus
-          la charte
-          le forum
-          les devis et factures
-          les informations diverses
-          la gestion des comptes
-          Questions en suspens
 
Les clés :            
                Cédric a un jeu de clé
                Nanash a un jeu de clé
                Hugo a un jeu de clé ainsi que les clés de la cave
                Solène a un jeu de clé ainsi que les clés de la cave
 
Attention, les clés doivent rester dans les mains des animateurs exclusivement !
 
Les horaires :
                Vendredi ouverture 20h30 et début des tables à 21h00
                Samedi ouverture de 14h00 à 19h00 puis ouverture à 20h30 début des tables à 21h00
Raison du lancement des tables à 21h00 : avoir 30 minutes pour accueil, présentation de tables et univers, d’éventuelles réunions, validations de devis/factures, discussions, ….
 
Les lieux :
Après demande auprès d’Hervé, nous pouvons disposer de la salle Poterie. Attention, il faudra faire attention aux éléments dans la salle ainsi qu’à la propreté.
 
La fermeture et le nettoyage des salles :
Une procédure de nettoyage a été établie. Elle sera rédigée et présentée à la prochaine réunion.
 
Le recyclage :
Un affichage présentant le recyclage à faire (ce qui va dans chacune des poubelles) va être rédigé et sera présenté à la prochaine réunion.
 
Les travaux :
Dans l’espace où se situe le lavabo (dans la salle de rangement), un WC pour enfant va se construire.
Une porte va s’ouvrir à la place des tables de Wargame rangés verticalement. Echéance : durant l’année. A ce jour, Hervé nous signale qu’il n’y a pas d’urgence à déplacer notre matériel.  Nous allons faire la demande à la direction pour avoir un espace dans la salle de peinture pour y ranger nos éléments.
 
La charte :
L’idée d’établir un règlement intérieur a été validée.  Il faut maintenant le rédiger. Il sera proposé à la prochaine réunion.
 
Le forum :
La maquette d’un nouveau site est en construction. A ce jour, Cedric travaille dessus. Le site sera finalisé avec les conseils de chacun.
Associé au forum, un compte super admin qui est neutre (il n’appartient et n’est associé à personne). Cédric a un accès admin. Nous rappelons que tous les animateurs sont modérateurs.
 
Les devis et factures :
Des devis doivent être présentés avant achat et valider par les 4 référents, en cas de désaccord, un vote sera fait. Cela signifie que les référents doivent être présents ou joignables afin que les devis puissent être présentés rapidement. Les présentations pourront se faire le vendredi et samedi de 20h30 à 21h00 (temps de mise en place avant lancement des tables à 21h00) afin de ne pas troubler le fonctionnement du club.
Une fois les devis acceptés, les achats seront réalisés. Il donnera la facture au plus tôt afin qu'elle soit transmise pour remboursement. Les achats seront précisés aux référents dès réception de la facture. 
 
Les informations diverses :
La banque réfrigérante que nous utilisions à la convention n’a pas été réparée. La MJC doit voir si elle est réparable si ce n’est pas le cas, la MJC s’engage à acheter une autre banque réfrigérante et ce avant notre convention.
Rappel aux animateurs JDR qu’ils doivent annoncer leurs tables à l’avance.
Les joueurs doivent informer leur MJ s’il y a désistement.
Rappel aux joueurs qu’il faut qu’ils prennent leurs cartes d’adhérents et qu’ils s’inscrivent sur le forum.
Un classeur regroupant les comptes rendus, factures, comptes etc …. du Club ainsi que de la convention a été créé et est en possession de Solène.
Des crayons et gommes seront demandés à la MJC.
Un poste sur le forum va être traité afin de prendre les commandes des Tshirt, sweat et dés.
Une liste est établie chaque jour d’ouverture sur laquelle sont inscrites les personnes présentes au club ainsi que les activités pratiquées.
Un état des lieux des JDS a été établi. La liste fera l’objet d’un poste. Un tri sera fait par Cédric afin de connaître les incomplets. Une fois la liste faite, elle sera présentée aux membres du club afin de savoir ce que nous en faisons (dons ? ventes ?).
Nous demandons également aux personnes ayant laissé des affaires personnelles dans les armoires (feuilles de personnages, livres etc…) de récupérer leurs biens ou d’autoriser le phénix à les utiliser ? Merci d’avance.
 
La gestion des comptes :
Un dépôt de liquide a été fait le 13/09/2017 par Solène dans le but de réduire l’argent qu’elle garde chez elle pour le moment et de répondre à des obligations liées aux demandes de subventions. Cela a été fait en urgence, sans concertation avec les référents et présenté à cette réunion.
 
 
 
 
 
 
 
 
Devoir à la maison :
                Contacter MJC (Fabian ou Hervé) pour demander si nous pouvons disposer d’un espace dans la salle de peinture.
                Proposer un règlement intérieur rédigé
                Proposer  une procédure de nettoyage
Proposer  un affichage présentant le recyclage à faire
Demander des crayons et gommes à la MJC.
Créer un poste sur le forum afin de prendre les commandes des Tshirt, sweat et dés.
Créer un poste  pour présenter la liste des JDS du Club
Créer un poste pour demander aux personnes ayant laissé des affaires personnelles dans les armoires (feuilles de personnages, livres etc…) de récupérer leurs biens ou d’autoriser le phénix à les utiliser.
 
Questions en suspens :
A ce jour, le club du Phénix possède des fonds que nous devons répartir entre les différentes activités. Quels montants pour quelles activités (Wargame ? JDR ? JDS ? Loup Garou ? Convention ? Halloween ?) Il serait préférable que chaque activité estime ses besoins pour l’année afin de faire la répartition la plus juste.
 
A ce jour, nous attendons la prochaine réunion de la convention afin de connaître le nom du prochain trésorier. Cependant, certains soulèvent de nouveau une question. Devons-nous avoir un trésorier pour la convention et une autre personne qui gère les comptes du club ? Est-il préférable que cela soit la même personne ? Si oui, comment procéder ?
Des propositions ont été faites 
-          les animateurs auraient à leur charge la caisse (petit pot qui se trouve dans la desserte) et devrait la garder près d’eux.
-          Le frigo pourrait être fermé par un cadenas
-          Une caisse sécurisée pourrait être fixée à l’intérieur d’une de nos armoires afin de stocker l’argent liquide pour qu’il ne soit pas gardé chez un adhérent.
-          La MJC nous rappelle que tous les ateliers participent financièrement au fonctionnement de la MJC (donnant une partie de leur adhésion). Il nous propose de faire de même à la hauteur que nous pouvons/souhaitons.
-          l'argent liquide dont dispose l'association pourrait être reversé à Véro, comptable de la MJC afin qu'il soit déposé sur notre compte. Un montant de 50 € sera conservé en sécurité (nous recherchons une solution pour cela et à ce jour l'argent est chez Solène malheureusement) afin de pouvoir rembourser les petits montants rapidement en cas de nécessité.



Merci à tous.

Solène

Pour ce qui est du cadenas sur le frigo, je rappelle que celui ci m'appartient et qu'il n'est à ce jour pas question de s'amuser à le détériorer en voulant le fermer !
Merci de demander avant de débattre sur ce genre de sujet, vous gagneriez énormément de temps.

Ok pas de soucis je retire cette proposition

superbe compte rendu.
les réunion à peu nombreux sont vraiment productive , bravo à chacun pour votre implication.
je veux bien aider pour les travaux à la maisons.