compte rendu 22/09/2017

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compte rendu 22/09/2017

Message par laecla silana le Sam 23 Sep - 16:47

Réunion du  23 septembre 2017
Présents :                                                                  Excusés :
-          Rioni                                                        - Livio
-          Nanash
-          Alex
-          Alexis
-          Cédric
-          Guillaume
-          Simon
-          Solène
-          Germain
 
Ordre du jour :
-          Présentation de l’envol du Phénix 3
-          Appels aux bénévoles
-          Statuts de l’association
-          Dossier de presse
-          Trésorier et Financement
 
Premier point : L’envol du Phénix 3
L’envol du Phénix se ferait sur 4 jours :
Le jeudi 10 mai 2017 serait réservé à l’installation.
Le vendredi 11 mai 2017 serait réservé à l’accueil des scolaires et le soir, ouverture de l’événement.
Le samedi 12 mai 2017 et le dimanche 13 mai 2017 se déroulerait l’événement et le rangement le dimanche soir.
A ce jour, nous négocions pour obtenir les clés le mercredi 9 mai au soir.
 
Organisation :
A la fin de la réunion précédente, nous avions 14 pôles distincts et avions décidé d’y placer des référents volontaires lorsque ces derniers s’étaient manifestés.
Notre Président a proposé un nouveau fonctionnement adopté par tous. Cela se présente ainsi :
1 pole principal : Ayant à sa tête le Président, et composé des référents des pôles d’activité détaillés ci-dessous et des personnes volontaires.
Leur travail est de permettre à l’événement de se faire, il s’occupe du cadre (salle, financement et budget, communication (sponsor), décoration, …).
 
6 pôles d’activité :
-          JDR (Murder comprise)
-          JDS (Loup Garou compris)
-          Jeux de figurines (Peinture, sculpture comprises)
-          GN
-          Cuisine et Bar
-          Nettoyage et logistique
Ces pôles d’activité géreront leur activité et sa mise en place. Le référent sera régulièrement contacter par Rioni pour faire un point sur l’avancement et faire remonter les questions et inquiétudes.
 
 
Second point : Les bénévoles
La recherche pour les bénévoles est à commencer dès maintenant et à réaliser par chaque pole. L’idée étant de ne pas fonctionner par le biais de fiche de poste mais sur la bonne volonté de chacun.
 
Troisième point : Les statuts
L’association de fait ne demande pas d’établir de statuts obligatoires. La proposition a donc été faite d’en rédiger au besoin. Cependant, après discussion, il nous parait inutile de réaliser un écrit.
 
Quatrième point : Le dossier de presse
Un dossier de presse présentant nos activités en totalité va être finalisé et diffusé.
 
Cinquième point : Trésorier et Financement
Nous rappelons que l’année dernière nous avons fait 1080€ d’entrées et 574€ de bénéfice à la buvette
 
Le poste de trésorier : Alex ayant démissionné, nous avons procédé à l’élection du nouveau trésorier. Les candidats étaient : Livio. Aucune opposition n’a été évoquée. Livio devient donc Trésorier de l’Envol du Phénix.
 
Afin de pouvoir établir les dossiers de demandes de subvention, nous devons établir un budget prévisionnel.
A ce jour, nous démarrons l’envol en ayant sur le compte 1848,70€ dédié à cette convention.
Après discussion, nous avons établi que les adhésions au club ne doivent pas financer l’événement qu’est la convention.
 
Le modèle financier :
Après réflexion, deux modèles financiers ont été proposés :
-          Comme l’année dernière, nous faisons l’entrée gratuite et payante pour les extras.
-          Nous faisons payer à chaque visiteur à l’entrée un montant donnant l’accès à toutes les activités à l’intérieur.
Après discussions, un sondage a orienté vers le modèle numéro 1. Mais aucune décision n’a été statuée.
 
Les sources de financement seront les subventions si nous en obtenons, les sponsors qu’il faut interpeller et contacter (cf chacun des poles pour les lots et tenir informer Rioni) …
 
 
 
La prochaine réunion

Convention : ouverte à tous et toutes  et se déroulera le vendredi 03 novembre 2017 à 20 h 30.
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Re: compte rendu 22/09/2017

Message par laecla silana le Dim 24 Sep - 4:27

Petit complement

Raph etait également excusé 

Pour les referents rien n'a ete reprecisé
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