compte rendu réunion 08 juillet 2017

Réunion du  08 Juillet 2017
Présents :
-Alex
-Alexis
-Cédric
-Francois
-Guillaume
-Hugo
-Kévin
-Livio
-Nanash
-Simon
-Solène
-Valérian
-Victor
-Yan
 
Ordre du jour :
1)Définir les objectifs et le cadre de notre prochaine convention
a.Objectifs
b.Taille et lieu
c.Date
d.Pistes de financement
2)Définir notre mode de fonctionnement
a.Une personne extérieure qui chapeaute
b.Association
c.Association de fait
d.Comme l’année dernière
3)Définir qui est à quel « poste » et éventuellement redéfinir le poste
4)Il y aura-t-il un thème si oui lequel ?
5)Questions diverses
Avant de débuter ce compte rendu, je pense qu’il est nécessaire de préciser que les décisions prises lors de cette réunion ont été votées par les personnes présentes.
 
Premier point :
Objectifs :
-Accueillir des gens et faire qu’ils s’amusent
-Promouvoir le jeu sous différentes formes et les valeurs associées
-Recruter de nouveaux adhérents au club du Phénix
-Constater un bénéfice grandissant

Pour parvenir à ces objectifs, les initiations seront développées. Concernant de nouvelles activités, elles seront soumises à l’avis du groupe et cela se votera au cas par cas.

Taille :
Nous conservons les mêmes proportions que l’année précédente à quelques nuances près.
Le GN se développera cette année. Le pole Wargame prévoit un tournoi plus long avec plus de joueurs. Il disposera pour cela de l’espace balcon de la salle.
 
Lieu :
Nous serons au foyer Valentré. Au sujet du coin dodo, nous pensons l’établir dans le gymnase du groupe sud. Cette proposition est encore à l’étude de faisabilité.
Si cela n’est pas possible, il a été envisagé de s’adresser aux établissements scolaires afin de savoir si notre évènement pouvait se faire dans leurs locaux.
Nous privilégions à ce jour la solution du gymnase et du foyer Valentré.
 
Dates :
Après réflexion, notre évènement se fera le 18, 19 et 20 mai 2018.
 
Piste de financement :
Nous allons travailler cette année en étroite collaboration avec la MJC et déposer des dossiers de subventions.
Le démarchage de sponsor et partenaires sera également une piste à développer.
Nous pouvons renforcer la vente de gâteaux, boissons etc…
La création de Goodies sera étudiée.
Enfin, un partenariat a été conclu avec le Collège Gambetta pour cette année. Nous intervenons au sein de leur établissement durant 1h30, toutes les semaines, contre rémunération.
Pour cette année, nous ne souhaitons pas étendre cette proposition à d’autres établissements. Cependant, nous leur proposerons de les accueillir sur la journée du vendredi (si ce dispositif est renouvelé cette année).
A noter : Francois, Cédric, Livio, Victor et Solène se sont engagés dans le projet d’animation avec Gambetta.
 
 
 
 
Second point :
Après avoir rappelé les différentes propositions, ainsi que leurs avantages et inconvénients respectifs, nous avons voté.
L’association de fait a recueilli le plus grand nombre de voix.
Définition : Une association peut exister sans avoir accompli aucune formalité, ni aucune déclaration. On l’appelle alors association de fait. L’association de fait existe par et pour ses membres mais, n’ayant pas été déclarée en préfecture, elle n’a pas de personnalité juridique.
Notre bureau :
Président : Rioni
Trésorier : Alex   Non défini à ce jour
Secrétaire : Solène
 
Troisième point :
Concernant les référents de pôles :
GN : Pierrick
Wargame : Alexis
Accueil : Solène (cependant, peut laisser sa place au profit d’une autre personne)
Repas bénévole : Livio
Nettoyage : Nanash
Cuisine : Non défini à ce jour
Bar : Nanash
Logistique : Alex (cependant, peut laisser sa place au profit d’une autre personne)
JDR : Livio et Cédric
Murder : Cédric
JDS : Rioni
Loup Garou : Nanash
Déco : Solène
Communication : Solène (cependant, peut laisser sa place au profit d’une autre personne)
 
 
 
Pole redéfini :
Le pole Déco permet une harmonisation de la décoration. Il a en gestion toute la décoration de l’évènement. Cependant, il doit être à l’écoute des différentes propositions qui peuvent être faites par les pôles.
Le pole communication : les contacts avec la presse seront gérés par le Président et/ou le bureau (sauf délégation par le président). La présence des éditeurs sera réduite au profit des espaces jeux.
 
Quatrième point :
De nombreuses propositions de thèmes ont été faites. Après étude de chacune, nous avons procédé à un vote.
Le thème de l’année prochaine sera
Nos légendes ou légendes du terroir ou légendes locales
Quelque chose dans cet esprit.
 
 
 
Travail à faire à la maison :
-Chacun doit prendre possession de son pôle ou responsabilité et prendre connaissance du travail demandé
-Rédiger un dossier de presse
-Rédiger des dossiers de demande de subventions
-Vérifier la réservation de l’espace Valentré
-Se renseigner pour le gymnase
-Si réponse précédente négative, se renseigner auprès des établissements
-Faire une ébauche du plan de la salle
-Commencer à réfléchir aux décos possibles
 
 
 
La prochaine réunion

Convention : ouverte à tous et toutes
La date n’a pas encore été fixée. Nous envisageons septembre. A vous de présenter vos disponibilités.

merci pour ce compte rendus !

Merci pour la trace écrite. 
Toujours ce problème de [size...] à régler. 

Si je ne me trompe, ce post n'est lisible que pour les organisateurs. Ne faut-il pas le mettre en épinglé dans un endroit lisible par tous?

Bon je crois que j'ai réussi à supprimer les "size". 
Pour la lisibilité, j'en avais parlé à Cédric. 
A ce jour, je ne sais pas où le mettre alors je l'ai mis avec tous les comptes rendus concernant la convention. 

Je suis preneuse de toutes suggestions et le transférerais

Cool. Merci d'avoir viré les "size". (il y aurait marqué suze, ça ne me gênerais pas, mais là...)

Pour la lisibilité, je propose: un épinglé dans la gazette du Phénix. Mais c'est à toi de voir.

Un épinglé c'est à dire ? J'ouvre le même poste dans la gazette ? 
Je suis pas sûre que la gazette soit approprié sauf pour faire les annonces des réunions car je crois que tout le monde peut le voir même l'extérieur... 

Ca peut être aussi dans nos évènements mais je ne sais pas qui pourra le lire dans cette rubrique ...

Merci pour ce compte rendu.

J'aimerais dans un premier temps m'excuser de mon absence.
Dans un deuxième temps, je tenais à vous remercier de votre confiance pour les tâches que vous me confiez cette année.

Enfin j'aimerais apporter les points suivants a l'ordre du jour pour la prochaine réunion :
- Réalisation du teaser de l'EdP3 :
Discuter sur la création d'une affiche "teaser" pouvant servir sur plusieurs années.

j aurai plusieur question:
qu est que l association de fait va apporté en clair pour nous ?


 sur le lieux: les établissement scolaire sont bien agencé pour nos événement!!


merci


merci pour le conte rendu

qu est que l association de fait va apporté en clair pour nous ?

On sait qui fait quoi. 

Mon avis: L' "homme qui dit" est une notion trop vague pour une association de plus de 40 membres (si mes comptes sont exacts). Et ça a pu entraîner des frictions. 

Président, secrétaire + trésorier, c'est un truc qui fonctionne dans les autres asso. Pourquoi pas la notre? 

Président: anime les réunions + gère les conflits internes + interlocuteur privilégié vers l'extérieur. 

Secrétaire: responsable des compte-rendus + garant de la mémoire de l'association.

Trésorier: tient les comptes et prépare le budget.

Il est vrai que selon moi, nous n'avions pas forcément besoin de cela. 
Cependant, ce fonctionnement a été élu au vote... 
Nous verrons bien comment se déroule cette année.

Après, cela peut nous permettre de paraître plus structurer vu de l'extérieur ce qui peut être appréciable

Nous rappelons que nous cherchons un référent pour la cuisine et l'accueil.

Attention : 

Alex a annoncé sa démission du poste de trésorier de la convention ainsi que sa candidature du poste référent cuisine. 

Nanash a proposé sa candidature pour le poste Bar. Sans opposition lors de la réunion, il devient le référent Bar.

Après la réunion extraordinaire du 15 juillet 2017, 

Nous avons voté que notre envol se déroulera les 11 12 et 13 mai 2018 au Foyer Valentré

Prochaine réunion pour la convention le Samedi 9 septembre 2017

Horaire et ordre du jour annoncé ultérieurement

Akadoc a écrit:

qu est que l association de fait va apporté en clair pour nous ?

On sait qui fait quoi. 


Trésorier: tient les comptes et prépare le budget.

En fait c'est plus un dépensier q'un trésorier car avec le rapprochement des permanents nous pouvons espérer plus de rigueur comptable apporter par Véro qui est la comptable de la mjc, Hervé nous a assurer quelle pourrait nous aider à monter des pice comptable sérieuse pour les dossier de subvention et pour avoir un bilan en fin d’événement .
un dépensier est dans une assos celui qui s'assure du bon usage des sous, il gère l'argent frais.

Changement a priori la réunion ne se fera pas le 9 septembre mais le 1er où le 8 septembre

Ordre du jour

Élection trésorier
présentation des status asso de fait
présentation planning 2017/2018
débat d'idées sur les actions à faire

Je créerais un poste indépendant quand tout sera fixé.

il faut pas oublié qu il y aura le gouté de rentré du club
la réunion de rentré du club
il faudra bien choisir les date pour ne pas faire fuir les gens de passage a la rentrée^^

Entièrement d'accord

Bien, les dates pour la réunion sont encore en discussion et loin d'être validées. 

Avec mes excuses, je vous prie de ne pas tenir compte des messages précédents. 

Dès que les choses seront plus stables, je ne manquerais pas de le diffuser et voir si cela convient à tout le monde.