compte rendu réunion 09 juin 2017

Réunion du  03 juin 2016
Présents :
-Alex                      -   Hugo                                  -   Manu                      -   Sarah
-Alexis                    -   Kévin                                  -   Mélissa                   -   Simon
-Cédric                   -   Livio                                   -   Nanash                   -   Solène
-Fanfan                  -   Lorène                    -   Raph                                  -   Valérian
-Flo                        -   Loutre                     -   Rioni                                   -   Zoubi




Ordre du jour :


1)Un point sur les questionnaires
2)Un tour de table afin que chacun puisse évoquer son ressenti (points positifs, points à améliorer, éventuellement mentionner des pistes ou solutions sans les approfondir)
3)Faire un point chiffre (nombre d’entrées en détails, recette, dépenses, résultat …)
4)Prendre une décision concernant l’année prochaine. Retentons-nous l’expérience ?


Avant tout, Merci à toutes les personnes qui ont pu participer à ce débriefing.


MERCI ET BRAVO également à tous ceux qui ont permis que cet évènement puisse se faire ! Bravo à tous les pôles ainsi que les bénévoles qui se sont impliqués et investis dans ce projet.

Pour en revenir à la réunion voici ce qui a été dit.
Concernant les questionnaires, les résultats doivent être nuancés. En effet, 21 questionnaires ont été remis. Les résultats sont plutôt satisfaisants.

J’ai apprécié :					Non répondu
La salle	11	8	2
La propreté	17	3	1
Les activités	17	4
Les animateurs	14	7
Les repas	4	9	3		5
Le prix d’entrée	9	6	2		4
Le prix des repas	7	5	4		5
Année prochaine	16	4			1

Comment avez-vous connu notre évènement ?
           12 personnes ont évoqués du bouche à oreille ou de la publicité de la part de phénixiens
           5 personnes ont connu l’évènement par Facebook, ou des affiches dans Cahors.

Concernant les suggestions :
3 personnes mettent en avant l’idée des goodies à l’effigie du phénix.
3 personnes soulèvent le problème du bruit que ce soit en partie ou le matin lorsqu’ils dorment.
3 personnes ont pointé du doigt un coin dodo trop petit.
3 personnes ont évoqué les repas (varier les menus)
2 demandent qu’il y ait un petit déjeuner de prévu.

Enfin, il a été souligné également des chaises inconfortables (1 voix) et l’organisation de bi ou tri table (1 voix).




Nous précisons que les nouvelles pistes de travail n’ont en aucun cas été validées mais seront discutées au cours des prochaines réunions.




Poles
Le pole accueil :
Les points positifs:
-Le positionnement de l’accueil, sa déco ainsi que le balisage du parcours d’entrée ont été appréciés.
-Le costume permettait une bonne immersion.
-Des informations claires données.

Les points à améliorer :
-Le décompte des participants est important. Il serait idéal de connaitre ce nombre en temps réel.
-Le nombre de bracelets étaient insuffisant.
-Les bénévoles n’étant pas du club ou nouveaux arrivants ne savaient pas toujours quoi dire pour présenter l’évènement et le club.
-Au vue des augmentations tarifaires, nous sommes devenus l’un des évènements les plus chers du Sud Ouest.  

Nouvelles pistes de travail :
-Prévoir une feuille à l’accueil afin de noter les visiteurs à leur passage.
-Prévoir plus de bracelets.
-Préparer une fiche récapitulative afin de présenter le discours à tenir.
-Préparer un tableau récapitulant les prix pratiqués
-Prévoir un plus grand nombre de bénévole sur ce pole
-Revoir les prix
-Badge d’accès au lieu de bracelets.



Le pôle communication :
Les points positifs:
-Une couverture médiatique intéressante notamment la conférence de presse. La dépêche s’est également déplacée sur notre convention ainsi que media 46.  
-Des invités présents en grand nombre
-Des articles de presse ont été faits (cf sur le drive)
-Les teasers ont été une très bonne idée.


Les points à améliorer :
-Relation avec la MJC. Fanfan se propose de faire ce lien important étant vice président. Il est évoqué également l’intérêt de participer au montage du dossier de subventions afin de maitriser tous les tenants et aboutissants.
-Certaines extérieurs ont regretté qu’il n’y ait pas de signalétiques sur la route et/ou aux alentours.
-Les affiches placées n’étaient pas à la bonne taille et selon certains manquaient de clarté.
-Le pole Magic n’a pas bénéficié de publicité n’ayant aucune information donnée par la boutique.
-Les partenariats avec les hôtels ont été difficiles.
-Les communications sur les réseaux sociaux auraient pu être optimisées.



Nouvelles pistes de travail :
-Faire appel à la radio
-Prévoir que l’affichage se fasse plus tôt
-Faire l’inventaire des lieux (abri bus) disponibles afin de les réserver le plus tôt possible. Nous pouvons demander à ce que les affiches soient placées 3 semaines avant l’évènement.
-Créer des panneaux
-Placer de la publicité sur les ronds-points
-Relire et vérifier les supports avant impression.
-Les affiches pourront être réalisées par St Etienne ou Hugo ou Rioni
-Les partenariats avec les hôtels valent-ils le coup ?
-Utiliser les réseaux sociaux pour partager notre évènement et ce qui s’y passe.




Le pôle cuisine / bar :
Les points positifs:
-Les crêpes ont très bien marchées.
-Le service avec le chariot a été apprécié.
Les points à améliorer :
-Certains joueurs peuvent être dérangés par le fait de voir des bénévoles manger à proximité un repas différent du sien.
-Aucun lieu n’était prévu pour pouvoir manger. Les joueurs ne savaient pas vraiment où s’asseoir. Le JDS a été alors envahi durant les repas.
-Certains joueurs souhaiteraient un menu plus diversifié.
-Afin de ne pas créer de grands décalage en temps, ni surcharger la cuisine, une personne dédiée au repas des bénévoles serait idéale.
-La qualité du service et sa rapidité sont à optimiser
-Le bar était parfois inaccessible.
-Les commandes étaient parfois annoncées de façon ostentatoire. Cela a pu gêner.
-La cuisine est un pôle difficile.
-Les joueurs n’avaient pas toujours notion des horaires d’ouverture et fermeture du bar/cuisine
-La taille des éco cup n’est peut-être pas adapté au visiteur lambda.


Nouvelles pistes de travail :
-Définir un lieu où les bénévoles pourraient se restaurer à l’abri des regards.
-Définir un lieu où les joueurs pourront s’asseoir pour manger.
-Diversifier la carte (salade ? pâtes ? ventrèches ? boissons plus originales ? Cocktails ? Boissons locales ? ...)
-Prévoir des petits déjeuners.
-Revoir la gestion des repas bénévoles (conserve-t-on cette différence ? une personne doit-elle être dédiée à cela ? Les horaires ?)
-Définir une procédure pour une prise de commande efficace ainsi qu’une communication pratique entre bar et cuisine.
-Trouver une nouvelle disposition afin que les gens ne restent pas cacher derrière d’autres.
-Réfléchir à la manière de prévenir que la commande est prête.
-Prévoir une seconde personne dédiée aux crêpes.
-Faire une liste du matériel à prendre pour éviter les oublis.
-Agrandir la cuisine (Barnum plus grand ?)
-Ne pas surcharger la cuisine, seules les bénévoles cuisines doivent y être
-Prévoir un roulement sur les postes et un nombre de bénévoles suffisants.
-Prévoir plus de matériels (bouilloire ? théière plus grosse ?)
-Annoncer les fermetures de la cuisine
-Afficher les horaires bar/cuisine
-Créer une carte consommation
-Revoir notre taille d’éco cup

Le pôle JDR et Murder :
Les points positifs :
-De nombreuses tables.
-Une murder qui a bien tournée

Les points à améliorer :
-Les tables d’initiation n’ont pas été mises en avant et ont parfois manqué.
-Au vue du prix pratiqué, les joueurs auraient aimé trouver des encas sur la table

Nouvelles pistes de travail :
-Un bénévole de plus sera à prévoir (4 en tout)
-Prévoir des tables d’initiation et les promouvoir.
-Coordonner les repas et le service avec les parties.
-Dissocier le JDR et la murder en 2 pôles différents.
-Faire plus d’une murder sur le week end.
-Prévoir un cake et un pichet de sirop sur chaque table à chaque début de ronde.


Le pôle Wargame :
Les points positifs :
-Un agenda fourni (démos, sculpture, peinture, tournoi) qui a bien marché
-Des lieux bien indiqués permettant un visuel clair.
-Un stand peinture qui a attiré et qui était complet.
-Une présentation des figurines en exposition qui a suscité de la curiosité.
-Des cartes de visite rentabilisées.

Les points à améliorer :
-Les horaires n’ont pas été totalement communiqués à tous les pôles.
-Le tournoi a duré un jour
-La gestion des enfants de moins de 10 ans a parfois été difficile
-Certains joueurs ont souhaité faire une partie d’initiation le vendredi soir.
-L’installation a été tardive.

Nouvelles pistes de travail :
-Communiquer les informations aux autres pôles (afin de se coordonner avec le bar)
-Prévoir un tournoi sur 2 jours.
-Rééditer des cartes de visite.
-Réadapter les jeux pour les moins de 10 ans ou le stipuler.
-Prévoir d’ouvrir le pole dès le vendredi
-Faire une liste de matériels à prendre afin que n’importe qui puisse aller le chercher.


Le pôle JDS :
Les points positifs:
-La soirée Loup Garou a été un véritable succès.
-Animateurs disponibles et jeux variés.
-Des promotions de jeux et un rabatteur efficace.
-Des mises en situation par le moyen de déco qui mettent dans l’ambiance.

Les points à améliorer :
-Certaines personnes déplorent le fait de privilégier certaines activités au détriment d’autres au vue du bruit qu’elles font.
-Le vendredi soir, certains visiteurs ont souhaité jouer à des JDS. Le pole n’étant pas officiellement ouvert, la demande a été traitée sur le pouce.
-Les jeux de société n’ont pas tous été utilisés à cause de leur emplacement sous l’escalier.
-Le JDS mériterait d’avoir plus d’espace.

Nouvelles pistes de travail :
-Prévenir les joueurs afin de rappeler que nous partageons le même espace.
-Adapter les jeux en fonction des horaires.
-Proposer des soirées Loup Garou chaque soir.
-Ouvrir le JDS dès l’ouverture de l’évènement.
-Trouver des étagères pour présenter les jeux ou un autre lieu que sous les escaliers.
-Prévoir plus de tables
-Prévoir plus de jeux
-Mettre nos partenaires plus en avant notamment la Ludothèque
-Communiquer la liste de jeux à nos partenaires pour qu’ils puissent s’organiser.


Le pôle nettoyage :
Les points positifs:
-Des bénévoles engagés.
-Des tenues originales
-Un planning respecté et équilibré
-Les lieux étaient propres

Les points à améliorer :
-L’évacuation des douches se fait de façon très difficile
-Les poubelles n’étaient pas toujours visibles.
-Les bénévoles ne savaient pas toujours ce qu’ils pouvaient nettoyer dans la cuisine

Nouvelles pistes de travail :
-Trouver du matériel efficace pour l’évacuation des douches
-Prévoir plus de poubelles solides et accentuer leur signalétique.
-Faire une liste de ce qui doit être nettoyé en cuisine et de quelle manière
-Un bénévole de plus sera à prévoir (4 en tout)


Le pôle déco :
Les points positifs:
-La déco permettant de distinguer les différents espaces (tables) a été claire.
-Une déco important qui met dans l’ambiance

Les points à améliorer :
-Certaines personnes ont regretté le manque de visibilité de la salle.
-Le coin où l’on pouvait manger n’a pas été identifié.

Nouvelles pistes de travail :
-Créer une décoration extérieure.
-Créer une décoration du lieu où l’on mange


GN :
Les points positifs :
-Les visiteurs ont été plutôt intéressés et satisfaits. Les explications associées à la pratique ont eu l’effet escompté.
-Les protections ont permis une immersion totale.
Les points à améliorer :
-Les combats médiévaux étaient mal indiqués et mal insérés dans le fonctionnement général de l’évent.
-Un pôle long à mettre en place et trop court.
-Les protections n’étaient pas changées d’un joueur à un autre après utilisation.
-Les protections n’étaient pas forcément à la bonne taille du joueur.
-Une programmation inexistante qui aurait pu attirer.

Nouvelles pistes de travail :
-Définir des règles de sécurité et être intransigeant pour éviter les accidents
-Un agencement du lieu différent (plus d’espace et non encombré)
-Trouver un moyen de nettoyer le matériel avant toute utilisation (aérosol ?)
-Plus de matériels, protections.
-Etablir un planning afin de s’accorder des temps de pause et de pouvoir programmer des démos et les annoncer.
-Plus de bénévoles pour ce pôle pour favoriser un roulement.  


Bénévoles :
Les points positifs:
-La tenue des bénévoles est un bon point. Ils sont visibles et l’originalité des tenues (costumes et tenue nettoyage) a été notée. Cependant, il faut penser à retirer la tenue lors des temps de pause et en cas de changement de poste.
-Une SSIAP efficace et présente

Les points à améliorer :
-Les disponibilités de chacun ont été difficiles à connaitre.
-Une supervision des bénévoles parfois pas assez claire.
-Une tension entre les bénévoles a été ressentie. Mais des efforts individuels ont tout de même été constatés.
-La communication n’a pas toujours été notre fort.
-Certains pôles ont dû interrompre leur activité afin d’en épauler une autre.

Nouvelles pistes de travail :
-Etablir un planning des bénévoles durant l’installation, sur l’évènement et pour le rangement sera à prévoir et ce bien avant l’évènement.
-Etablir une liste des bénévoles.  
-Une mission précise pourrait être formulée pour les bénévoles extérieurs au club et un seul interlocuteur pourrait être proposé.  
-Faire attention à notre manière de nous exprimer.
-Définir son besoin en bénévole et recruter le nombre suffisant avant l’évènement.
-Trouver des costumes pour les bénévoles en fonction du poste occupé.
-Une nouvelle proposition d’organisation a été présentée : l’idée serait de faire appel à un salarié de la MJC (voté par les membres de la MJC) afin de garantir la neutralité et de ne pas ajouter d’affect dans la gestion de la convention. Un autre argument mis en avant est de dire que cette personne étant extérieure, si cela ne convient pas, elle est facilement remplaçable si la convention n’a pas bien tournée.
-Si nous conservons notre mode de fonctionnement, au vue des désistements signalés, les pôles devront peut être être revus et/ou réorganisés.
-Parvenir à faire cet évènement avec plaisir et retrouver l’idée d’ensemble.


Local et matériel :
Les points positifs :
-L’installation a été efficace et rapide.
-Le rangement du matériel a été fait de manière pratique et ordonnée. Pas de pertes.

Les points à améliorer :
-Le coin dodo, trop petit, n’a pu accueillir tous nos joueurs durant l’évènement.
-Une température très basse la nuit dans la salle et au coin dodo.
-Le matériel et local ont parfois été récupérés dans des états déplorables (sales) notamment la chambre froide et le congélateur.
-De nombreux visiteurs ont demandé des goodies ou petits objets à l’effigie du phénix.
-La trousse de secours a parfois manqué

Nouvelles pistes de travail :
-Changer de lieu (salle des fêtes ? Salle dans Cahors ? Parc des Expos ? Camping ? Collège/lycée ? Auzol?)
-Revoir l’agencement de la salle
-Convenir d’un partenariat afin de disposer d’une salle de concert des Docks pour y faire notre coin dodo.
-Retirer le coin dodo.
-Demander à bénéficier du chauffage au cas où.
-Prévoir nettoyage de la chambre froide et congélateur.
-Prévoir des goodies
-Prévoir une trousse de secours qui restera sur place

Point chiffre :
95 entrées JDR
18 joueurs de Blood Bowl qui ont payé leur tournoi
25 participants à la soirée Loup Garou
262 visiteurs
12 VIP
416 entrées  = 385 entrées + 31 scolaires.
Je ne préfère pas entrer dans les détails sur le forum concernant le financier. Cependant, nous constatons un bénéfice.




A l'issue de la réunion, un bon nombre de personnes était prêt à repartir dans l'aventure.






Travail à faire à la maison :
-Réfléchir à l’investissement que chacun souhaite fournir dans le prochain évènement.







Les prochaines réunions
Convention : ouverte à tous et toutes et se déroulera le samedi 08 juillet 2017 à 20 h 30.

Bilan fin d’année du club du phénix : se déroulera le samedi 15 juillet 2017 à 20h30.

Rencontre avec les permanents de la MJC : Non défini



PS : Merci à tous et encore Bravo

j'espère n'avoir rien oublié

Merci Non. MERCI pour le compte-rendu. 
Clair et précis à la fois. Que du bonheur. 

Par contre, je n'arrive pas à savoir comment tu obtiens 385 entrées à partir des chiffres précédents. 
Si Alex passe par là et qu'il peut éclairer ma lanterne...

Autre point: pour la réunion du 15 juillet, j'aimerais que les animateurs JDS, JDR se soient concertés (chacun de leur côté) pour réfléchir à une ligne directrice (en gros: ce qu'ils souhaitent faire en terme d'animation pour l'année 2017-2018).

Merci beaucoup pour ce compte-rendu ! Je pense néanmoins qu'il y a eu un petit souci technique (size=37 apparait un peu partout).

Oui je sais pas pourquoi. Initialement ça n'apparaissait pas. Puis j'ai ajouter un truc en faisans éditer et depuis c'est ainsi

Pour répondre à alexis. Les 385 sont composé des 95 jdr +16 bb (et non 18) + 262 visiteurs + 12 vip. Il est vrai que ce chiffre est biaisé du fait de compter les Vip. Les joueurs de loup garou et lot of games sont déjà compté dans les catégories au dessus. J'espère t'avoir éclairé.

Ok. Les 2 gars qui ont payé 10€ lors du tournoi sont comptés comme JDR. 

Merci pour les expliquements!