Compte rendu Réunion 1 avril 2017

Réunion du  1 avril 2017
Présents :
-          Nanash
-          Flo
-          Stéphane
-          Alexis
-          Cédric
-          Kévin
-          Simon
-          Valérian
-          Rioni
-          Tutu (Yohan)
-          Manu
-          Hugo
-          Sarah
-          Alex
-          Kévin
-          Solene
Excusé :
-          Raph
 
 
Ordre du jour : L’ordre du jour faisait l’objet d’un poste indépendant. Il est trouvable sur le forum  dans « Organisation d’évènements » et le nom du sujet « Ordre du jour Réunion  01/04/2017 » en sous-titre Ordre du jour.
 
La réunion a pu ensuite débuter en abordant point par point l’ordre du jour.
 
 
Le rétro planning est-il actualisé ?
Tous les pôles ont modifié ce qu’il y avait à modifier. Le rétro planning est donc à jour pour cette année. Merci à tous.
 
La liste des jeux pour la session  « Lot of Game » a-t-elle était faite ? (Rioni) Est-ce « Lot of Game » ou « Cahors Game Night » ? Cette liste est-elle en ligne ?
Une pré liste a été établie. Cependant, cette dernière peut évoluer jusqu’au dernier moment. Le nom choisi est Lot of Game (il n’y a pas de soucis pour utiliser cette appellation. Au vue du caractère évolutif de la liste, elle va être mise en ligne dès maintenant et sera modifiée à chaque changement.
Est-il possible de se préinscrire sur la soirée JDS et la soirée loup garou sur notre site ?
Le module a été créé pour cela mais n’est pas encore actif sur notre site. Cédric attend les confirmations des différents pôles concernés.
 
Avons-nous des retours des prises de contacts ? :
-          Les commerçants de Cahors (Cédric et Manu) 
A ce jour, nous n’avons pas prospecté de nouveaux commerçants. Mais des relances ont été faites pour les autres. Aucune réponse supplémentaire.
-          Sponsors, partenaires etc pour les lots  (Manu) 
Quelques réponses positives ont encore été reçues. Nous attendons encore des retours. Le week end prochain, Cédric et Manu iront démarcher les boutiques de Toulouse.
Le pole Wargame nous a informés que leurs lots seront confectionnés par Loutre afin de proposer aux joueurs un lot unique made in Phénix.
-           Les hotels (Manu)
Aucune réponse. Cédric a proposé qu’un membre du Phénix aille se présenter physiquement afin d’avoir plus de poids. Solène s’est proposée.
-          Brice et Yohan Tussac (Rioni) afin de connaitre leurs horaires exacts de présence sur l’évènement
N’y ayant pas réfléchi, ils n’ont pu nous répondre le jour de la réunion. Nous attendons leurs réponses sous 15 jours.
-          Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
Le club d’Anglars Juillac fait partie de nos partenaires. Un animateur et des jeux seront à notre disposition sur le week end. Le club de Figeac n’a donné aucune réponse.
-          Ludothèque (Rioni)
La ludothèque sera présente la journée du samedi. Mélissa amènera quelques jeux.
-          Editeurs et sponsors JDS (Rioni) à relancer pour avoir des confirmations écrites et précises
Des partenariats ont été confirmés et de nouveaux annoncés (Asmodée, Edge). D’autres n’ont donné aucune nouvelle (Sans Détour).
-          Association Ciné + pour affiches (Solène)
Environ 25 affiches de films ont été récupérées par cette association. Certaines sont prêtées mais beaucoup sont données.
 
Combien avons-nous de boutiques et VIP présents sur l’évènement ? Qui sont-ils ? Combien reste-t-il de places disponibles ?
N’ayant pu y travailler sur la semaine. Les personnes concernées vont se retrouver rapidement pour faire un point et l’annoncer sur le forum.
 
Les textes ont-ils tous été transmis à Cédric et mis en ligne ? (JDS, Loup Garou, Figurine…)
Les textes ont bien été transmis et mis en ligne.
 
Les commandes ont-elles été passées ? Réceptionnées ? (Dés, Eco cup, bracelet, trophées)
Commandées : T shirt 40 commandés par le service jeunesse.
Réceptionnées : Dés, Eco Cup, Bracelets
Concernant les trophées, la responsabilité a été transférée à Romain.
 
La liste des lots a-t-elle pu être établie ?
Elle a bien été établie. La liste des lots est disponible sur le drive.
 
Le questionnaire de satisfaction a-t-il été validé ?
Le questionnaire mis en avant dans le poste dédié à cela a été validé par tous.
Son impression en 100 exemplaires sera à la charge de Mr Fred DELMAS.
200 flyers seront également imprimés par ce dernier ainsi que 300 dyptiques.
Concernant les affiches, les formats abris bus seront financés par la mairie.
Fred prendra en charge 5 affiches formats A3 de l’affiche gagnante, ainsi que les prototypes en formats A4 (environ 20 affiches).
Pour notre communication, nous imprimerons nous même l’affiche gagnante en format A4 pour afficher chez les commerçants et aux endroits stratégiques.
 
Où en est le projet avec les graffeurs ? Et la déco en général ?
Les graffeurs se chargent de nous graffer deux phénix que nous pourront mettre à l’entrée ainsi que trois panneaux libres mais en relation avec le thème Showtime que nous disposerons sur le balcon.
Concernant la déco en général, le pole a bien avancé. Nous passons au fignolage, montage, vérification.
 
Combien nous manque-t-il encore de bénévoles ? La liste d’inscription est-elle efficace ?
Lilian s’est proposé en bénévole au bar. Excepté lui, aucune réponse officielle n’a été donnée ou divulguée. Afin de savoir qui est contacté et leur réponse, nous allons créer un fichier sur le drive où les bénévoles seront notés pour faciliter le suivi.
L’affiche proposée précédemment n’a pas connu le succès espéré et a été retirée.
 
Les annonces ont-elles été faites à la soirée Loup Garou ?
Oui, elles seront également faites en avril.
 
Où en est le projet de l’animation extérieure ?
Au vue du manque de visibilité (lieu proposé), nous préférons ne pas tenter l’expérience.
 
Les affiches pour le bar indiquant les tarifs ont – elles été réalisées ou réfléchies ?
Elles ont été réfléchies et validées par le pole Bar et cuisine. Les tarifs sont à vérifier.
 
Les plannings de chaque pole durant l’évènement ont-ils été faits ?
Non, chaque pole doit l’établir !
 
Le tournoi Blood Bowl est-il fixé définitivement ? Participants et tarifs ?
Oui. Le tarif est de 5€ pour le tournoi. Environ 20 joueurs max. Le tarif est de 10€ pour tout le week end. Tout est affiché sur le site.
 
Antenne d’Oc et Web TV ont-ils été contacté (Flo)
Antenne d’Oc ne sera pas contacté. Web TV n’a pas encore été contacté. Il faut le faire !
 
Point rapide sur la murder
Elle avance et sera prête dans les temps.
 
Communication : des nouvelles de la Classe Hugo ?
Les affiches ont bien été transmises. Nous avons voté comme convenu. Un retour a été fait à la classe avec notre choix et notre proposition d’afficher tout de même tous les travaux. L’affiche finale a été réceptionnée mais doit subir quelques corrections ainsi que l’ajout des sponsors avant d’être imprimée. Mi-avril les impressions devraient être lancées.
 
La nouvelle organisation avec les points toutes les semaines a-t-elle été respectée ?
Parfaitement et cela convient à chacun. Nous continuons ainsi.
 
Point à faire sur
-          Le SSIAP : avons-nous planifié une solution ?
L’amie de Jonathan Molina a accepté de travailler avec nous et sera notre SSIAP.
 
-          Le conventionnement : avons-nous eu un retour de la mairie ?
La salle est réservée. Concernant son financement, nous n’avons pas de réponse définitive (Mairie,  MJC ou Service Jeunesse). Mais nous assurons que l’évènement se déroulera.
 
 
Travail à la maison :
-          Liste des jeux pour la session  « Lot of Game » à actualiser au besoin
-          Activer le module sur le site afin que l’on puisse se préinscrire à la soirée JDS et loup garou
-          Différentes relances de contacts doivent être réalisées
o   Les commerçants de Cahors (Cédric et Manu)
o   Sponsors, partenaires etc pour les lots  (Manu)
o   Les hotels (Solène)
o   Brice et Yohan Tussac pour leurs horaires exacts de présence sur l’évènement
o   Club de jeu de Figeac ? (Rioni)
o   Editeurs et sponsors JDS (Rioni) à relancer pour avoir des confirmations écrites et précises
-          Donner les informations sur les partenaires à Cédric afin qu’il puisse les mettre en ligne sur le site.
-          Faire un point sur les VIP présents (Qui ? Quoi ? Combien ?)  et sur les places restantes.
-          Commande trophées
-          Liste des bénévoles à remplir
-          Trouver de nouveaux bénévoles
-          Imprimer affiches cuisine
-          Prochaine soirée Loup Garou faire un appel général et annoncer le changement pour le mois de mai
-          Chaque pole doit faire son planning
-          Contacter Web TV (Flo)
-          Faire des points réguliers par mail, sms, appels, voix, écrits etc… à Flo ou Solène afin de connaitre l’avancement de chaque pole dans ses différents travaux.


 

Voilà, je crois que j’ai fait le tour de ce qui s’est dit.  

Il n’y aura pas de prochaine réunion sauf demande particulière.
 
Bisous à tous
 
PS : Merci à tous d’avoir été présents et d’avoir participé cette réunion.

Nous rappelons qu’en cas de surcharge de travail, les autres pôles ou personnes peuvent soutenir. Vous n’êtes pas seul(e) ! ^^

Concernant la liste des bénévoles, j'ai débuté un fichier sur le drive. Cédric et Manu, il faudrait voir en terme de partage. Flo, il faudrait voir le contenu.

merci pour les infos et résumés !

J en est pas parlé lors de la réunion, mais si vous voulez je peut me.chargée de réaliser les affiches pour le bar.

Il s'agit d'affiches sobres avec le nom des sandwichs, ingrédients, prix. 
Sarah a établi avec Raph ce qui devait y être écrit. il faudra voir avec eux.

Si je ne me trompe pas on a dit que les flyers ne passerai pas par le service jeunesse mais par le site internet que ced et Manu connaisse pour gagner en temps et en efficacité.

Bon bah je me suis planté mais le on si on passe par Fred c'est que les flyers risque de pas être là à temps

Bah je sais pas quoi te dire  faut voir avec cedric, manu et flo

Pour les VIP, vous pouvez rajouter Jérome "Whispe" Labadie. Il m'a confirmé qu'il serait là le W-E.

Quand on a évoqué le site, tu as refusé parce que ce n'était pas gratuit. On fait quoi du coup ? Ce n'est toujours pas gratuit...

Pour quand est-ce​ qu'on les veux les flyers ?

Pour début mai.

La en gros ce qu'on attend c'est le visuel final pour aller à duplication minute faire un devis global en négociant les prix si ça rentre dans l'enveloppe on les fait avec Fred sinon nous même, du coup il nous faut les visuels de tout ce qu'on veux faire imprimer ( affiches, flyers, dyptique, enquête de satisfaction, etc...) Quand on aura tout ça on ira à duplication minute pour faire le devis et la je pourrais vous répondre.

Ok, on aura le visuel final dans 15 jours.

Akadoc a écrit:Pour les VIP, vous pouvez rajouter Jérome "Whispe" Labadie. Il m'a confirmé qu'il serait là le W-E.

Hell Yeaaaah!