Compte rendu Réunion 3 mars 2017
5 participants
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Compte rendu Réunion 3 mars 2017
Réunion du 3 mars 2017
Présents :
- Rioni
- Cédric
- Manu
- Raph
- Solene
- Flo
- Sarah
- Alex
- Simon
- Alexis
- Nanash
- Loutre
- Yan
- Kévin
Ordre du jour : L’ordre du jour faisait l’objet d’un poste indépendant. Il est trouvable sur le forum dans « Organisation d’évènements » et le nom du sujet « Ordre du jour Réunion 03/03/2017 » en sous-titre Ordre du jour.
La réunion a pu ensuite débuter en abordant point par point l’ordre du jour.
1 ) Les devoirs
Le rétro planning est-il actualisé ?
Pas totalement ! Il faut impérativement actualiser ce rétro planning ! Cela nous permettra de voir le suivi de chaque pole et des différents travaux.
La liste des jeux pour la session « Hardcore game » a-t-elle était faite ? (Rioni)
Le nom « Hardcore game » n’était pas adapté. « Cahors Game Night » a été proposé. Une seconde proposition sera à étudier éventuellement pour l’année prochaine. Après le « Lot of saveurs », Lot of jeux ou lot of game … Mais il faut se renseigner si nous pouvons disposer de ce « Lot of » sans soucis.
Une première sélection de jeux a été établie. Un scénario en adéquation avec le thème est en cours de réalisation pour le jeu Zombicide. Cette liste sera diffusée sur le forum d’ici 15 jours.
Avons-nous des retours des prises de contacts ? :
- Brice TUSSAC par Rioni ?
Contacté par plusieurs de nos membres, il est d’accord pour faire partie de l’aventure aussi bien du côté animateur JDS que de la soirée Loup Garou, tout comme son frère Yohan. Rioni doit les recontacter afin de connaitre les tranches horaires exactes sur leurs présences respectives. Le retour sera fait auprès de Flo.
- Editeurs et sponsors JDS (Rioni)
De nombreuses personnes ont été contactées. Asmodée a donné un accord de principe pour nous fournir des lots, de la déco et des animateurs. Une confirmation sera réceptionnée sous peu.
Sans détour propose de dépêcher un commercial sur notre événement qui fournirait de nombreux lots. Mais il demande à être défrayé. Ce partenariat est donc à approfondir.
D’autres personnes n’ont pas encore donné de réponses officielles. Nous sommes en attente notamment pour Ravage, le créateur de Fury, jeu de figurines ou encore le festival de Toulon. Des Goodies ont également été donnés.
Cependant il est nécessaire de préciser que la salle n’est pas extensible. Il est possible qu’il faille faire des choix de partenariats. Les pôles en question devront alors se rapprocher de la logistique afin de connaitre la place encore disponible et faire les choix nécessaires au besoin.
- Commerçants Cahors (Manu)
L’association des commerçants évoquée à la précédente réunion ne souhaite pas travailler avec nous. En effet, il s’agit d’une association de commerçants et exclusivement commerçants. Cependant, nous pourrons afficher des flyers ou affiches dans leurs boutiques.
Cédric et Manu sont allés encore plus loin et sont partis à la rencontre des différents commerçants de Cahors ainsi que de grandes enseignes. 7 ont donné un retour positif et souhaitent passer un partenariat avec nous. Contre 50€, nous insérons leur logo dans nos différents supports de communication. Des relances seront faites régulièrement afin de connaitre rapidement la réponse des autres commerçants.
- Donateurs sponsors (pour les lots)
Certains lots sont déjà acquis notamment de la part des 12 singes, de Calligramme ou encore de la fée du thé. Des éditeurs seront aussi des nôtres (Ekho d’une vie), d’autres potentiels (Batronoban, Stella Nova …). Nous continuons les échanges. De plus, les affiches seront imprimées la première quinzaine d’avril et donc non retouchables.
- Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
Le club de jeu de Figeac n’a pas encore été contacté et nous attendons un retour de l’association « Le Bilboquet » à Anglars Juillac.
- La chartreuse (Manu)
Ce partenariat n’est plus effectif. Au vue de cette information, le pôle communication a contacté les différents hôtels de Cahors afin de trouver une solution. Nous attendons les réponses.
- Association ABC Cahors pour d’éventuelles affiches (Solène)
Le contact a été pris. Ils possèdent pas mal d’affiches et sont prêts à nous les prêter voir même donner. Nous avons rendez-vous le samedi 18 mars afin de voir les affiches et les récupérer. D’autres prises de contacts ont été faites auprès du Cap cinéma de Montauban et du cinéma de Prayssac. Nous attendons les réponses.
- Ludothèque (Rioni)
Un rendez-vous a été pris pour la semaine prochaine afin de clarifier le partenariat.
Comment s’est passé le festival du jeu ainsi que les prises de contacts ?
Le festival s’est très bien passé. Les contacts ont été pris en grand quantité, nous attendons les réponses.
Où en est le site et sa mise en ligne ? La soirée Loup Garou a-t-elle été annoncée ?
Le site est en ligne. Cependant, toutes les annonces n’ont pas forcément été postées. Il est nécessaire de communiquer à Cédric les différents textes afin qu’il puisse les diffuser. La soirée Loup garou n’est pas encore annoncée mais le sera prochainement et coutera 2€ aux participants.
Les commandes ont-elles été passées ? Réceptionnées ? (T shirt, dés, Eco cup, bracelet, trophées)
T shirt : à ce jour, ils n’ont pas été commandés pour une question de budget.
Dés : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Eco cup : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Bracelets : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Trophées : Commande non passée pour le moment
La liste des lots a-t-elle pu être établie ?
Elle n’a pu être établie par manque d’informations. Cela rectifié, elle doit être réalisée.
Où en est le questionnaire ?
Une ébauche a été faite. 3 versions. Afin d’éviter de surcharger la réunion, ce questionnaire fera l’objet d’un poste prochainement.
Où en est le projet avec les graffeurs ? et la déco en général ?
La déco avance plutôt bien et vite. Les décorations de la murder et du JDS sont encore à réaliser.
Concernant les graffeurs, nous sommes en attente de réponse. Au vue des délais, nous préférons laisser au pôle Déco la réalisation des panneaux indiquant les différents espaces.
Une banderole était à l’étude, qu’en est-il ?
Au vue du budget dont nous disposons, cette idée ne se concrétisera pas cette année.
Combien nous manque-t-il encore de bénévoles ?
A ce jour, nous avons réussi à recruter quelques bénévoles mais il nous en manque encore pas mal. La recherche est maintenue. Une feuille d’inscription est à disposition à l’accueil de la MJC et/ou dans la salle dont nous disposons à la MJC. N’hésitez pas à en parler autour de vous.
Les annonces ont-elles été faites à la soirée Loup Garou ?
Les annonces ont bien été faites et nous ont permis de rencontrer 3 futurs bénévoles. Nous les ferons à toutes les soirées loup garou jusqu’à l’évènement.
Où en sont les propositions qui devaient être creusées (animation extérieure et escape room) ?
A ce jour, l’escape room ne se fera pas par manque de bénévoles.
L’activité extérieure a été présentée et a rencontré des avis mitigés. Cette activité consisterait à de la démonstration de GN ainsi qu’à faire participer les visiteurs. Elle se déroulerait derrière la salle (dans l’espace extérieur à côté de la salle de la murder). Nous devons tout de même vérifier la faisabilité en termes d’assurance.
Où en est la murder ? Date de test ?
L’écriture avance. Une date de test pourrait être fixée deux semaines avant l’évènement, pas avant.
Communication : des nouvelles de la Classe Hugo ?
Ils ont fini la phase de prémaquette et sont en train de réaliser la maquette sur Adobe. Nous aurons les propositions d’ici une semaine ou deux. Ils nous fournissent un format retouchable.
La communication sur les réseaux sociaux est-elle lancée ?
Oui. A nous aussi de la faire vivre et surtout de la partager.
Qu’ont choisi de faire Sarah et Raph ? (ambiance pour le bar et nom sandwich)
L’ambiance prohibition est validée tout comme les noms des sandwichs. Il est à la charge de ces pôles de réaliser des affichettes afin de signaler les produits proposés et leurs prix.
2 ) Les questions :
Où en sont les différents plannings horaires des différents pôles ?
Ces plannings sont à faire. Ils permettront aux bénévoles de s’inscrire et de savoir exactement pour combien de temps ils s’engagent.
Le Pole Wargame a-t-il des horaires spécifiques du fait de ses tournois?
Le tournoi BloodBowl se fera de 9h30 à 19h la journée du samedi.
Un tarif spécial sera attribué à ce tournoi.
Il était question l’année dernière de créer un animateur volant à l’accueil qui devait présenter le lieu et les activités ? Cela sera-t-il fait ?
Oui et non, il n’y aura pas de poste créé. Cependant, les bénévoles qui seront à l’accueil se chargeront de cet aspect.
Que faisons-nous pour la déco ? Des kakémonos suspendus ? De grandes affiches taille abri bus ?
Pour les alcôves, des grandes affiches réalisées par nos soins seront accrochées sur les panneaux à l’entrée de chaque alcôve afin de donner une idée sur le thème décliné à l’intérieur. A l’intérieur, 5 affiches de cinéma ou images en accord avec le thème seront exposées accompagnées par de petits accessoires.
Les kakémonos ne sont pas utiles.
Les diptyques du Welcome packs sont-ils à refaire ? Par qui ?
Ils sont bien entendus à actualiser. La classe d’Hugo a cette responsabilité.
Pensez-vous qu’il soit judicieux de contacter Antenne D’oc pour notre publicité ? (interview, annonce ?)
Cela serait effectivement intéressant cependant, au vue du temps dont nous disposons, cela parait compromis.
Web TV a-t-elle été contacté afin de savoir s’ils peuvent couvrir l'événement et de quelle manière ?
Cela n’a pas encore été fait.
Nous avions évoqué l’année dernière la vente de crêpes. Où en est le projet ? Qui les fait (pâtes ? cuisson ?) ? A quel prix on les vend ? Comment organise-t-on la vente ? (est-ce nous qui tartinons les crêpes ? mettons-nous à disposition les différents pots ?)
Le projet est toujours d’actualité. La réalisation de ces crêpes est à la charge de la cuisine et bar. Elles seront vendues à 1€ et nous tartinerons les crêpes.
Les chefs de pôles peuvent être contactés par les moyens suivants :
Le concours de scénario :
Il sera géré par Manu et Franck
Le pole Magic :
Sera constitué de 10 à 12 tables sur le balcon. Comme le JDS, l’entrée ne sera pas payante.
Un point bilan sera réalisé sur le conventionnement de la salle, la demande de matériel, ainsi que le SSIAP...
Nous rencontrons cette année deux difficultés majeures :
La première concerne le SSIAP ( Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à la Personne).
Monsieur DELMAS nous a informé de la nécessité cette année d'avoir une personnes dédiée à la sécurité incendie. En effet, nous sommes dans l'obligation d'avoir parmi nous et ce de manière permanente sur l'événement, une personne ayant le diplôme SSIAP niveau 1 au minimum. Nous avons plusieurs pistes pouvant répondre à cette obligation. Certaines sont encore à l'étude, d'autres, trop chères, ont déjà été abandonnées. Il est nécessaire de mobiliser les contacts.
La seconde concerne la location de la salle et du matériel. A ce jour, nous n'avons aucun document écrit certifiant que nous disposons de la salle et du matériel gratuitement (gratuitement signifie que comme l'année dernière, la mairie et le service jeunesse financent la salle et le matériel). Nous sommes actuellement sur ce dossier de manière active afin de clarifier rapidement ce point et rassurer les esprits.
Au vue de ces surcouts, le pris d'entrée sera cette année de 10€.
En ce qui concerne les bénévoles, pour éviter tout abus, les chefs de pôles feront les commandes des repas pour les bénévoles qu'ils ont en charge et qui ont travaillé.
Enfin, concernant les VIP (auteurs, éditeurs, boutiques, partenaires ...) nous offrons les repas pour deux personnes par licence. Si une boutique se présente et compte 3 personnes à son stand, la 3e personne devra régler ses repas.
Organisation :
Nous proposons une évolution en terme d'organisation.
Nous conservons une réunion ouverte tous les mois.
Cependant, il est possible de faire un point avec Flo tous les samedis au besoin.
Nous conseillons fortement de faire passer régulièrement à Flo l'état d'avancement des différents travaux et/ou prises de contacts. Si Flo n'est pas disponible, vous pouvez vous adresser à Solène qui fera remonter les informations.
Quoiqu'il en soit, un point sera fait tous les samedis et les oreilles seront tirées au besoin ^^.
Nous rappelons qu'en cas de surcharge de travail, les autres pôles ou personnes peuvent soutenir. Vous n'êtes pas seul(e) ! ^^
Travail à la maison :
- Rétroplanning à actualiser
- Liste des jeux pour la session « Cahors Game Night » à transmettre à Cédric (Rioni)
- Affichage sur le site de la liste de jeux précédemment citée (Cédric)
- Créer un endroit sur le site afin que l’on puisse se préinscrire à la soirée JDS et loup garou
- Différentes relances de contacts doivent être réalisées
o Brice et Yohan Tussac (Rioni) afin de connaitre leurs horaires exacts de présence sur l’évènement
o Editeurs et sponsors JDS (Rioni) à relancer pour avoir des confirmations écrites et précises
o Les commerçants de Cahors (Cédric et Manu)
o Sponsors, partenaires etc pour les lots (Manu)
o Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
o Les hotels (Manu)
o Association ABC Cahors pour affiches (Solène)
o Ludothèque (Rioni)
- Donner les informations et textes à Cédric afin qu’il puisse les mettre en ligne sur le site.
- Faire le texte pour annoncer la soirée Loup Garou sur le site (Rioni)
- Faire le texte concernant les jeux de figurine pour le site (Alexis)
- Commande à passer : trophées (Cédric )
- Commandes à réceptionner : Dés (Cédric), Eco cup (Manu et Cédric), Bracelets (Cédric et Manu)
- Faire la liste des Lots (Manu)
- Créer un poste sur le forum pour présenter les ébauches de questionnaires de satisfaction (Solène)
- Relancer les graffeurs, afin de savoir ce qu’ils prennent en charge (Solène)
- Continuer la production des décos (Solène)
- Faire une liste d’inscription à afficher pour le recrutement des bénévoles à l’accueil de la MJC
- Trouver de nouveaux bénévoles
- Prochaine soirée Loup Garou faire un appel général et annoncer le changement pour le mois de mai
- Vérifier la faisabilité en termes d’assurance de l’animation extérieure (Rioni)
- Faire affiche pour bar avec produits et leurs prix (Sarah et Raph)
- Chaque pole doit faire son planning
- Tournoi BloodBowl : Combien de participants et quel tarif (Alexis)
- Contacter Antenne D’oc et Web TV (Flo)
- Faire des points réguliers par mail, sms, appels, voix, écrits etc… à Flo ou Solène afin de connaitre l’avancement de chaque pole dans ses différents travaux.
Voilà, je crois que j'ai fait le tour de ce qui s'est dit.
La prochaine réunion sera ouverte à tous et toutes et se déroulera le samedi 1er avril à 14 h 30. (Non ce n’est pas une blague ^^)
Bisous à tous et bon courage pour les devoirs ^^
PS : Merci à tous d’avoir été présents et d’avoir participé cette longue réunion.
Présents :
- Rioni
- Cédric
- Manu
- Raph
- Solene
- Flo
- Sarah
- Alex
- Simon
- Alexis
- Nanash
- Loutre
- Yan
- Kévin
Ordre du jour : L’ordre du jour faisait l’objet d’un poste indépendant. Il est trouvable sur le forum dans « Organisation d’évènements » et le nom du sujet « Ordre du jour Réunion 03/03/2017 » en sous-titre Ordre du jour.
La réunion a pu ensuite débuter en abordant point par point l’ordre du jour.
1 ) Les devoirs
Le rétro planning est-il actualisé ?
Pas totalement ! Il faut impérativement actualiser ce rétro planning ! Cela nous permettra de voir le suivi de chaque pole et des différents travaux.
La liste des jeux pour la session « Hardcore game » a-t-elle était faite ? (Rioni)
Le nom « Hardcore game » n’était pas adapté. « Cahors Game Night » a été proposé. Une seconde proposition sera à étudier éventuellement pour l’année prochaine. Après le « Lot of saveurs », Lot of jeux ou lot of game … Mais il faut se renseigner si nous pouvons disposer de ce « Lot of » sans soucis.
Une première sélection de jeux a été établie. Un scénario en adéquation avec le thème est en cours de réalisation pour le jeu Zombicide. Cette liste sera diffusée sur le forum d’ici 15 jours.
Avons-nous des retours des prises de contacts ? :
- Brice TUSSAC par Rioni ?
Contacté par plusieurs de nos membres, il est d’accord pour faire partie de l’aventure aussi bien du côté animateur JDS que de la soirée Loup Garou, tout comme son frère Yohan. Rioni doit les recontacter afin de connaitre les tranches horaires exactes sur leurs présences respectives. Le retour sera fait auprès de Flo.
- Editeurs et sponsors JDS (Rioni)
De nombreuses personnes ont été contactées. Asmodée a donné un accord de principe pour nous fournir des lots, de la déco et des animateurs. Une confirmation sera réceptionnée sous peu.
Sans détour propose de dépêcher un commercial sur notre événement qui fournirait de nombreux lots. Mais il demande à être défrayé. Ce partenariat est donc à approfondir.
D’autres personnes n’ont pas encore donné de réponses officielles. Nous sommes en attente notamment pour Ravage, le créateur de Fury, jeu de figurines ou encore le festival de Toulon. Des Goodies ont également été donnés.
Cependant il est nécessaire de préciser que la salle n’est pas extensible. Il est possible qu’il faille faire des choix de partenariats. Les pôles en question devront alors se rapprocher de la logistique afin de connaitre la place encore disponible et faire les choix nécessaires au besoin.
- Commerçants Cahors (Manu)
L’association des commerçants évoquée à la précédente réunion ne souhaite pas travailler avec nous. En effet, il s’agit d’une association de commerçants et exclusivement commerçants. Cependant, nous pourrons afficher des flyers ou affiches dans leurs boutiques.
Cédric et Manu sont allés encore plus loin et sont partis à la rencontre des différents commerçants de Cahors ainsi que de grandes enseignes. 7 ont donné un retour positif et souhaitent passer un partenariat avec nous. Contre 50€, nous insérons leur logo dans nos différents supports de communication. Des relances seront faites régulièrement afin de connaitre rapidement la réponse des autres commerçants.
- Donateurs sponsors (pour les lots)
Certains lots sont déjà acquis notamment de la part des 12 singes, de Calligramme ou encore de la fée du thé. Des éditeurs seront aussi des nôtres (Ekho d’une vie), d’autres potentiels (Batronoban, Stella Nova …). Nous continuons les échanges. De plus, les affiches seront imprimées la première quinzaine d’avril et donc non retouchables.
- Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
Le club de jeu de Figeac n’a pas encore été contacté et nous attendons un retour de l’association « Le Bilboquet » à Anglars Juillac.
- La chartreuse (Manu)
Ce partenariat n’est plus effectif. Au vue de cette information, le pôle communication a contacté les différents hôtels de Cahors afin de trouver une solution. Nous attendons les réponses.
- Association ABC Cahors pour d’éventuelles affiches (Solène)
Le contact a été pris. Ils possèdent pas mal d’affiches et sont prêts à nous les prêter voir même donner. Nous avons rendez-vous le samedi 18 mars afin de voir les affiches et les récupérer. D’autres prises de contacts ont été faites auprès du Cap cinéma de Montauban et du cinéma de Prayssac. Nous attendons les réponses.
- Ludothèque (Rioni)
Un rendez-vous a été pris pour la semaine prochaine afin de clarifier le partenariat.
Comment s’est passé le festival du jeu ainsi que les prises de contacts ?
Le festival s’est très bien passé. Les contacts ont été pris en grand quantité, nous attendons les réponses.
Où en est le site et sa mise en ligne ? La soirée Loup Garou a-t-elle été annoncée ?
Le site est en ligne. Cependant, toutes les annonces n’ont pas forcément été postées. Il est nécessaire de communiquer à Cédric les différents textes afin qu’il puisse les diffuser. La soirée Loup garou n’est pas encore annoncée mais le sera prochainement et coutera 2€ aux participants.
Les commandes ont-elles été passées ? Réceptionnées ? (T shirt, dés, Eco cup, bracelet, trophées)
T shirt : à ce jour, ils n’ont pas été commandés pour une question de budget.
Dés : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Eco cup : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Bracelets : Commande de dés passée. En attente de la Réception
Trophées : Commande non passée pour le moment
La liste des lots a-t-elle pu être établie ?
Elle n’a pu être établie par manque d’informations. Cela rectifié, elle doit être réalisée.
Où en est le questionnaire ?
Une ébauche a été faite. 3 versions. Afin d’éviter de surcharger la réunion, ce questionnaire fera l’objet d’un poste prochainement.
Où en est le projet avec les graffeurs ? et la déco en général ?
La déco avance plutôt bien et vite. Les décorations de la murder et du JDS sont encore à réaliser.
Concernant les graffeurs, nous sommes en attente de réponse. Au vue des délais, nous préférons laisser au pôle Déco la réalisation des panneaux indiquant les différents espaces.
Une banderole était à l’étude, qu’en est-il ?
Au vue du budget dont nous disposons, cette idée ne se concrétisera pas cette année.
Combien nous manque-t-il encore de bénévoles ?
A ce jour, nous avons réussi à recruter quelques bénévoles mais il nous en manque encore pas mal. La recherche est maintenue. Une feuille d’inscription est à disposition à l’accueil de la MJC et/ou dans la salle dont nous disposons à la MJC. N’hésitez pas à en parler autour de vous.
Les annonces ont-elles été faites à la soirée Loup Garou ?
Les annonces ont bien été faites et nous ont permis de rencontrer 3 futurs bénévoles. Nous les ferons à toutes les soirées loup garou jusqu’à l’évènement.
Où en sont les propositions qui devaient être creusées (animation extérieure et escape room) ?
A ce jour, l’escape room ne se fera pas par manque de bénévoles.
L’activité extérieure a été présentée et a rencontré des avis mitigés. Cette activité consisterait à de la démonstration de GN ainsi qu’à faire participer les visiteurs. Elle se déroulerait derrière la salle (dans l’espace extérieur à côté de la salle de la murder). Nous devons tout de même vérifier la faisabilité en termes d’assurance.
Où en est la murder ? Date de test ?
L’écriture avance. Une date de test pourrait être fixée deux semaines avant l’évènement, pas avant.
Communication : des nouvelles de la Classe Hugo ?
Ils ont fini la phase de prémaquette et sont en train de réaliser la maquette sur Adobe. Nous aurons les propositions d’ici une semaine ou deux. Ils nous fournissent un format retouchable.
La communication sur les réseaux sociaux est-elle lancée ?
Oui. A nous aussi de la faire vivre et surtout de la partager.
Qu’ont choisi de faire Sarah et Raph ? (ambiance pour le bar et nom sandwich)
L’ambiance prohibition est validée tout comme les noms des sandwichs. Il est à la charge de ces pôles de réaliser des affichettes afin de signaler les produits proposés et leurs prix.
2 ) Les questions :
Où en sont les différents plannings horaires des différents pôles ?
Ces plannings sont à faire. Ils permettront aux bénévoles de s’inscrire et de savoir exactement pour combien de temps ils s’engagent.
Le Pole Wargame a-t-il des horaires spécifiques du fait de ses tournois?
Le tournoi BloodBowl se fera de 9h30 à 19h la journée du samedi.
Un tarif spécial sera attribué à ce tournoi.
Il était question l’année dernière de créer un animateur volant à l’accueil qui devait présenter le lieu et les activités ? Cela sera-t-il fait ?
Oui et non, il n’y aura pas de poste créé. Cependant, les bénévoles qui seront à l’accueil se chargeront de cet aspect.
Que faisons-nous pour la déco ? Des kakémonos suspendus ? De grandes affiches taille abri bus ?
Pour les alcôves, des grandes affiches réalisées par nos soins seront accrochées sur les panneaux à l’entrée de chaque alcôve afin de donner une idée sur le thème décliné à l’intérieur. A l’intérieur, 5 affiches de cinéma ou images en accord avec le thème seront exposées accompagnées par de petits accessoires.
Les kakémonos ne sont pas utiles.
Les diptyques du Welcome packs sont-ils à refaire ? Par qui ?
Ils sont bien entendus à actualiser. La classe d’Hugo a cette responsabilité.
Pensez-vous qu’il soit judicieux de contacter Antenne D’oc pour notre publicité ? (interview, annonce ?)
Cela serait effectivement intéressant cependant, au vue du temps dont nous disposons, cela parait compromis.
Web TV a-t-elle été contacté afin de savoir s’ils peuvent couvrir l'événement et de quelle manière ?
Cela n’a pas encore été fait.
Nous avions évoqué l’année dernière la vente de crêpes. Où en est le projet ? Qui les fait (pâtes ? cuisson ?) ? A quel prix on les vend ? Comment organise-t-on la vente ? (est-ce nous qui tartinons les crêpes ? mettons-nous à disposition les différents pots ?)
Le projet est toujours d’actualité. La réalisation de ces crêpes est à la charge de la cuisine et bar. Elles seront vendues à 1€ et nous tartinerons les crêpes.
Les chefs de pôles peuvent être contactés par les moyens suivants :
Nom | Téléphone | Mail |
Flo | 06 50 42 71 44 | florian.costes@outlook.fr |
Manu | 06 63 00 28 35 | emmanuelle.jollois@gmail.com |
Raph | 06 85 27 16 49 | raphael-talym@hotmail.fr |
Sarah | 06 49 65 92 62 | sarahdeniau@hotmail.fr |
Cédric | 06 84 50 67 87 | ced_46000@hotmail.com |
Alexis | 05 65 31 09 86 | alexis.couderc@orange.fr |
Hugo | 06 48 59 90 76 | mazel.hugo@orange.fr |
Rioni | 06 69 62 67 65 | befalas@hotmail.fr |
Alex | 06 73 16 25 65 | finelarme@live.fr |
Nanash | 06 73 25 55 90 | fateu46@hotmail.fr |
Solène | 06 70 97 81 99 | s.dubois584@laposte.net |
Le concours de scénario :
Il sera géré par Manu et Franck
Le pole Magic :
Sera constitué de 10 à 12 tables sur le balcon. Comme le JDS, l’entrée ne sera pas payante.
Un point bilan sera réalisé sur le conventionnement de la salle, la demande de matériel, ainsi que le SSIAP...
Nous rencontrons cette année deux difficultés majeures :
La première concerne le SSIAP ( Service de Sécurité Incendie et d'Assistance à la Personne).
Monsieur DELMAS nous a informé de la nécessité cette année d'avoir une personnes dédiée à la sécurité incendie. En effet, nous sommes dans l'obligation d'avoir parmi nous et ce de manière permanente sur l'événement, une personne ayant le diplôme SSIAP niveau 1 au minimum. Nous avons plusieurs pistes pouvant répondre à cette obligation. Certaines sont encore à l'étude, d'autres, trop chères, ont déjà été abandonnées. Il est nécessaire de mobiliser les contacts.
La seconde concerne la location de la salle et du matériel. A ce jour, nous n'avons aucun document écrit certifiant que nous disposons de la salle et du matériel gratuitement (gratuitement signifie que comme l'année dernière, la mairie et le service jeunesse financent la salle et le matériel). Nous sommes actuellement sur ce dossier de manière active afin de clarifier rapidement ce point et rassurer les esprits.
Au vue de ces surcouts, le pris d'entrée sera cette année de 10€.
En ce qui concerne les bénévoles, pour éviter tout abus, les chefs de pôles feront les commandes des repas pour les bénévoles qu'ils ont en charge et qui ont travaillé.
Enfin, concernant les VIP (auteurs, éditeurs, boutiques, partenaires ...) nous offrons les repas pour deux personnes par licence. Si une boutique se présente et compte 3 personnes à son stand, la 3e personne devra régler ses repas.
Organisation :
Nous proposons une évolution en terme d'organisation.
Nous conservons une réunion ouverte tous les mois.
Cependant, il est possible de faire un point avec Flo tous les samedis au besoin.
Nous conseillons fortement de faire passer régulièrement à Flo l'état d'avancement des différents travaux et/ou prises de contacts. Si Flo n'est pas disponible, vous pouvez vous adresser à Solène qui fera remonter les informations.
Quoiqu'il en soit, un point sera fait tous les samedis et les oreilles seront tirées au besoin ^^.
Nous rappelons qu'en cas de surcharge de travail, les autres pôles ou personnes peuvent soutenir. Vous n'êtes pas seul(e) ! ^^
Travail à la maison :
- Rétroplanning à actualiser
- Liste des jeux pour la session « Cahors Game Night » à transmettre à Cédric (Rioni)
- Affichage sur le site de la liste de jeux précédemment citée (Cédric)
- Créer un endroit sur le site afin que l’on puisse se préinscrire à la soirée JDS et loup garou
- Différentes relances de contacts doivent être réalisées
o Brice et Yohan Tussac (Rioni) afin de connaitre leurs horaires exacts de présence sur l’évènement
o Editeurs et sponsors JDS (Rioni) à relancer pour avoir des confirmations écrites et précises
o Les commerçants de Cahors (Cédric et Manu)
o Sponsors, partenaires etc pour les lots (Manu)
o Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
o Les hotels (Manu)
o Association ABC Cahors pour affiches (Solène)
o Ludothèque (Rioni)
- Donner les informations et textes à Cédric afin qu’il puisse les mettre en ligne sur le site.
- Faire le texte pour annoncer la soirée Loup Garou sur le site (Rioni)
- Faire le texte concernant les jeux de figurine pour le site (Alexis)
- Commande à passer : trophées (Cédric )
- Commandes à réceptionner : Dés (Cédric), Eco cup (Manu et Cédric), Bracelets (Cédric et Manu)
- Faire la liste des Lots (Manu)
- Créer un poste sur le forum pour présenter les ébauches de questionnaires de satisfaction (Solène)
- Relancer les graffeurs, afin de savoir ce qu’ils prennent en charge (Solène)
- Continuer la production des décos (Solène)
- Faire une liste d’inscription à afficher pour le recrutement des bénévoles à l’accueil de la MJC
- Trouver de nouveaux bénévoles
- Prochaine soirée Loup Garou faire un appel général et annoncer le changement pour le mois de mai
- Vérifier la faisabilité en termes d’assurance de l’animation extérieure (Rioni)
- Faire affiche pour bar avec produits et leurs prix (Sarah et Raph)
- Chaque pole doit faire son planning
- Tournoi BloodBowl : Combien de participants et quel tarif (Alexis)
- Contacter Antenne D’oc et Web TV (Flo)
- Faire des points réguliers par mail, sms, appels, voix, écrits etc… à Flo ou Solène afin de connaitre l’avancement de chaque pole dans ses différents travaux.
Voilà, je crois que j'ai fait le tour de ce qui s'est dit.
La prochaine réunion sera ouverte à tous et toutes et se déroulera le samedi 1er avril à 14 h 30. (Non ce n’est pas une blague ^^)
Bisous à tous et bon courage pour les devoirs ^^
PS : Merci à tous d’avoir été présents et d’avoir participé cette longue réunion.
laecla silana- Maître Posteur Enflammé
- Messages : 655
Date d'inscription : 25/01/2015
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
Un gros travail de fait . Merci pour toutes ces informations !
nanashi- Maître Posteur Enflammé
- Messages : 581
Date d'inscription : 07/03/2012
Age : 32
Localisation : Flaujac Poujols
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
Merci!
Pour rappel: Tournoi de BB: 5€ / 20 joueurs max. 10 € s'il veulent rester le WE.
Pour rappel: Tournoi de BB: 5€ / 20 joueurs max. 10 € s'il veulent rester le WE.
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Dans chaque vieux, il y a un jeune qui se demande ce qu'il s'est passé.
Terry Pratchett
Akadoc- Maître Posteur Enflammé
- Messages : 502
Date d'inscription : 05/03/2013
Age : 45
Localisation : Le Montat
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
pas d info sur la conv sur notres site ^^
talym- Ancien
- Messages : 547
Date d'inscription : 14/09/2011
Age : 34
Localisation : cahors
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
Désolée Raph', je n'ai pas compris ton dernier message ^^'
_________________
Attention. Ce pots n'est pas un pots sur le cyclimse. Merci de votre compréhension.
Véra Dalinos- Admin
- Messages : 771
Date d'inscription : 18/09/2013
Age : 35
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
ha oui possible
je disais que sur nôtres forum la conv n est pas très présente new banderole,
il y a pas mal de monde qui passe
je disais que sur nôtres forum la conv n est pas très présente new banderole,
il y a pas mal de monde qui passe
talym- Ancien
- Messages : 547
Date d'inscription : 14/09/2011
Age : 34
Localisation : cahors
Re: Compte rendu Réunion 3 mars 2017
D'accord je comprends mieux.
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Attention. Ce pots n'est pas un pots sur le cyclimse. Merci de votre compréhension.
Véra Dalinos- Admin
- Messages : 771
Date d'inscription : 18/09/2013
Age : 35
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