compte rendu réunion 15 juillet 2017

Réunion du  15 juillet 2017
Présents :
-          Alex
-          Alexis
-          Cédric
-          Guillaume
-          Hugo
-          Kévin J.
-          Manu
-          Nanash
-          Raph
-          Rioni
-          Simon
-          Solene
-          Yan
 
Ordre du jour :
1)      Les activités
a.       Faire un bilan pour chaque activité
b.      Quels sont les projets pour l’année prochaine ?
2)      Le fonctionnement général
a.       Les horaires
b.      Les comptes rendus
c.       Les finances et courses
d.      Le forum
3)      Questions diverses
 
Avant tout, il convient de rappeler quels seront les animateurs de l’année prochaine :
Jeux de rôles : Cédric, Livio, Nanash, Simon, Solène
Wargame : Alexis, Eric, Guillaume, Hugo, Pierrick
Jeux de société : Cédric, Nanash, Solène
Loup Garou : Livio, Nanash, Solène
 
 
 
 
 
 
Chaque activité a ensuite fait son bilan et énoncé ses projets :
Le pole Wargame
                Bilan :
4-5 jeunes sont devenus des réguliers et poursuivront l’année prochaine. Certains joueurs devraient revenir (absents notamment à cause du Bac). Un bilan donc plutôt positif. De belles initiatives comme la peinture, la sculpture ou les tournois Bloodbowl qui devraient se renforcer l’année prochaine. De belles rencontres également. 
                Projets :
Relancer Warhammer 40 000 (40k).
Accentuer le Bloodbowl
Poursuivre les ateliers sculptures et peinture (à réfléchir : laisser repartir les participants avec leurs œuvres).
Organiser des tournois : en octobre, à la convention (Alkemy et Bloodbowl) et un autre entre ces deux événements.
Création de figurines à l’effigie du phénix (space marine avec notre logo sur les armures)
Lancer des petits jeux d’escarmouches
Accentuer les initiations.
 
L’idée est donc de pouvoir présenter chaque samedi une ou plusieurs activités (initiations, parties pour joueurs confirmés, sculpture, peinture etc …).
Le dimanche pourrait être utilisé afin de rénover les décos et tables utilisées par le Wargame.
Enfin, il pourra également être proposé aux joueurs des jeux de plateaux tels que Hero quest.
 
 
Le pole JDS
                Bilan :
Une bonne année, des joueurs intéressés et réguliers. Cependant, avec les jeux présents dans la ludothèque du Phénix, il est parfois difficile de proposer des jeux en adéquation avec le nombre de joueurs. Mais c’est sans compter sur nos adhérents qui prêtent et amènent leurs jeux afin de les faire découvrir ou de pouvoir jouer avec un grand nombre.  Cela permet également au club de tester un certain nombre de jeux et ainsi de voir ceux qui marchent et pouvoir les acheter pour son compte.
Nous tenons à signaler également que trois jeux ont rejoint notre ludothèque, jeux offerts par Edge, partenaire de la convention. (Looterz, A la vôtre et Fabulosa Fructus).
                Projet :
Faire le tri dans les jeux présents dans la ludothèque du phénix.
Mettre en vente les jeux non utilisés afin de pouvoir en acheter d’autres.
Actualiser la liste des jeux que nous possédons et la valoriser sur le forum.
 
 
 
 
Le loup garous
                Bilan :
Une très bonne année. Nous avons parfois accueilli 30 joueurs sur la soirée. Certains de passages, d’autres plus réguliers.  Des créations appréciées par les joueurs (décos et nouveaux rôles).
Il faut cependant faire attention aux annonces de la soirée.
                Projets :
Promouvoir la vente de gâteaux et boissons.
Développer les décors, modes de jeux, nouveaux rôles.
Rétablir les règles de savoir vivre (attention aux insultes ou conversations déplacées).
Réfléchir à l’achat de bougies électriques.
Création d’un nouveau jeu et de nouvelles cartes.
 
 
Le pole JDR
Bilan
Une perte de vitesse. Certains week end ont parfois été sans table et les joueurs sont repartis.
                Projet
Les MJ doivent annoncer leur table et le noter sur le calendrier.
Des ateliers vont être mis en place afin de soutenir les nouveaux MJ qui voudraient s’essayer (aide à la création de scénario, de campagne, ou conseil à la menée).
A réfléchir : associer un meneur ayant de l’expérience avec un jeune meneur pour l’épauler.
Créer une ludothèque (livres de bases de différents jeux de rôles) afin de mettre tous les éléments à disposition.
Un classeur va être créé avec des fiches de personnages vierges des univers les plus menés aux clubs pour que les joueurs puissent en faire des photocopies au besoin.
Les MJ sont également des joueurs (s’ils le souhaitent).
Nous rappelons aux MJ qu’il est essentiel d’accueillir correctement les nouveaux joueurs (il faut donc faire attention parfois aux distorsions entre des joueurs incarnant des personnages de haut niveau et un nouveau joueur intégrant à peine le scénario et ayant un niveau de départ très inégal par rapport aux autres).
 
 
 
 
 
 
 
Concernant la gestion générale du club,
Les horaires
A ce jour :
Le vendredi soir : jeux de rôles
Le samedi après-midi : jeux de société et wargame
Le samedi soir : jeux de rôles
Le dimanche : libre
 
Une proposition a été évoquée. L’idée était de mélanger les créneaux afin de n’avoir que des créneaux libres. Cependant, cela a posé un problème d’animateurs. Ces derniers ne peuvent pas forcément être présents sur tout le week end. Un problème de place également. Enfin, lors de l’accueil et l’orientation de nouveaux adhérents, nous ne pourrions plus leur donner d’horaires en fonction de l’activité qu’ils souhaitent pratiquer.
Cette proposition a donc été refusée par le club. Nous resterons sur les mêmes horaires que l’année dernière. Une nuance près :
Si des joueurs (autre que l’animateur) souhaitent faire une autre activité que celle initialement prévue dans ce créneau horaire, cela est possible. Mais cette activité devra se caler sur l’activité principale. Lorsque cette dernière se termine et que la salle se ferme, les joueurs devront stopper la leur. Nous rappelons que nous devons privilégier l’activité prévue à cet horaire.
 
Nous pourrons également disposer de la salle poterie. (Cela reste à confirmer, Cédric a la charge de demander à la MJC).
 
Compte rendus :
Solène s’est proposée pour rédiger les comptes rendus des réunions du club. Aucune opposition n’a été manifestée et sa proposition acceptée pour cette année.
 
 
 
  
Finances et courses :
Comme tous les ans, la gestion des finances a été discutée.
Trois propositions ont été faites :
1)      Poursuivre comme l’année dernière en ayant un membre du phénix qui a en charge cette gestion
2)      Transférer cette charge à Véro, comptable de la MJC. Le principe serait de ne laisser qu’un fond de caisse afin de pouvoir faire de la monnaie lors de l’achat de boissons etc … Le reste de l’argent serait déposé auprès de Véro afin que cela soit déposé sur notre compte à la MJC.
3)      Poursuivre comme l’année dernière à une différence près : associer à ce premier membre un second membre pour partager la charge de travail.
 
1)      Avantages :
Des délais de remboursements rapides
Moins de justifications demandées et de démarches administratives
Une gestion plus flexible
 
Inconvénients :
Peu de visibilité et de pratique (une seule personne peut faire les courses et rembourser et décide)
De l’argent et du matériel sont stockés chez des membres du phénix
Une charge de travail important et lourde pour une personne
Argent géré par un non professionnel (non comptable)
Flou juridique
 
2)      Avantages :
Argent géré par un professionnel
Une gestion plus claire (moins de black)
Une gestion plus sûre, (l’argent est sur un compte pas en accès libre ou chez un membre)
 
Inconvénients :
Délais de remboursement plus longs
Moins de contrôle et d’accessibilité
Moins de flexibilité (notamment pour les petites sommes)
Seuls les animateurs peuvent faire une demande
Démarches administratives
Dissociation obligatoire sur la facture des commandes du club et commandes personnelles
 
3)      Avantages :
Partage de la charge de travail
Vérification possible
 
Inconvénients
Coordination des deux personnes
Accorder ses méthodes de travail parfois différentes


Après avoir exposé ses propositions, nous avons procédé à un vote.
6 personnes ont voté pour conserver le fonctionnement de l’année dernière (1)
5 personnes ont voté pour passer par la comptable de la MJC (2)
personne n'a  voté pour associer une seconde personne à la gestion (3)
2 personnes se sont abstenues.
 
Nous continuons donc comme l’année précédente.
Après ce vote de fonctionnement, Alexandre a annoncé sa démission pour la personne ayant en charge les finances du club ainsi que pour son poste de Trésorier de la convention et pour le référent Cuisine.
Nous avons donc eu trois candidatures pour la gestion des finances du Club :
Cédric, Nanash et Solène.
personne n'a voté pour Cédric
1 personne a voté pour Nanash
2 personnes ont voté pour Solène
8 personnes se sont abstenues.
Solène aura donc la charge l’année prochaine de la gestion des finances du club ainsi que les courses.
 
Courses :
Une proposition a été faite : créer une liste mise à disposition des adhérents afin qu’ils puissent suggérer différents achats (boissons, encas etc …).
Cela a été fait il y a plusieurs années et le bilan a été négatif. Le Club ne préfére pas fonctionner ainsi.
Cependant, un poste va être créé sur le forum afin de pouvoir échanger sur la liste de courses et les achats.

Forum :
Avant tout, nous rappelons que le forum est notre vitrine. Certaines rubriques sont accessibles par tout le monde. Il serait donc préférable de faire attention à nos écrits.
 
Deux propositions :
1)      Revoir le design et les fonctionnalités du forum
2)      Créer une application Phénix pour téléphones portables
 
1)      La proposition a été discutée. Si nous souhaitons revoir notre forum, celui-ci devra changer d’hébergeur et par conséquent changer d’adresse web.
Ce point étant dense et amenant une longue conversation, nous avons préféré créer un poste sur le forum afin de pouvoir échanger.
 
2)      Concernant l’application, nous avons considéré que cette proposition ne serait pas envisagée cette année. En effet, si nous nous attelons au site et l’adaptons sur smartphone, cette proposition est secondaire.
 
Questions diverses :
Il serait intéressant pour nous de savoir lors de l’inscription de nos adhérents par quel pôle ils sont intéressés. L’idée serait ensuite de pouvoir accentuer l’investissement dans le pôle qui intéresse le plus. Manu s’est proposée de creuser cette piste.
 
Le Club doit demander à la MJC des crayons et des gommes.
 
A réfléchir : l’achat de dés pourrait être envisagé. (des dés 10 en vrac)
 
Le rangement des différentes armoires est prévu. Il est indispensable que chacun récupère ses effets personnels. Si cela n’est pas le cas, ils seront considérés comme dons au club du Phénix. 
Le rangement de la salle en général est également important. Il ne faut pas laisser de documents dans les casiers situés dans la salle (sous le téléphone).
Enfin, le nettoyage reste un point important. Les locaux doivent être rendus propres. Une check liste des choses à faire va être établie afin que chaque animateur puisse fermer les locaux. (Cette liste sera établie par Nanash et postée sur le forum).
 
 
Merci à tous.
Solène

Encore une fois, un compte-rendu clair et bien foutu.
Un petit récap des tel/mail de chaque animateur pourrait être intéressant.

J'ai effectivement les coordonnées mais ne souhaite pas les diffuser sur la forum sauf bien entendu si toutes les personnes sont d'accord pour diffuser ces informations.