Compte rendu réunion du 26/07/21

Réunion du  25 juillet 2021
Présents :
-          Manu (Emmanuelle)
-          Nanash (Thomas)
-          Simon
-          Nicolat
-          Amaury
-          Livio
-          Raphaël
-          Alexandre
-          Hugo
-          Julien
-          Cédric
-          Solène
-          Chloé
 
Rappel de l’ordre du jour :
1) de l’organisation d’un ou deux moments dédiés aux adhérents du phénix.  (Ou ? Comment ? Avec qui ?Quand ?)
                - Un barbecue au mois d’aout ?
                - Un repas après la rentrée des activités ?
                - une soirée découverte adhérent à la rentrée ?
                - Autres ….
 
2) Comment organiser l’année prochaine
                - Comment décider des achats ? Des interventions ?
                - Comment convoquer aux réunions ? Et si je peux pas y aller ?
                - Comment annoncer ce qui se passe sur nos créneaux d’ouverture ?
                - On utilise quels outils de communication ?
                - Et si personne peut ouvrir ?
 
Début de la réunion 14h20
1) de l’organisation d’un ou deux moments dédiés aux adhérents du phénix. 
- Barbecue au Mont Saint cirq ou repas à la rentrée
L’idée mise en avant en premier lieu a été le barbecue/auberge espagnole au Mont Saint Cirq. Il permettrait d’accueillir un grand nombre de gens, en extérieur afin de ne pas être dérangé par les normes sanitaires, sur un lieu neutre pour que les gens ne soient pas gênés.  Un point de questionnement a été soulevé pour l’accessibilité. Les personnes peuvent s’y rendre à pied (même si la montée est raide), à vélo, en voiture. Un covoiturage pourra être organisé afin de faciliter les choses.
La seconde question traitée était le avec qui ? En effet, nous avions débuté notre réflexion en distinguant deux évènements, un dédié aux phénixiens (où l’on inviterait les phénixiens des 3 dernières années), un plus ouverts avec les nouveaux adhérents, quid des partenaires. Après débat, nous avons conclu que la création de deux évènements à 1 mois d’intervalle ne serait pas judicieux d’autant que le mois d’août étant proche nombreux sont ceux dont le planning est déjà bouclé.
Nous avons donc opté pour ouvrir cet évènement au maximum en y invitant les phénixiens, les partenaires (MJC et ses adhérents, lot of sport, brawl store, légion d’opale, l’appenti’sage, Lles docks, la ludothèque, guyajeux, art&fact) ainsi que tous ceux qui souhaiteraient intégrer le phénix (nouveaux adhérents potentiels). Julien a proposé d’en parler à son bureau des étudiants.
Nous avons ensuite défini quand. Cet évènement se déroulera le Samedi 25 septembre 2021 de 11h à la soirée.
Sur le comment, nous avons précisé que le club financera les éléments jetables, une base de boisson et de grignotage (chips, saucisson, gateau apéro).
 
En résumé : Le samedi 25 septembre 2021 de 11h à la soirée, un barbecue/auberge espagnole est organisée au Mont Saint Cyr à Cahors. (Chacun amène de quoi manger en comptant faire manger une personne de plus). Le phénix financera les éléments jetables, une base de boisson et de grignotage.
Cédric, Livio, Nanash et Solène sont chargés de l’organisation de cet évènement. La communication, l’organisation du repas, les éventuelles activités, les courses, l’organisation du covoiturage sont à leur charge.
 
 
- Forum des sports et soirée découverte adhérent
Le samedi 4 septembre se déroulera le forum des sports et de la culture à Cahors. Comme chaque année, la MJC y sera présente. Afin d’avoir davantage de visibilité, nous souhaiterions demander l’ouverture anticipée du phénix le 4 septembre afin que les bénévoles présents au forum puissent rediriger les intéressés vers la MJC afin qu’ils découvrent et testent nos activités. Livio, Julien et peut être Hugo pourront mener du JDR le soir. Cédric peut être présent sur l’après midi et le soir pour du jeu de société. Il faudra également voir qui peut se rendre disponible pour être présent au forum des sports et de la culture pour annoncer que nous sommes en « portes ouvertes ». A voir avec la MJC en fonction de la place que nous avons là bas.
En résumé : Le samedi 4 septembre se déroulera le forum des sports et de la culture à Cahors. Il nous faudrait des animateurs au stand MJC pour nous présenter le phénix et pouvoir dire aux gens que nous pouvons les accueillir le soir pour leur faire découvrir nos activités (JDS et JDR à ce jour).
 
Le premier point étant épuisé, nous passons au second.
2) Comment organiser l’année prochaine
Avant toute chose, il convient de rappeler les « rôles » du club.
Animateur : Il a la responsabilité des clés et se doit de vérifier que la salle est propre et bien fermée. S’il souhaite fait part d’une idée, initiative, projet, il devra voir cela avec son référent de pôle. Un animateur d’un pôle peut tout à fait ouvrir pour un autre.
 
Référent : Il fait le lien entre le phénix et la MJC. Il gère son équipe d’animateurs. En cas de proposition de projets, idées, initiatives, il en fait part aux référents des autres pôles afin d’éviter les « veto » non justifiés. Si le référent ne peut se rendre à un rendez vous ou assurer ses prérogatives, il peut déléguer son statut.
 
Responsable finance/courses : Il doit vérifier que la desserte et son fonctionnement. Il doit réaliser des inventaires réguliers, ainsi que faire remonter à la comptable de la MJC les recettes. Il doit se charger du réassort de la desserte et vérifier les dates de péremption. Il a également la charge du transfert des demandes d’achats entre les référents et la MJC.
NB : Solène tient à préciser qu’il serait facilitant que la personne qui gère les finance du club soit également celle qui gère les finances de la convention. Cependant, en cas d’impossibilité, les personnes peuvent être différentes. De plus, il peut également y avoir un adjoint afin de pouvoir assurer en cas d’absence du premier les prérogatives définies.  

                - Comment décider des achats ? Des interventions ?
Les achats : Les référents doivent établir avant début décembre et avec l’aide de leurs animateurs une liste d’achats souhaités pour leur pôle en les priorisant. Une fois la liste établie, elle est transmise au responsable finance/courses du club. Les achats seront réalisés dans la limite du budget imparti. Les achats seront réalisés comme suit : nous prenons toutes les listes et réalisons les achats notés en première ligne sur chacune des feuilles, puis les achats notés sur la seconde ligne de chacune des feuilles et ainsi de suite. Si les demandes n’ont pas pu être réalisées, les référents peuvent demander à ce qu’ils soient financés par le compte convention. Dans ce cas, ils devront être approuvés par le bureau de la convention et entrer dans le budget disponible.
Attention, certains cas exceptionnels comme la création d’un pôle amèneront un remaniement de cette procédure afin de pouvoir mener à bien le projet. Les fonds seront en priorité destinés à cette création de pôle (soumis à l’acceptation lors d’une réunion dédiée).
 
Les interventions : Lorsqu’une personne est sollicitée par un extérieur pour que le phénix réalise une intervention, la personne sollicitée doit se référer aux référents du ou des pôles concernés. La discussion sera ensuite menée afin de voir si cela est possible et comment.
 
La création d’un pôle : Les adhérents qui souhaiteraient créer un nouveau pôle au phénix doivent en discuter avec les référents des différents pôles. Ils devront ensuite rencontrer la MJC afin de voir si cela est possible et comment. Enfin, l’acceptation finale sera statuée lors d’une réunion dédiée. Un pôle GN (Grandeur Nature) et un pôle Escape Game sont en réflexion.

                - Comment convoquer aux réunions ? Et si je peux pas y aller ?
                - Comment annoncer ce qui se passe sur nos créneaux d’ouverture ?
                - On utilise quels outils de communication ?
Les trois questions précédentes ont fait l’objet d’un débat plus large sur la communication du phénix.
A ce jour, nous avons un compte Facebook qui permet de publier et communiquer avec le public, notre façade vitrine.
Nous avons un forum qui permet entre autre de poster les parties ou annoncer nos activités sur les créneaux d’ouverture. Il permet aussi de s’adresser des messages privés ou encore de communiquer sur des projets en interne comme en externe.
Nous fonctionnons également avec les mails de nos adhérents afin de les convoquer aux réunions et également les informer de nos évènements.
 
Un discord a été proposé afin de compléter le forum et pouvoir avoir des notifications lorsque les tables par exemple sont publiées. L’idée serait de continuer à publier les choses sur le forum. Sur le discord de mettre un lien de redirection vers le forum. Le discord serait dédié à la discussion et poser des questions en individuel sans surcharger le forum de points à voir entre le MJ et un joueur par exemple.
 
En résumé : Nous gardons ce que nous avons.
Hugo, Manue, Julien, Alex, Cédric et Chloé vont créer un discord et proposer une mouture de discord afin de voir si cela peut se faire et est pertinent.
Hugo et Julien auront la charge du Facebook et vont voir pour Instagram et Twitter.
Solène a la charge des mails de convocation jusqu’à définir en début d’année la personne qui souhaitera en avoir la charge.
 

                - Et si personne peut ouvrir ?
Nous rappelons que nous sommes bénévoles. Si aucun animateur ne peut ouvrir, il faudra annoncer sur le forum (voir éventuellement sur Facebook) que le club est fermé à cette date.
 
Ce sujet a amené une réflexion sur les clés qui circulent entre animateurs. Nous rappelons qu’en début d’année, les référents vont récupérer les clés à la MJC contre signature et en sont donc responsable.  Afin de faciliter le suivi des clés, un cahier de suivi va être créé par Manu sur le Forum. Il y aura un cahier par pole. Lorsqu’un animateur passera le jeu de clés à un autre, il devra se rendre sur le forum et noter dans le cahier la date, son nom, prénom, a passé les clés à nom, prénom.
 
Nous sommes ensuite passés aux questions diverses :
- Lors de la réunion, nous avons testé différentes gestion de paroles. Nous avons débuté la réunion en notant les prénoms des gens qui souhaitaient prendre la parole. Cependant, cette méthode créait des décalages. La réponse d’une personne qui voulait réagir à un sujet arrivait parfois tard et n’avait plus de lien avec la conversation qui s’en était découlée. Nous avons donc testé le bâton de parole (la personne qui tient l’objet est la seule à pouvoir parler, ensuite, elle décide à qui elle passe l’objet). Cela a fluidifié le débat. D’autres méthodes peuvent être réfléchies et proposées.
- L’année prochaine, nous allons reproposer l’édition de T shirt Phénix, sweat … Les membres qui souhaiteraient avoir de nouveaux vêtements devront se noter à la rentrée sur le poste dédiée. Une communication sera faite dans ce sens.
- du 8 au 10 octobre nous présenterons le week end du phénix. Nous cherchons des meneurs et animateurs afin de pouvoir faire vivre cet événement.
- L’escrime ludique en appel à votre générosité ^^. Si vous avez des rouleaux de papier aluminium ou de cellophane vides (rouleau en carton dur), nous sommes preneurs.
- Nous ne connaissons pas à ce jour les normes sanitaires pour la rentrée. (Pass sanitaire, masque, restriction de nombre, cahier de suivi …). Nous ne manquerons pas de diffuser les informations dès que nous les aurons.
 
Fin de réunion 16h46.
 
Merci à tous pour ce moment d’échange. En espérant avoir retranscrit au mieux cette réunion. N’hésitez pas à compléter si j’ai oublié des choses ^^ .
 
Solene

merci pour le compte rendu

Merci !

thanx ^^

Merci beaucoup pour le compte-rendu Solène. Je note juste deux petites choses qui me posent question :

- sur la question des achats : "Si les demandes n’ont pas pu être réalisées, les référents peuvent demander à ce qu’ils soient financés par le compte convention. Dans ce cas, ils devront être approuvés par le bureau de la convention et entrer dans le budget disponible." --> je n'ai aucun souvenir que cela ait été évoqué pendant la réunion, mais je me trompe peut-être ?
- sur le point communication : "Cédric, Manue et Solène restent administrateurs du Forum" --> je suis quasiment certaine que cela n'a pas du tout été évoqué durant la réunion. Je ne suis pas contre (nous savons tous les trois administrer le forum, et je crois qu'il n'y a rien eu à redire par quiconque au cours des années passées), mais est-ce que tous les présents étaient bien d'accord ?


Sinon, je propose également de faire un post épinglé dans une section stratégique du forum (à définir, mais sûrement un gros post-it visible partout) reprenant les différents rôles au sein du phénix, plutôt que de devoir remonter les comptes-rendus de réunion. Je peux me charger de le faire !

Salut 
Sur la première question, on avait dit durant la réunion que s'il y avait des achats après la période de décembre, ils devraient être fait sur le compte convention. Et comme on distingue club et conv et que la conv a un bureau, cela doit je pense passer par le bureau. Mais je suis peut être allée un peu vite ... 

Pour le second point, pas de soucis, je le rectifie. C'est juste que je sais que ces gens ont les droits. 

Je veux bien effectivement pour le post épinglé. 

Bisous

qu' elle efficacité, rapidité 
 merci

C'est cool et très clair !
Bien joué pour ce compte rendu ça permet d'apprendre plein de choses !

*va se chercher un rhum du matin*