compte rendu réunion 02/06/18

Réunion du  02 juin 2018
Présents : 
Thomas, Kévin J., Atori, Tutu, Eric, Hugo, Nico, Raph, Livio, Alex, Guillaume, Laurène, Sathya, Kroug, Simon, Cedric, Sylviane, Solene


Ordre du jour : 
1) Un point chiffre
2) Un point satisfaction avec les questionnaires
3) Un tour de table afin que chacun puisse évoquer son ressenti (points positifs, points à améliorer, éventuellement mentionner des pistes ou solutions sans les approfondir)
4) L’année prochaine
5) Questions diverses 


Avant tout, Merci à toutes les personnes qui ont pu participer à ce débriefing.

MERCI ET BRAVO également à tous ceux qui ont permis que cet évènement puisse se faire ! Bravo à tous les pôles ainsi que les bénévoles qui se sont impliqués et investis dans ce projet.


1) Un point chiffre
 
Entrée :
190 bracelets blancs
118 bracelets rouges
12 VIP
84 élèves 

Total 404
(ces chiffres sont légèrement faussés comme tous les ans dans le sens ou il est arrivé que nous redonnions un bracelet car le participant l'avait coupé ou oublié etc ...)
 
En ce qui concerne les recettes et dépenses
Je ne préfère pas entrer dans les détails sur le forum concernant le financier au vue de la visibilité des postes. Cependant, nous constatons un bénéfice de plus de 400€.
Les détails peuvent être envoyés sur demande.
 
Les activités :
39 partenaires
Plus de 60 JDS
30 tables de JDR (dont 6 initiations)
25 initiations figurines
45 initiations peinture
Tournoi BB 12 joueurs et alkémy 8 joueurs
2 murders
12 joueurs pour la soirée Loup garou
 
2) Questionnaires de satisfaction
73 questionnaires remis et analysés
Les résultats sont plutôt satisfaisants. 

J’ai apprécié :	Tres satisfait	Satisfait	Peu satisfait	Pas satisfait	Non répondu
La salle	59 soit 80.8%	13 soit 17,8%	1 soit 1,4%	0	0
La propreté	68 soit 93.2%	5 soit 6,8%	0	0	0
Les activités	61 soit 83.6%	9 soit 12.3%	1 soit 1.4%	0	2 soit 2.7%
Les animateurs	66 soit 90.4%	4 soit 5.5%	0	1 soit 1,4%	2 soit 2.7%
Les repas	33 soit 45.2%	14 soit 19.2%	5 soit 6.8%	1 soit 1.4%	20 soit 27.4%
Le prix d’entrée	51 soit 69.9%	14 soit 19.2%	1 soit 1.4%	1 soit 1.4%	6 soit 8.2%
Le prix des repas	33 soit 45.2%	13 soit 17.8%	4 soit 5.5%	1 soit 1.4%	22 soit 30.1%
Année prochaine	64 soit 87.7%	4 soit 5.5%	0	1 soit 1.4%	4 soit 5.5%

NB : Les non réponses pour le repas et pris repas sont élevés, en effet, beaucoup de personnes ne se sont pas prononcées car elles n’ont pas utilisé ce service.
 
Provenance des visiteurs

Lot 46	32	NB :   53 personnes viennent de la région Occitanie soit 72%
Haute garonne 31	6
Gers 32	5
Gironde 33	5
Tarn et garonne 82	3
Nièvre 58	3
Lot et garonne 47	2
Aveyron 12	2
Val de marne 94	2
Paris 75	2
Aude 11	2
Tarn 81	1
Dordogne 24	1
Loire atlantique 44	1
Hauts de seine 92	1
Allier 03	1
Grand Est (région)	1
Hautes pyrénées 65	1
Hérault 34	1
Cantal 15	1

 
 
Comment avez-vous connu notre évènement ? 

Phénixiens	23	NB : Soit 31% des personnes interrogées nous ont connu par des phénixiens (Merci) et 19% par des amis
Amis	14
Facebook	7
Affichage urbain	6
Bouche à oreille	6
Déjà venu	5
Office du tourisme et sites	4
Par les VIP	3
MJC	1
College gambetta	1
Club MJC rodez	1
Je sais plus	1
Omniscient	1

 

Concernant les suggestions :
-     Froid dans la salle et courant d’air (4 personnes)
-     Plus grandes variétés de plats et des plats chauds (4 personnes)
-     Date de l’événement (3 personnes)
-     Remettre le thé gratuit (2 personnes)
-     Une meilleure cafetière (2 personnes)
-     Afficher les JDR (2 personnes)
-     Activités extérieures (jeux en bois) et atelier peinture très appréciés (1 personne)
-     Alcôve plus grande (1 personne)
-     Augmenter le prix du week end et diminuer le prix des sandwichs (5€ ca fait beaucoup) (1 personne)
-     Augmenter l’amplitude horaire des repas (1 personne)
-     Des jeux de culture G (1 personne)
-     Des glaces (1 personnes)
-     Des cosplays (1 personne)
-     Passage des bénévoles dans les alcoves pour le service apprécié (1 personne)
-     Eclairages pointant sur les box de JDR (1 personne)
-     Chocolat au lait pour le petit déjeuner (1 personne)
-     Plus d’animations à des horaires précises (1 personne)
-     Boissons trop chère (1 personne)
-     Pas assez de pub en ville (1 personne)
-     Plus de précisions au niveau des infos sur le site (1 personne)
-     Magic (1 personne)
-     Jus de fruits (1 personne)
-     Pain moins dur (1 personne)
-     Système de commande à revoir (1 personne)
-     Pas de quatre quart (1 personne)
-     De la bière (1 personne)
-     Revoir taille de l’eco cup (1 personne)
-     Parking trop cher (1 personne)
-     Plus de place (1 personne)
Et beaucoup de messages d’encouragement



3) Un tour de table

Nous précisons que les nouvelles pistes de travail n’ont en aucun cas été validées mais seront discutées au cours des prochaines réunions.



Le pole accueil : 
Les points positifs:
-Le costume permettait une bonne immersion. 
-Des informations claires données. 
-Un questionnaire de satisfaction clair et facile à remplir.
- Le dépliant complet et joli.
 
Les points à améliorer :
- Manque d’outils pour illustrer les propos
- Le briefing doit être fait en amont
- accorder les pratiques entre bar et accueil notamment sur la vente des cartes conso
 
Nouvelles pistes de travail :
- chaque pole pourrait travailler sur un document précisant leurs activités
- Revoir la déco
 
Le pole communication : 
Les points positifs:
- Nombreux supports utilisés (radio, presse, internet, affiche, flyers …)
- carte consommation appréciée
 
Les points à améliorer :
- un lancement tardif
- Il manquait les teasers.  
- Les communications sur les réseaux sociaux auraient pu être optimisées. 
- Sur le site, il faut être précis concernant l’annonce des jeux présentés. Certaines personnes n’avaient pas conscience de tous les jeux disponibles.
- Penser à faire l’annonce sur le forum plus tôt
- Des difficultés de circulation des informations dûes à des sections où tout le monde n’avait pas la visibilité (résolu)
 
Nouvelles pistes de travail : 
- Prévoir la création des visuels très tot
- prévoir le démarchage des entreprises dès septembre
- Réfléchir aux différentes propositions que nous faisons aux entreprises sachant que nous sommes limités sur les visuels
- Mise aux enchères des places sur les visuels
-Créer des panneaux
-Placer de la publicité sur les ronds-points
-Utiliser les réseaux sociaux pour partager notre évènement et ce qui s’y passe. 
- proposition de tickets en remplacement des cartes conso
- Créer sur le site une page tarif


 
Le pole cuisine/bar : 
Les points positifs:
- Des tarifs honnêtes
- pas d’alcool apprécié au vue de la présence d’enfants
- pas d’attente
-Les crêpes ont très bien marchées. 
 
Les points à améliorer :
- des tarifs trop élevés
- Certaines personnes conseillent la vente de bière car cela donne faim
- plus de variétés dans les plats proposés
- Une qualité parfois moyenne (sandwichs froid)
- Le service n’était pas le même en fonction des bénévoles
- Thé / café gratuit
-La taille des éco cup n’est peut-être pas adaptée
- Préparer et organiser les repas bénévoles en amont
 
 
Nouvelles pistes de travail : 
-Définir un lieu où les bénévoles pourraient se restaurer à l’abri des regards.
-Définir une procédure pour une prise de commande efficace
-Réfléchir à la manière de prévenir que la commande est prête. 
- Accorder les pratiques afin que tout le monde fasse le même service
-Diversifier la carte
- revoir les formes de menus
- vendre de la bière ?
- revoir les prix
- Trouver des partenaires pour le thé et le café
-Prévoir plus de matériels (cafetière)
-Annoncer les fermetures de la cuisine
-Revoir notre taille d’éco cup et son motif (orienter vers la possibilité de collectionner ?



Le pole JDR : 
Les points positifs:
- Des lots différents des autres conventions
- les alcoves
- L’accueil bien visible
 
Les points à améliorer :
- le nombre d’alcove
- la mise en avant des avantages et inconvénients de certaines (isolement, accessibilité, …)
- Gagnants qui « sont toujours les mêmes »
- Des scénarios pour le concours de scénario parfois peu nombreux
- Il n’y a plus de meneurs phénixiens
 
 
Nouvelles pistes de travail : 
-     - Un petit panneau à l’entrée de chaque alcove ou MJ et PJ peuvent inscrire des tucs
-     Réfléchir à des lots pour des remises spéciales (plus jeune MJ, ou autre critère subjectif)
-     Concours de scénario, quel avenir ? Les critères doivent-ils être revus ?
 
 
 
Le pole Murder : 
Les points positifs:
- murder appréciée
- lieu apprécié
 
Les points à améliorer :
- les horaires du dimanche
- la décoration du lieu
- Des éléments de jeu parfois mal compris
- visibilité réduite de tout public
 
Nouvelles pistes de travail : 
- voir les décorations possibles en fonction du lieu
- Réfléchir aux horaires
- La tester au club
 
 
Le pole Jeux de figurines : 
Les points positifs:
- les initiations
- les partenariats avec les éditeurs
- le placement à la mezzanine
-Un stand peinture qui a attiré et qui était complet. 
-Une présentation des figurines en exposition qui a suscité de la curiosité. 



 
Les points à améliorer :
- le nombre de tables allouées
- communiquer le nom ou pseudo des joueurs attendus à l’accueil
- Les initiations doivent être préparées et améliorées, il faut faire attention au déséquilibre
- Manque de bénévoles le dimanche après midi
- Plus de concours peinture
 
 
Nouvelles pistes de travail : 
- mettre les bouts de tables plus en valeur
- zone de jeux polyvalente
-Réadapter les jeux pour les moins de 10 ans ou le stipuler. 
- Revoir la constitution des armées pour les initiations
- Revoir les plannings
 
 
Le pole JDS : 
Les points positifs:
- Les tournois
- Les partenariats
- Le fait de déployer les jeux sur les tables pour les montrer
- Valoriser les partenaires en leur dédiant des tables
- Une présélection des jeux a été bénéfique
- contrairement aux inquiétudes, le coté éliminatoire n’a pas posé soucis au contraire, cela a permis aux joueurs de se balader et découvrir
- le trophée a été apprécié
- les casquettes ont permis d’être reconnaissable
 
 
Les points à améliorer :
- La soirée grands jeux et leur accessibilité (inscription)
- le nombre de participants aux tournois
- le nombre de participant au loup garou
- Pas d’activité le vendredi soir
- Créer un pole tournoi dans le JDS
- Les jeux pour enfants sont à parfaire
- le tournoi pourrait être étendu à la journée
- certains partenaires ont notifié des exigences particulières pour les tournois, il faut y être attentif.
- Travailler sur un système d’inscription
- Faire du Magic
- trier les jeux par temps de jeux
 
Nouvelles pistes de travail :
- Faire la publicité pour la soirée loup garou
- Revoir le tarif d’accès au loup garou
- Revoir le fonctionnement du samedi soir
- Faire tester au club les jeux réceptionnés
- fixer les licences et les annoncer plus tôt
- faire une alcôve spéciale pour les jeux des partenaires
- faire des pré sélection pour les tournois en magasin 3 mois avant l’événement
- Mettre en place des escapes games en association avec un éditeur spécialisé et un magasin
- Prévoir l’ouverture le vendredi soir
-Proposer des soirées Loup Garou chaque soir. 


 
Le pole nettoyage : 
Les points positifs:
- La propreté était irreprochable
Les points à améliorer :
 
Nouvelles pistes de travail : 
 
Le pole Joutes médiévales : 
Les points positifs:
- Les démos,  explications et essais ont été appréciés
- Les visiteurs ont été plutôt intéressés et satisfaits. Les explications associées à la pratique ont eu l’effet escompté. 
-Les protections ont permis une immersion totale. 
 
 
Les points à améliorer :
- Des explications parfois trop techniques
-Les combats médiévaux étaient mal indiqués et mal insérés dans le fonctionnement général de l’évent. 


 
Nouvelles pistes de travail : 
-Définir des règles de sécurité et être intransigeant pour éviter les accidents
-Un agencement du lieu différent (plus d’espace et non encombré)
-Plus de bénévoles pour ce pôle pour favoriser un roulement.  
 
Le pole Déco : 
Les points positifs:
-La déco permettant de distinguer les différents espaces (tables) a été claire.
-Une déco important qui met dans l’ambiance
Les points à améliorer :
- Connaitre le thème plus tôt
- plus de tenture
 
Nouvelles pistes de travail : 
-Créer une décoration extérieure. 
 
Le pole Bénévoles : 
Les points positifs:
- bénévoles aimables, avenants, attentifs et disponibles
- Leur nombre a été apprécié
- bénévoles de l’extérieur qui sont venus épauler
-La tenue des bénévoles est un bon point. Ils sont visibles et l’originalité des tenues (costumes et tenue nettoyage) a été notée. Cependant, il faut penser à retirer la tenue lors des temps de pause et en cas de changement de poste. 



 
 
Les points à améliorer :
- les phénixiens ne connaissaient pas toujours les nouveaux bénévoles
- la règle de « pas de clashs ni reproche » pour éviter de démoraliser non respectée
-Les disponibilités de chacun ont été difficiles à connaitre.
- Certains bénévoles ont dormi dans les loges, empêchant les bénévoles de se doucher
- Accueillir tous les bénévoles même quand ils arrivent plus tard (ex Pierrick et Nicolat)
- faire attention au planning des bénévoles, parfois surcharge en terme d’heures
 
Nouvelles pistes de travail :
- faire des badges avec les prénoms ou pseudos des bénévoles
- Prendre le temps pour les présentations
- Prévoir un cahier de ralage
- Favoriser et mettre en avant les jeunes en leur proposant des postes de référents
 
Le pole Local et matériel : 
Les points positifs:
- certains voient le foyer valentré comme un bon lieu d’accueil
- les chambres de Clément marot ont été appréciées
- Installation efficace et agréable
 
Les points à améliorer :
- certains voient le foyer valentré comme un lieu non adapté et trop petit
- Peu de chambres utilisées par rapport à la réservation initiale
- des postes difficiles comme celui de l’internat
- des charges de travail pas toujours bien réparties
- Rangement difficile
- Un peu froid dans la salle la nuit
-Le matériel et local ont parfois été récupérés dans des états déplorables (sales) notamment la chambre froide
- Améliorer la communication lors de l’installation


 
Nouvelles pistes de travail : 
- Se renseigner auprès d’autres structures pour les salles disponibles et sous quelles conditions
- vérifier le transport suite aux propositions précédentes
- Lancer la réservation des chambres plus tôt
- Revoir le fonctionnement de l’internat
- Retravailler le planning des bénévoles
- Prévoir plus de véhicule pour le rangement
- Prévoir une équipe bénévole dédiée au rangement
- Bénéficier du chauffage
- Définir un endroit dédié aux bénévoles où ils pourront se poser
 
Le pole Fonctionnement : 
Les points positifs:
- bonne ambiance
- remise des lots communs permettait de finir le week end ensemble
- l’événement est géré avec une touche professionnelle et sérieuse incontestable ce qui rassure
- Soutien et écoute de la MJC
- partenariat réussi avec Gambetta
 
Les points à améliorer :
-     Dégradation des relations entre les activités
-     Isolement de chaque activité au lieu de donner l’image d’un club unifié (ex : chaque pole a ses codes visuels notamment avec la casquette, les t shirts, deux sites distincts …)
-     La remise des lots doit débuter à l’heure annoncée
-     Conserver les mêmes noms et visage sur l’année (ne pas changer de direction en cours de route)
-     Moins d’oral et plus de mail
-     Base doc plus fluide
Nouvelles pistes de travail : 
-     Réunifier nos activités
-     Les activités doivent suivre leur planning afin de ne pas provoquer de retard
-     D’autres dispositifs pour les bénévoles (foulard, gilets …)
-     Communiquer par mail list ou discord
-     Pour attirer les élèves et les faire revenir, proposer une boisson offerte ?
-     Offrir le choix aux bénévoles entre un repas (menus) ou l’hébergement à clément marot
 
4) L’année prochaine
Nous devions procéder à l’élection du nouveau bureau. Cependant, la majorité des personnes présentes ont souhaité reporter cette élection à la prochaine réunion qui sera fixée ultérieurement.
5) Questions diverses
Aucune




Travail à faire à la maison :
-Réfléchir à l’investissement que chacun souhaite fournir dans le prochain évènement. 


Les prochaines réunions
Convention : Non défini 

Bilan fin d’année du club du phénix : se déroulera le samedi 30 juin 2018 à 14h00. 


PS : Merci à tous et encore Bravo
 
Solene

J'espère n'avoir rien oublié, sinon, n'hésitez pas

Merci pour ce compte rendu

thanx you

+1

Juste une remarque en lisant le compte rendu, d'un détail :

Pour attirer les élèves et les faire revenir, proposer une boisson offerte ?

Depuis le retrait des fontaines automatiques de soda, c'est chose illégale : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033922943&dateTexte=&categorieLien=id

Du reste, la conv était un super évènement à vivre cette année en tant que "client", continuez, et n'oubliez pas de lâcher la pression ;-)