réunion convention 31/03/2018

Réunion du  31 mars 2018
Présents :                                                                 
-          Simon
-          Thomas
-          Alexis
-          Alex
-          Florence
-          Mathieu
-          Fadi
-          Kévin
-          Sylvain
-          Sathya
-          Nico
-          Eric
-          Cédric
-          Nicolas
-          François
-          Solene
 
Points sur les devoirs précédents
Les différents pôles ont transmis leur créneau horaire d’ouverture en fonction des activités proposées. Nous rappelons à tous les pôles que la remise des prix se fera le dimanche 13/05 à 17h. Il serait préférable que les activités soient stoppées avant afin de ne pas gêner cette remise.
A ce jour, une activité sculpture est envisagée selon la gestion de l’événement et le nombre de bénévoles. Cette activité ne sera pas annoncée mais pourra être réalisée sur place si les conditions sont réunies.
De plus, le tournoi Blood Bowl se réalisera sur une seule journée (le samedi) au lieu de 2).
Les différents pôles ont transmis la liste de matériel nécessaire pour le déroulement de leur activité.
Les différents pôles n’ont pas tous annoncé leur besoin en bénévole. Ils ont donc été estimés.  
Le site de l’envol est à jour.
Le Wargame ne pourra pas approfondir la piste évoqué au débrief de la 2^e édition : Réadapter les jeux pour les moins de 10 ans ou le stipuler.
 
Point informations :
Logistique
                Salle : nous sommes en attente de la convention qui devrait arriver début avril
                Coin Dodo : le devis et la convention entre Clément Marot et la MJC ont été réalisés et sont à la signature. Au niveau tarif, les joueurs paieront 5€ par nuit. Nous absorberons la différence. Clément Marot a accepté de ne facturer que le réel des chambres utilisées. Nous pouvons également modifier la quantité des chambres réservés jusqu’à fin avril.
En termes de gestion, les joueurs règleront leur chambre en avance par chèque. Ils pourront également prendre leur chambre à l’entrée de l’événement si toutefois il reste des places.
                SSIAP
                               Mirapeix : contact téléphonique. Un mail lui a été transmis récapitulant les informations afin qu’il puisse nous faire une proposition financière.
                               Mr Oudot attend son recyclage et nous rappelle dès qu’il a une nouvelle information.
                               Mr Rusconi a été contacté. Il doit se renseigner auprès du SDIS afin de connaitre les modalités d’emploi pour des pompiers et les obligations et ce sous deux semaines.
                               Entreprise securité a été contacté et a établi un devis à hauteur de 1600€.
                               Société civile : ont été appelé afin de savoir s’ils peuvent nous aider ou nous donner des contacts. La réponse a été négative pour les deux cas.
                               Intérim : Nous avons téléphoné à deux agences qui ont entamé une recherche dans leur profil et vont nous faire une proposition.
                               Contact tutu : Pierre ne souhaite pas participer à notre événement et Sophie attend ses papiers officiels afin de pouvoir exercer. Elle nous rappelle dès qu’elle les a.
                               Maëva : est toujours intéressée
                               Contact Fanfan : Fanfan a rencontré un pompier ayant de nombreuses connaissances. Il va essayer de voir s’il peut nous proposer une solution. 
                               Piste restantes : aller près de la salle et attendre qu’il y ait un événement afin d’en connaitre le SSIAP.
 
Partenaires
                Bilboquet ne sera pas partenaire mais il nous demande s’il y a des intéressés pour le dimanche 1^er juillet pour aller faire une présentation JDR à leur évent. (un poste sera dédié à cela sur le forum)
                La ludothèque participera à notre événement le 12/05. L’animatrice sera Sylvie. Les référents JDS vont la contacter afin de s’accorder sur les jeux et la gestion de la journée.
500 tours de cou donnés par banque populaire (partenariat)
Gambetta : Confirmation des horaires envoyées à la direction mais ils nous ont alerté sur leurs récréation (10h et 16h) et que c’était plus facile pour eux de changer de groupe à ce moment là). Ils nous recontactent.
 
Bar
Prise de commande : l’idée est de privilégier certains joueurs et les inciter à venir manger à certaines heures pour faciliter le travail de la cuisine. Cependant, ces horaires restent un ordre d’idée.
Wargame :         Midi Blood bowl 12h15  Alkémy  12h45                 Soir : Libre
JDS : libre
JDR : Midi 13h00          Soir : Libre (voir sur les tables après 21h pour ceux qui n’ont pas mangé avant).
 
JDS
Il y aura une soirée loup garou le vendredi soir.
Le JDS prévoit des gros jeux qui seront annoncés comme table de JDR. Il y aura également un  tournoi.
 
Communication
Les documents ont été fournis à Hugo pour qu’il fasse une proposition de diptyque et BAT
L’affiche de l’événement est prête, il suffit d’y ajouter les logos partenaires.
Il faut donc démarcher les entreprises de cahors. Nous avons le visuel, une lettre type permettant de soutenir notre discours ainsi que des reçus établis par la MJC pour leur laisser un justificatif. Nous proposons différentes dates : 04/04 ; 09/04 ; 10/04. Nous avons besoin de bénévoles. Un doodle va être créé si vous êtes intéressé ; merci de vous signaler.
Nous avions évoqué une carte de consommation cependant, une autre proposition a été faite : il s’agit de tickets payés à l’accueil (1€ et 0.5€). Les joueurs paieront leur commande avec ces tickets.
Les deux propositions vont être analysées du point de vue financier.  
Nous allons bénéficier d’une subvention de 1000€ de la région.
 
 
 
 
Questionnements
Nous avons demandé si nous pouvions bénéficier du chauffage dans la salle. Cela couterait 55€/jour. Nous allons nous renseigner sur le délai minimum pour en bénéficier. L’idée étant de repousser au maximum cette échéance afin de connaitre la météo.
Concernant les menus, deux propositions ont été faites :
                Revoir le prix du menu (5€ au lieu de 7€). Cette proposition sera étudiée pour l’année prochaine les délais étant trop courts.
                La seconde était de faire nos frites nous même. Un devis doit être établi afin d’avoir toutes les informations pour la prise de décision.
               
Bracelets : 350 blancs + 150 rouges + 14 jaunes : validé.
Les joueurs ayant payé pour le week end entier auront un bracelet rouge perforé tandis que les personnes ayant payé pour la journée auront un bracelet rouge non perforé.  
Bouffe : 400 menus : validé (attention 40 menus pr VIP et bénévoles)
 
Bénévoles
Un planning a été travaillé. Il sera mis à la disposition de tous sur le drive. A ce jour, il nous manque des bénévoles, il est donc incomplet. Il est de la responsabilité de chacun de partager notre événement autour de nous afin de trouver de nouveaux bénévoles.
 
 
 
Ce qu’il reste à faire
Promotion
-          Interview/ présentation à la radio Antenne d’Oc
-          Affichage départemental
-          Réseaux sociaux
-          Forums
-          Convention de jeux
-          Sites spécialisé dans les jeux (grog, FFJDR, Casus NO, Opale, Le Thiase, Soirée Geek …)
-          Sites d’agenda touristiques (quercy.net, office du tourisme, mairie, lot.fr, …)
-          Journaux (la dépeche, la vie quercynoise, le petit journal)
-          Vidéo (média 46)
-          Kakémonos sur la facade de la mairie
 
Réfléchir à une liaisons Bar/cuisine efficace
 
Devoirs :
Des liens doivent être faits entre le site et la page du wargame et le phenix cadurcien afin de pouvoir être identifié comme une entité.
Les différents poles doivent transmettre la liste des partenaires qu’ils souhaitent ou ont contacté et surtout ceux qui ont confirmé.  
Les différents poles doivent tenir au courant des réponses des VIP et des lots qu’ils réceptionnent.
Il est primordial de transmettre à Cédric et moi les logos des partenaires effectifs.
Il faut préparer deux trousses de secours.
La Murder doit dans l’idéal être testée.
Une liste des choses en cuisine à nettoyer doit être établie ainsi que la manière de les nettoyer.
Il faut trouver des poubelles.
Il faut rédiger les  règles de sécurité pour GN


J'ai essayé d'être synthétique. 
Merci à tous
Bisous
Solene

Voici le lien pour le doodle démarcher les entreprises

https://doodle.com/poll/zyx6xasky65ymad6

Bisous
Solene