réunion convention 02/03/2018

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réunion convention 02/03/2018

Message par laecla silana le Jeu 8 Mar - 22:50

Présents :                                                                 
-          Yohan
-          Thomas
-          Simon
-          Kevin J
-          Alex
-          Solene
-          Eric
-          Guillaume
-          Livio
-          Alexis

Ordre du jour : Faire un point sur l’avancement des différents travaux

Avant tout, nous avons repris et intégré les pistes de travail que nous avions proposé lors du débriefing suite à la seconde édition de l’Envol. Au vue du temps restant, certaines pistes n’ont pu être approfondies.
 
Les prix d’entrée :
Au niveau des tarifs, voici ce qui a été évoqué.
Jeux de figurines : 5 € par jour de tournoi
Jeux de rôles : 10 € ce qui donnera l’accès à l’événement durant tout le week end
Murder : 10 € ce qui donnera l’accès à l’événement durant tout le week end
Soirée Loup Garou : 2€ pour la soirée (sauf si l’entrée pour le week end a déjà été réglée cf bracelet)
Jeux de société : Gratuit
Joutes médiévales : Gratuit
 
A l’accueil, les prix seront affichés sur une feuille à disposition.
 
Communication
Interne :
Le Wargame a créé une page facebook ainsi qu’un site web lié à leur activité. Afin que cela ne porte pas préjudice, il serait préférable de faire les liens entre les différents pages du club.
La communication entre nous est primordiale afin de pouvoir relayer les événements de chacun et avoir plus d’impact.


Goodies :
Nous avions évoqué la création de goodies qui seraient financés par une ou des entreprises. Hervé a contacté la banque de la MJC afin de bénéficier de tour de cou. Nous attendons la réponse.
En ce qui concerne d’autres éventuels goodies, au vue du temps restant, nous pourrons difficilement pousser la recherche.
 
Visuel
L’affiche a été validée. Noémie travaille sur le dyptique et le BAT pour les kakémonos.
 
Partenariat :
                        Réalité virtuelle
Nous avons été démarchés par Mr DEFRANCE qui nous proposait de bénéficier de la réalité virtuelle sur notre événement grâce à leur structure. Cela demandait un investissement de 100€/heure d’animation, ainsi qu’un stand 4mx4m. Au vue des nos valeurs (pas de jeux vidéo), de notre budget et de notre place dans la salle, nous n’avons pu accéder à sa demande. Cependant, nous conservons ce contact.
                        La chartreuse
La première année, cet établissement nous avait soutenus en nous offrant des chambres pour nos VIP. L’année suivante, ce partenariat n’avait pas été reconduit pour des questions financières de son coté. Nous avons tout de même retenté cette année en vain. Il ne peut rien faire pour nous.
                        Occitroll
Comme indiqué dans son mail l’année dernière, il ne souhaite pas participer à notre événement cette année. Cependant, il espère que nous le contacterons après notre événement pour faire un point avec lui. Cette décision pourra être revue pour l’édition suivante.
                        Bilboquet
Nous avons recontacté Bilboquet, ayant un vide grenier sur la journée du samedi, ils ne pourront être présents. Nous attendons leur réponse pour la journée du dimanche. Si ce partenariat se concrétise, il se fera sur les mêmes bases que celui de l’année précédente. Ils viennent animer sur notre événement et prêter des jeux. En contrepartie, nous nous rendrons à l’un de leurs événements pour une découverte JDR et les épauler.
                        Ludothèque
La ludothèque de Cahors a été contactée. Mélissa, notre contact, est ravie de poursuivre cette expérience malheureusement, elle sera en congé à cette période. Elle demande donc l’accord de sa direction et voit avec l’équipe qui pourrait se rendre sur les lieux. Si toutefois personne ne peut, la ludothèque se propose de prêter tout de même ses jeux.
Dans le cas où le partenariat avec Bilboquet ne peut aboutir, la ludothèque prêtera également des jeux en bois.
                        Gambetta
Nous avons signé un partenariat avec le collège Gambetta. Un mardi midi sur deux nous intervenons au foyer pour animer un temps jeux de société (12h00 à 14h00). Cela fonctionne plutôt bien. Une journée en juin sera également dédiée aux jeux et nous en serons les animateurs. En contrepartie, la journée du vendredi est réservée aux scolaires notamment à leur établissement. Nous sommes également rémunérés.
Le vendredi 11 mai, nous accueillerons des scolaires de 9h00 à 12h00 et de 14h à 17h. Nous aurons 4 créneaux : 9h00-10h30 10h30-12h00 14h00-15h30 15h30-17h00.
Dans ces créneaux sont comptés les temps de déplacements soit 15min aller, 15 min retour. Ce qui revient à 1h de jeux.
Sur chaque créneau nous accueillerons une classe de 30 élèves.
Nous ne manquerons pas de vous informer s’il y a des changements.
 
                        Entreprises/commerçants de Cahors
Nous attendons les visuels définitifs. Dès réception, nous pourrons débuter le démarchage des entreprises de cahors afin de récolter des fonds. En échange, nous intégrerons leurs logos sur nos supports de communication.
 
                        Subventions
Hervé a envoyé des dossiers au département et à la région pour demander des subventions. Nous attendons les réponses.
 
Promotion
Afin de promouvoir notre événement, nous allons mobiliser de nombreuses ressources
-          Interview/ présentation à la radio Antenne d’Oc
-          Affichage régionale et départemental
-          Des sucettes d’abri bus ont été réservées
-          Affichage extérieur sur les ronds points et/ou panneaux signalétiques
-          Réseaux sociaux
-          Forums
-          Convention de jeux
-          Sites spécialisé dans les jeux (grog, FFJDR, Casus NO, Opale, Le Thiase, Soirée Geek …)
-          Sites d’agenda touristiques (quercy.net, office du tourisme, mairie, lot.fr, …)
-          Journaux (la dépeche, la vie quercynoise, le petit journal)
-          Vidéo (média 46)
-          Kakémonos sur la facade de la mairie
 
Logistique :
Salle
Le plan de la salle a été établi et validé. Afin d’éviter les mauvaises surprises, nous avons demandé à bénéficier du chauffage et attendons la réponse.
 
Dodo
Les bénévoles pourront dormir dans la salle sur la scène. 
Les VIP seront logés gratuitement. 
Pour nos joueurs, nous avions trois solutions : la MJC, le Chai et le lycée Clément Marot. La MJC ne peut loger des gens dans ses locaux, ces derniers n’étant pas prévus à cet effet.  Au vue des prix pratiqués, nous ne pouvons convenir d’un partenariat avec le CHAI. Nous avons donc analysé la proposition de Clément Marot. Cela reviendrait à 10€/ personne pour le week end. Nous savons que le budget est une question sensible pour nos joueurs, nous travaillons donc à réduire les coûts et en prendre une partie à notre charge. Cela n’est pas encore validé. 
De plus, le devis initialement calculé est à revoir. Nous avions notifié 80 chambres pour deux nuits. Au vue du nombre de joueurs attendus, la réservation se porterait sur 80 chambres le vendredi et 120 le samedi. Un nouveau devis à Clément Marot a été demandé. 


Le SSIAP
Mr Mirapeix ne répond pas à nos appels, nous allons tenter de le retrouver par le SDIS ou en se présentant à des événements au foyer valentré.
Mr OUDOT attend la validation du recyclage de son SSIAP. Nous le relançons régulièrement et attendons sa réponse.
Mr RUSCONI doit nous tenir au courant.
Malaurie ne participera pas à notre événement cette année.
Maëva est partante. Nous avons demandé un exemplaire du contrat qu’elle a signé l’année dernière afin d’en savoir plus. Nous vérifions en parallèle que son dossier ne pose pas de soucis.
SDIS : Ils ne peuvent pas répondre officiellement à notre demande pour une question de concurrence  avec les entreprises privées. Pour ce qui est des pompiers individuellement, chacun peut engager sa responsabilité personnelle mais il faut parvenir à les rencontrer individuellement. Nous travaillons cette piste.
Entreprise de sécurité : Nous avons laissé des messages à plusieurs reprises. Pas de rappels à ce jour.
Autres pistes : nous avons sollicité le service jeunesse afin de savoir s’ils ont des contacts à nous donner. De plus, Yohan Tussac connait certaines personnes dont le profil correspondrait. Il doit les contacter.
 
Trousses de secours
Deux trousses de secours seront préparées. Une sera destinée à l’activité GN, la seconde à l’événement en général.
 
Bénévoles
            Chaque pôle doit estimer son besoin en bénévole. Il est important d’en parler à nos connaissances autour de nous mais également lors de nos événements (ex : soirée loup garou) afin de recruter un nombre suffisant de bénévole pour ne pas s’épuiser. De plus, il est important de communiquer afin de partager nos connaissances.
 
Repas
            Un espace repas a été prévu afin que les joueurs et bénévoles puissent manger assis dans un endroit réservé sans empêcher le bon déroulement des activités.
 
Accueil :
Comptabiliser les entrées
Nous avons parfois rencontré des difficultés pour le décompte des entrées. Une piste de travail avait été évoquée :
« Prévoir une feuille à l’accueil afin de noter les visiteurs à leur passage. »
Afin de rendre cela plus ludique, une proposition a été faite. Pour chaque entrée, un ticket était remis au visiteur et ce dernier devait le mettre dans la boite correspondant à l’activité qu’il est venu ou faire ou qu’il a fait. Cette solution ne répondant pas exactement aux attentes de chacun a été refusé. Une seconde proposition était de cliquer le nombre de visiteurs sur chaque activité mais cela comportait trop de chance de faire des doublons.
Nous avons donc conservé la feuille qui sera à l’accueil afin que les bénévoles puissent y noter les entrées.
Par contre, il faut insister sur les questionnaires de satisfaction en rappelant qu’il est important d’y répondre. Afin de répondre aux futurs dossiers, nous avons ajouté la question de quel département/région venez vous.
 
Bracelets
Nous rappelons que l’année précédente nous avions été en rupture de bracelets. Nous allons donc commandé 350 bracelets blancs pour les visiteurs gratuits, 150 bracelets rouges pour les entrées payantes et  14 bracelets jaunes pour les VIP. Il faudra faire attention aux joueurs qui ne participent qu’à une journée de tournoi wargame (qui auront payé 5€).
 
            Briefing des bénévoles extérieurs
Un briefing et motivation des bénévoles est prévus avant l’ouverture. Sera également à la disposition à l’accueil une fiche qui récapitule les éléments importants (c’est quoi notre club, c’est quand, c’est combien, c’est quoi les activités présentes dans la convention, c’est qui les anim etc).
 
Cuisine/Bar :
Carte
Nous avions évoqué le fait de diversifier la carte. Au vue des difficultés financières rencontrées cette année ainsi que le temps qu’il nous reste, nous avons opté pour conserver ce que nous faisions.
Il y aura donc
Eco cup (consigne à 1€)
Menu (sandwich + boisson 25cl + frites + fruit) à 7€
Sandwich (steak haché ou poulet ou aubergines) à 5€
Frites à 1,50€
Fruits (bananes ou pomme) à 0.50€
Boissons (bouteille 3€ verre 50cl 1€)
Café 0.50 €
Thé 0.50€       (en effet, la fée du thé ne pouvant plus fournir, nous devrons les acheter)
Friandises 1€
Crêpes 1€
Formule pti dej (café + 1 part de quatre quart) 1€
A ce jour, l’équipe bénévole de la cuisine est loin d’être complète. Afin de palier à ce problème, une solution a été évoquée : faire payer notre emplacement à un pizzaïolo. Nous sommes en train d’étudier cette éventualité.
 
            Repas bénévole
Comme l’année précédente, nous offrirons aux bénévoles ayant travaillé sur la demi journée précédant ou suivant les repas.
Un sandwich sera offert par bénévole. Pour les autres repas, des pates seront proposées. Les VIP pourront également bénéficier de ce régime.
 
            Carte de consommation
Pour éviter les difficultés d’encaissement de l’année précédente ainsi que pour éviter de l’argent qui circule, nous avons opté pour la carte de consommation. A l’entrée, les joueurs/visiteurs pourront acheter une carte de consommation pour la somme de 20€ (carte cartonnée avec 10 cases de chaque coté correspondant à 1€ chacune). Lors d’un achat au bar, les joueurs/visiteurs n’auront cas présenté leur carte. Les bénévoles tamponneront les cases nécessaires pour arriver à la somme demandée.
A leur départ de la convention, si toutes les cases n’ont pas été tamponnées, les joueurs/visiteurs seront remboursés du montant des cases vierges.
 
Prise de commande
Afin de ne pas perdre de temps ou décevoir nos joueurs, nous avons réfléchi à une prise de commande.
L’idée est de faire 3 services. Les joueurs de Wargame seront les premiers. Une personne ira prendre les commandes, taponnera et les servira afin qu’ils puissent profiter de leur tournoi. (12h00 / 19h00)
Le second service sera destiné aux JDS. (12h30-12h45  / 20h00)
Enfin, nous terminerons par le JDR, alcove par alcove ou les retardataires. (13h30 / 21h00)
 
            Liaison Bar/Cuisine
L’année précédente avait été proposé de définir une procédure pour avoir une communication pratique entre bar et cuisine. Ce point est encore à l’étude. A ce jour, pas de solutions satisfaisantes.
 
            Moyens
Plusieurs pistes avaient été évoquées :
Prévoir une seconde personne dédiée aux crêpes : nous allons faire notre possible.
Faire une liste du matériel à prendre pour éviter les oublis : tout est rangé dans des cantines à la cave.
Agrandir la cuisine : Nous pouvons voir si nous avons des barnums plus grands.            
Ne pas surcharger la cuisine, seules les bénévoles cuisines doivent y être : cela sera annoncé avant la convention pour éviter aux bénévoles d’être gênés dans leur travail.
Prévoir un roulement sur les postes et un nombre de bénévoles suffisants : l’année précédente, les bénévoles du JDS venaient aider les cuisines durant les rushs. Cela pourrait se renouveler cette année.
 
            Horaires
La cuisine sera ouverte de 11h45 à 14h30 et de 18h45 à 22h00. Il faudra également prendre en compte le temps de nettoyage.
Les horaires seront affichés au bar. Les bénévoles pourront également faire un dernier appel 30 minutes avant la fermeture des cuisines.
 
JDR
Initiations
Des tables d’initiations doivent être prévues voir même annoncées. Il est primordial d’en faire la promotion et d’être prêt à tout moment afin de pouvoir présenter correctement cette activité.


Encas
Afin d’accueillir nos joueurs dans de bonnes conditions, à chaque ronde et sur chaque table sera proposée une barre de quatre quart.
 
Murder
Deux sessions murder seront proposées : une le samedi après midi, une le dimanche après midi.
 
Wargame
Tournois
Les tournois et activités seront annoncés. Le tournoi BB se fera sur deux jours contrairement à l’année précédente.
 
            Réadaptation des jeux pour les enfants
Une piste avait été évoqué : « Réadapter les jeux pour les moins de 10 ans ou le stipuler. ».
Un point sera donc à faire afin de savoir sa faisabilité.
 
JDS
            Gros jeux
Des gros jeux seront présentés régulièrement afin de permettre aux joueurs passionnés de tester ou profiter de longues parties.
 
            Loup garou
Une éventualité a été soulevée : réaliser des soirées loup garou sur les deux soirées par seulement le vendredi. Cette possibilité est à l’étude.
 
            Présentation des jeux
Les jeux seront plus accessibles, présentés sur des tables afin de donner envie de s’en saisir.
 
            Partenaires
La ludothèque sera notre partenaire. Afin de s’organiser convenablement il est essentiel de communiquer notamment sur la liste des jeux qui seront présentés.
 
Nettoyage
            Poubelles
La signalisation des poubelles sera accentuée. Nous en augmenterons également le nombre.
 
            Cuisine
Une liste sera établie sur ce qui doit être nettoyé et de quelle manière.
           
Déco
            Signalisation
Nous allons contacter la mairie afin de connaitre les modalités pour pouvoir poser des panneaux sur les ronds points mais également sur le chemin afin de montrer le chemin.
 
            Docks
Ugo Pabois est intéressé pour renouveler le partenariat que nous avions l’année précédente. Il attend l’accord de son supérieur.
 
GN
            Règles de sécurité
Des règles de sécurité seront établies pour éviter les accidents
 
            Planning
Un planning sera présenté avec des demos afin de pouvoir attirer le public sur des horaires précises.
 
 
 
 
 
Travail à faire :
Les différents poles doivent transmettre leur créneau horaire d’ouverture en fonction des activités proposées.
Les différents poles doivent transmettre la liste de matériel nécessaire pour le déroulement de leur activité.
Les différents poles doivent transmettre leur besoin en bénévoles ainsi que les contacts qu’ils ont pu avoir jusqu’à maintenant.
Les différents poles doivent transmettre la liste des partenaires qu’ils souhaitent ou ont contacté.
Les différents poles doivent tenir au courant des réponses des VIP et des lots qu’ils réceptionnent.
Le pole Wargame doit transmettre les textes qu’il souhaite voir afficher sur le site de l’envol.



Merci à tous.
La prochaine réunion Convention : aucune réunion n’a été programmée.
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Re: réunion convention 02/03/2018

Message par nanashi le Jeu 8 Mar - 23:10

merci pour ce compte rendus je t'envois les infos au plus vite (bar/loup garous)
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nanashi
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Re: réunion convention 02/03/2018

Message par MAZE le Ven 9 Mar - 10:15

Du coup pour l affiche, es que on pourrait avoir le visuel? Ça peut être pratique pour faire de la pub sur les groupes facebook et Discord

_________________
CALMEZ VOUS!!!
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Re: réunion convention 02/03/2018

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