compte rendu réunion 16 09 16

Réunion du  16 septembre 2016
Présents :
-          Alex
-          Cédric
-          Manu
-          Nanash
-          Hugo
-          Livio
-          Raph
-          Simon
-          Flo
-          Sarah
-          Victor
-          Alexi
-          Loutre
-          Solene
 
Ordre du jour :
Rappel des axes à travailler évoqués à la précédente réunion
-          L’aménagement de la salle
-          La décoration
-          La notion de thème
-          Les référents de cette année
-          Le tournoi  pour le wargame
-          Les fiches de postes dont celle du nouveau poste l’animateur volant
-          Le planning durant la convention
-          La liste des bénévoles
-          Les équipes sur chacun des pôles.
-          La gestion des crêpes
-          La signalétique
-          La sélection de jeux proposés
-          Le pole jdr à valoriser
-          Le site ainsi que la page Facebook
-          La communication au cœur de la ville de Cahors
-          La communication en interne notamment entre le Bar et la Cuisine
-          Le budget
-          Ouvrir le vendredi dans la journée afin d’accueillir des sorties scolaires
-          Une Cérémonie d’ouverture
-          Différents partenariats avec
o   Le club d’échec de la MJC
o   Le Berceau Magique pour prévoir un lieu « petite enfance »
-          Un pole Magic
-          Des liens entre les différents pôles
-          Un questionnaire de satisfaction




Au vu du nombre de points à aborder, l’ordre du jour suivant a été proposé :
                Un organigramme des bénévoles et postes
                Les fiches de postes
                Le thème
                L’aménagement de la salle
                La déco
                La communication
                Les réseaux sociaux
                La préparation du rendez-vous avec la mairie du 19/09/16
                L’accueil des enfants
                Le budget
 
 Des contacts notamment dans l’optique de la création du pôle petite enfance ont été proposés. Ils doivent cependant être approfondis et confirmés. Il est nécessaire de retransmettre les informations dès leur confirmation afin de pouvoir étudier les différentes propositions.
 
Concernant la communication visuelle, cette dernière se fera avec la classe d’Hugo. (Bac art visuel).
La classe ainsi que les professeurs sont informées. Un rendez-vous sera pris afin d’officialiser ce travail. La date reste encore à déterminer. Et les travaux de cette classe démarreront mi-novembre. Avant cela, le pôle communication aura établi un cahier des charges qui sera validé lors d’une réunion du club. Ils auront en charge les affiches, flyers, dépliants d’entrée.
 
Il a été voté qu’un thème sera conservé : le thème est SHOW TIME ! soit le spectacle de manière générale.
Il sera appliqué dans tous les pôles
JDR : Deux concepts (un personnage et un objet par exemple) seront imposés dans les scénarios de JDR. Afin de vérifier le respect de ces concepts, deux cases seront créées dans les feuillets de concours MJ et PJ. Elles seront cochées en cas de respect des consignes et cela sera pris en compte à la notation.
JDS : Une devanture sera présentée avec des jeux en rapport avec le thème
Cuisine : les repas seront renommés en fonction du thème
Bénévoles : ceux qui le souhaitent pourront se costumer
Déco et signalétique devront le respecter tout comme la murder.
 
L’organigramme des pôles. Les pôles ont été passés en revue afin de connaitre leurs missions principales de façon sommaire et de définir leur référent. Les pôles seront les suivants :
Le pole accueil : il aura en charge l’accueil des visiteurs, il vérifiera que la signalétique a bien été mise en place, il gèrera le ou les animateurs volants et fera le discours d’accueil. Le référent de ce pôle sera : Flo
 
Le pôle communication : Se développe sur deux axes : le mailing et les relations publiques.
Le référent de ce pôle sera : Manu
Le pôle cuisine / bar : il gérera les repas durant l’évènement, il commandera auprès de la logistique le matériel nécessaire.
Le référent de ce pôle sera : Raph
 
Le pôle JDR : Il gérera la commande des dès, des concours, du site et de la gestion du JDR sur l’évènement ainsi que de la murder.
Le référent de ce pôle sera : Cédric
 
Le pôle Wargame : Il gérera le Wargame sur l’évènement et devra communiquer au pôle communication les différents contacts qu’il souhaite solliciter.
Le référent de ce pôle sera : Alexis
 
Le pôle JDS : Il gérera le JDS sur l’évènement et devra communiquer au pôle communication les différents partenaires qu’il souhaite solliciter.
Le référent de ce pôle sera : Rioni
 
Le pôle logistique : Il s’occupera des courses durant l’évènement. Il gérera la décoration, la signalétique ainsi que les différentes demandes de matériel des autres pôles.  
Le référent de ce pôle sera : Alex
 
Le pôle nettoyage : Il s’occupera du nettoyage durant l’évènement.  
Le référent de ce pôle sera : Nanash
 
Il est donc à la charge de chaque pole de modifier le rétroplanning.
 
Concernant le poste de l’homme qui dit. Les candidatures sont ouvertes. Une fiche de poste sera établie afin de savoir ce que chacun attend d’un homme qui dit et voir ensuite qui prendra ce poste.
 
Nous aurons la salle à disposition à partir du 17/05/17.
 
Nous n’avons pu aborder tous les points souhaités à l’ordre du jour cependant, ces derniers seront traités lors de la prochaine réunion.
 
Travail à la maison :
-          Réfléchir aux taches du rétroplanning
-          Faire les fiches de chaque poste
 
La prochaine réunion concernera les référents de pole et se déroulera le vendredi 21 octobre à 20 heures.

merci pour le compte rendus ^^

Merci pour le compte-rendu Solène, j'apporterais juste un peu de nuances, quant à l'application du thème pendant la convention. Il ne s'agissait que de propositions, à voir si elles seront toutes appliquées.

merci, j'étais absent mais je me fais une idée assez précise des choses grace à ce compte rendu et c'est agréable.
continu comme ça.
Pour le travail avec hugo, la MJC demandera q'une convention soit signé. Je suis volontaire pour faire parti des bebevols qui irront à la rencontre avec le lycée pour la signer.

Merci de te proposer Fanfan, mais je m'en chargerai, ne t'en fais pas

Il faudra juste que je récupère la convention à la MJC, tu m'expliqueras comment ça marche.

oui je vais obtenir une conv avec ce que je pense etre et je mettrai cette maquette sur le drive, peut etre la version finale ne vera le jour qu'apres la rencontre. dans tous les cas je vais revoir avec la presidente quelle me donne les droits pour signer tous doc liés à la conv' comme ça on gagnera en réactivité.

Merci pour le retour les amis.

Je travaille déjà les éditeurs et les distributeurs pour cet évènement.
Manu, est-ce que tu as de quoi "teaser" un peu l'évènement?

Qu'entends-tu par "teaser" l'évènement ?

Un petit document "attractif" pour faire parler de l'évènement à venir en attendant les retours de la classe de Hugo ^_^

Un flyer comme l'année passée, ça te conviendrait ?

un truc genre dossier de presse  avec photo, vip et chiffre de l'année precedante et prediction pour le prochain event c'est possible?

Tu veux dire ce que j'ai fait l'année dernière et que je suis actuellement en train de mettre à jour ? Oui c'est possible.

Effectivement, dossier de presse ça serait parfait pour le remettre aux sponsors.