Compte rendu reunion 03 06 2016

Réunion du  03 juin 2016
Présents :
-          Thomas
-          Sarah
-          Alex
-          Fanfan
-          Livio
-          Loutre
-          Ced
-          Manu
-          Simon
-          Flo
-          Zoubi
-          Solène
 
Ordre du jour :
1)      Faire un retour et un débriefing après notre convention
2)      Commencer à évoquer les pistes à développer pour améliorer notre convention
 
Avant tout, MERCI ET BRAVO ! Merci à tous ceux qui ont pu faire de cet évènement ce moment de joie et de partage que tout le monde a apprécié. Bravo à tous les pôles ainsi que les bénévoles volants qui se sont impliqués et investis dans ce projet.
 
Pour en revenir à la réunion voici ce qui a été dit. Ce compte rendu sera sous une forme différente des autres afin qu’il puisse être communiqué à l’extérieur.
 
Les points positifs:
> Les t-shirt orange se connaissent. Il y a une bonne ambiance générale et ça se sent. 
> Melissa de la ludothèque est présente: elle est connue des familles, et donc rassurante. 
> Pole Wargames: toutes les activités où les animateurs sont présents ont bien marché: atelier peinture Alkemy, jeux de société...
> Le public de passage ne devrait pas tomber sur:
-Les grossièretés.
-Les débordements du genre: interprétation enjouée d'un rôliste / lors de la murder
-Les paroles violentes
Ces points ont été assez bien gérés (notamment grâce aux "box" qui permettent de séparer les rôlistes)
> Les trophées à l’effigie du phénix ont été appréciés.
> Un rangement rapide, merci à tous
> Une déco faite sur le pouce mais appréciée
 
Les points à améliorer : 
-          L’aménagement de la salle n’était pas optimisé, en effet, le jdr bloquait la lumière. Il serait donc préférable dans la mesure du possible de revoir cet aménagement et échanger le jdr avec le pole jds et wargame. La proposition d’éclater le pole jdr a également été faite. L’accueil pourrait être au vestiaire (à discuter).
-          La décoration peut être optimisée. Des tringles au plafond dans la salle peuvent être utilisées.
-          La notion de thème a été évoquée. Garde-t-on l’idée d’avoir un thème à chaque convention ? Et si oui, qu’en fait-on ? Comment le valorise-t-on ?
-          Afin de faire vivre les différentes activités sur le pole Wargame, il faut être plus d’un animateur sur le pole Wargame
-          Revoir le mode de tournoi  pour le wargame (Soit en mobilisant les joueurs s’il s’agit d’un mode peu connu soit en en changeant). La question va donc être étudiée tout au long de l’année.
-          Afin de faciliter la répartition des bénévoles et éviter l’inactivité, des fiches de postes vont être établies et inventoriées pour chacun des postes.
-          Le planning durant la convention sera établi et revu afin d’améliorer les présences, éviter les bénévoles en trop et pouvoir tourner sur certains pôles difficiles comme l’hygiène. Et chaque pole devra établir comme le retro planning, un planning durant la convention afin de tenir compte des investissements de chacun avant l’évènement et définir les besoins.
-          Une liste des bénévoles sera également rédigée. Lorsque le bénévole portera le tee shirt orange, il pourra être appelé sur un poste de travail. S’il est en pause, il retirera le Tee shirt.
-          Les référents pourront définir leur équipe sur chacun des pôles.
-          Un nouveau poste va également être créé : l’animateur volant qui pourra discuter et accompagner le visiteur sur les différents pôles.
-          Les éclaireurs n’étant pas là l’année prochaine, les crêpes seront faites par le phénix.
-          Pour qu’un roulement puisse se faire, il faut redistribuer les responsabilités et doubler certains postes notamment ceux des référents.
-          Sarah a été élue référente du bar.
-          Pour faciliter le repérage des lieux, la signalétique sera revue. (horaires, tarifs, lieux …)
-          Certains visiteurs n’ont pas trouvé leur bonheur car ils étaient à la recherche de jeux de société plus classiques ou bien pour les jeunes enfants. Nous allons donc agrandir notre proposition de jeux.
-          Le pole jdr sera retravaillé. Les tables d’initiation doivent être valorisées et mises en avant.
-          Pour une question de visibilité et de pratique, le site ainsi que la page Facebook vont être perfectionnés.
-          De plus la communication au cœur de la ville de Cahors sera également améliorée.
-          La communication en interne notamment entre le Bar et la Cuisine est à étudier (un cure dent sur le sandwich permettrait d’accrocher le ticket sans qu’il se perde)
-          Le budget est également à revoir. Les tarifs sont à discuter. La convention a créé un léger déficit. Le chiffre exact n’est pas encore établi du fait que certaines factures n’ont pas encore été transmises pour remboursement.
Nouvelles pistes de travail :
-          Mr DELMAS a évoqué une piste intéressante. Nous pourrions ouvrir le vendredi dans la journée afin d’accueillir des sorties scolaires. Un mur déco pourrait leur être réservé afin qu’ils puissent laisser libre court à leur imagination.
-          Pour officialiser l’ouverture de la convention, une Cérémonie d’ouverture ou d’envol est proposé.
-          Afin d’agrandir notre proposition de jeu de société, nous souhaiterions établir un partenariat avec
o   Le club d’échec de la MJC
o   Le Berceau Magique pour prévoir un lieu « petite enfance »
-          Les cartes Magic ont bien tournées. Il serait peut être intéressant d’en faire un pôle à part entière, géré par l’un de nos animateurs.
-          Un travail difficile mais qui pourrait avoir un rendu ludique serait de faire des liens entre les différents pôles pendant le jeu. Des combats d’armées sur une table de jdr peuvent être vus sur le pole wargame etc …
-          Dans l’analyse de notre évènement un retour de la part de nos joueurs aurait été appréciable. Dans ce but, nous proposerons l’année prochaine de remplir un questionnaire de satisfaction ludique et simple lorsque le joueur attend son repas. Dans ce questionnaire seront notamment demandés l’adresse mail (facultatif) ainsi que « comment avez-vous connu notre convention ».
-          Le budget est également à revoir. Les tarifs sont à discuter.
 
 
Autres points évoqués :
Les horaires des rondes ont été validés pour l’année prochaine. Nous garderons le même schéma.
8 trophées à l’effigie du phenix sont à commander pour les conventions futures.
Les sponsors et partenaires vont bien entendus être remercié pour nous avoir suivi dans le projet. Des lettres individualisées seront établies pour la prochaine convention et des confirmations par mail seront demandées après chaque rendez-vous. L’affiche sera également rectifiée en notant l’entrée gratuite.
Les VIP seront contrôlés afin qu’il n’y ait pas d’abus ni de passe-droit.
Caligramme et King jouet seront sollicités et de nouveaux partenaires seront recherchés.
 
Les points positifs sont peu nombreux. En effet, nous avons préféré axer la réflexion sur l’avenir et définir les points à travailler. Cependant, nous tenons à souligner que cette convention a été un succès. Bravo à tous !

merci un chouette conte rendu
plein de travaille a faire
une idée a t elle étais proposé pour réalisé cette masse de travail.
petit groupe de travail sur différent point ou sur tous et une mise en commun
ou un travail collectif sur des point précis?

Rien de préciser pour le moment

Merci pour le compte-rendu, Solène: à la fois rapide et complet.

Le Berceau Magique pour prévoir un lieu « petite enfance »

Là, il y a du challenge. Réunir dans une même salle des Barbus jouant à StormBringer et des enfants en bas-âge empilant des Duplos, c'est quand même faire le grand écart ^^.

Edit: si tout est bien cloisonné, ça devrait être faisable. Je ferai un petit compte-rendu de la  discussion que j'ai eue avec ma compagne, ça pourrait vous intéresser.

Par contre, la prochaine réunion n'est pas programmée ...

je suis d'avis de mettre en place dés la rentrée des groupes en de travail qui auront alors devant plusieurs mois pour produire un travail de qualité autour des différentes idées énoncées pour l'amélioration.
par exemple les différents responsable de pole pourrait initié un travail autour des fiches de postes et on ferai une mise en commun. avec en amont un fiche de poste type pour que chaque groupe et la meme methodologie.

www  assoprelude.canalblog.com/pages/ou-sommes-nous--/27361263.html

je vois pas trop ce que sa viens faire la fanfan?
en lien avec l idée des  hoisiphénix (pti phénix)
peut êtres faire un poste dédier avec toute les idée  sur ce sujet?

Salut les gens,

Désolé d'avoir manqué la réunion de débrief, pour cause de participation à un autre festival.
Merci pour le compte rendu, j'aimerais juste ajouter que j'avais laissé un questionnaire de satisfaction à la buvette et les résultats sont motivant :

- La préférence des joueurs présents : JV > JdR > JdS et  JCC > Wargame.
(Idée : il pourrait être intéressant de mettre en place un pôle jeux vidéo avec du DDR ou des trucs du genres comme au TGS. Il faudrait peut être améliorer ou renforcer la communication pour le wargame.)

- L'envol du phénix a été très apprécié par les visiteurs qui attendent une prochaine édition. (Sauf un, devinez qui,  qui préfère le RPGers ^_^). Ils n'ont pas trouvé que l'évènement était trop spécialisé dans une catégorie de jeux.

- L'équipe d'orga a été apprécié. La bonne ambiance a particulièrement été remarqué. Quelques questionnements sur la possibilité d'acheter/consomer de l'alcool.

- La synchronisation des rondes de JdR peut frustrer les joueurs (ou du moins, a frustré au moins un joueur) qui n'ont pu rejoindre de tables.
(Idée : améliorer la communication sur place sur les tables pouvant être lancé dès le nb de joueur min atteint.)

Personnellement, j'avais noté plein d'idées d'améliorations à chaud mais j'ai paumé mes notes... Juste un point pour lequel j'ai été confronté : ouvrir officielement "l'initiation au JdR" dès le vendredi au public.

Quoi qu'il en soit, ma situation commence à se stabiliser, je vais pouvoir m'investir un peu plus dans le club et dans le prochain évènement.

Au fait, c'était quoi déjà le numéro de la commande qui n'a jamais trouvé preneur? XD