Réunion Envol du Phénix 18/6/22

Compte rendu Réunion Débrief sur l’Envol 2022 du 18/06/2022
Présents : Livio, Simon, Alex, Nanash, Fanfan, Cédric, Nicolas, Hugo, Solene

Ordre du jour :
Faire le bilan de l'édition 2022
Quantitatif et qualitatif et définir d'éventuels axes d'amélioration.
 
 
Chiffres :
- Bracelets : Nous avons accueillis sur cette édition 127 bracelets rouges, 224 bracelets blancs, 8 VIP et 78 scolaires.
Bilan : Ce bilan est encore en construction car certaines personnes n’ont pas transmises leurs factures. Nous serions à priori excédentaires de 2 043,17€
- Recettes : Nous avons déposé à ce jour 3 872,51 euros suite à l’évènement. Nous avons également dans les recettes le soutien de la mairie sur la salle et le matériel, nos sponsors, nos interventions (Gambetta et Loup Garou) et la subvention de la région ce qui ferait un total de 9 883,56 euros de recettes.
- Dépenses : Nous avons listé les dépenses, le plus conséquent étant le SSIAP et les périssables. Cela s’élèverait à un total de 7 840,39 euros.
Je rappelle que ce bilan n’est pas définitif. Nous attendons encore des factures notamment de frais postaux par exemple. De plus, les recettes ne sont pas encore certaines car nous n’avons par exemple pas encore eu de réponse officielle de la région.
 
Remboursement et revente :
 
En amont de l’évènement
Dates et durée:
- Eviter le week end de la fête du jeu (23 mai 2023 – week end du 21 mai en 2022) car beaucoup de villages et associations font des choses pour cette journée. Cela créerait de la concurrence et nous ferait perdre des visiteurs.
- Quid de la durée ?
Le bloodbowl : Si on prend un week-end de 3 jours, cela peut être porteur d'organiser les tournois et animations pendant les 3 jours. C'est peut-être plus lourd pour l'orga mais je pense que ça peut être porteur pour les tournois de proposer entre 6 et 9 rencontres.
Après discussion, certains pensent que si nous conservons ce week end, il faut assumer ce 4^e jour. Cependant, il se pose la question des dépenses que cela engendre tant sur le financier que sur l’énergie car les bénévoles ont apprécié de pouvoir profiter du festival sur ce dimanche soir. De plus, lors des longs weeks ends, de nombreux joueurs partent en famille. La problématique reste donc entière.
 
Mise en place de la salle :
- Les responsables de pôles pourraient donner les directives en cas d’absence à l’installation ou être présents afin de pouvoir avancer au maximum et ne pas être bloqués.
- Les listes de matériels n’ont pas toujours été transmises.
- La mise en place aurait été plus facile si nous avions eu davantage de bénévoles à l’installation. Il a été parfois constaté un désinvestissement du collectif ou un non engagement et non respect du planning. Cela a pu créer de la frustration, de l’inquiétude, de la colère, de la fatigue …
- Il faudra certainement prévoir le recyclage et le nombre de poubelles adéquates.
 
JDR :
·         Pour les alcôves à coté de la scène, mettre un panneau au fond afin de fermer les alcôves et les isoler de la scène.
·         Celles se situant sur la gauche de la scène lorsque l’on est en face doit être fermée comme les autres. Il faut donc les deux panneaux de droite.
·         Plus grand écart entre les tables de JDR
 
Cuisine :
·         Vérifier le rangement de la cuisine afin de ne pas découvrir des ingrédients et demander un réassort inutile.
·         Vérifier en amont le matos électrique.
·         Prévoir deux voitures pour récupérer la commande
 
Durant l’évènement ou concernant les activités en elle-même :
JDR :
·         Repenser le concours de scénario pour qu’il soit davantage attractif ?
·         Pas de bloodbowl à coté du jdr à cause du bruit ?
·         un petit panneaux à l’entré de l’alcove ou mj et pj peuvent inscire des truc (ne pas dérange, le nom de l’univer, ect…)
·         Deux bénévoles c’était parfois trop. Le second pourrait animer le pole JDR pour les gens qui passent en montrant de la création de persos par exemple.
 
 
JDS :
·         Les tournois : bonne orga, costume de tutu génial. Le nombre de participant aux tournois ( trop peu)
·         Les partenariats fait à l’arrache mais super lot
·         les grands jeux et leur accessibilité (inscription ?)
·         bourse aux jeux a refaire
·         Présentation de la salle attirante.
 
Wargame :
·         Voir pour l'année prochaine pour ne pas mettre le Bloodbowl au CHAI ou réfléchir à un mini bar sur place. (ils préfèrent être dans la salle). L’idée serait peut être de redescendre l’Art&Fact et de les mettre sur la mezzanine ?
·         Il faudrait réfléchir pour mettre des tables d'initiations.
·         Le 40k sur la scène a été très apprécié et est à renouveler.
·         Réflechir à des formats escarmouches (Alkemy ? Fury ?
 
Loup Garou :
·         Revoir le positionnement de l’activité par rapport aux bracelets. Cette activité est gratuite or, au vu des horaires, les bracelets blancs ne sont plus sensés être sur place …
Bar :
·         Nous pourrions dissocier la personne qui note et celle qui sert. L’idée pourrait être de faire une file de passage. Les gens commanderaient, puis passeraient à côté pour le service des boissons, puis à côté pour le service du chaud … ?
·         Davantage baliser le bar comme un lieu de service afin que les gens ne restent pas. Cela évite que les personnes au bar passe à côté d’une personne qui se serait incrustée dans les personnes déjà servies.
·         Rendre plus attractif les tables derrière où l’on peut manger ? En réalisant par exemple un écriteau = table de restauration et détente ?
·         Revoir la carte, en notifiant l’existence du chocolat chaud et son tarif, idem pour le café et le thé. Et en ne notifiant pas du Nutella si cela n’en est pas. Idem pour Perier ou badoit.
·         Revoir la carte en complétant le détail de ce que contiennent les propositions.
·         Revoir l’ordre de passage prioritaire car les bloodbowlers n’ont pas compris pourquoi les rolistes étaient prioritaires avant eux.
·         Penser et notifier la procédure de réassort des frigos. Faire le point après chaque services, faire la liste des choses à acheter ou manquantes et la transmettre à qui de droit afin d’avoir les choses avant le prochain service.
·         Lorsque l’avant dernier fût est percuté, le signaler afin de faire le nécessaire pour le réassort.
·         Prendre les commandes aux tables de JDR (notamment pour vendre des snacks et boissons en cours de parties)
·         Passer par V&B (car proche et car réactif en cas de dépannage)
·         Réfléchir à un éventuel billets de commande pour repas (les MJ partent en ronde avec un menu et une commande à remplir pour la tablée. C’est la première chose qu’ils font sur la table et ils transmettent ensuite la commande au bar ?)
·         Gestion des crèpes par le bar appréciée et efficace.
·         Attention à la présence de personnes non bénévoles derrière le bar
 
Cuisine :
·         Tous les paninis étaient à base de crème fraiche. Quid des allergies/ préférences ?
·         Avant de modifier une commande, il serait préférable de prévenir la personne qu’elle ne se retrouve pas devant le fait accompli et qu’elle en soit d’accord.
·         Il faut être attentif au réassort afin de ne pas revivre le repas de dimanche. A la fin des services, vérifier les stocks afin d’anticiper les réassorts
·         Les paninis sont chauffés, réchauffés, encore réchauffés … Sommes nous encore dans la « légalité » au vu du respect de la chaine du froid et à l’hygiène.
·         Les fallafels étaient parfois un peu secs.
·         Il faut réfléchir à des horaires pour la cuisine et les annoncer ou alors assumer un réel service en continu.
·         Réfléchir à proposer de la bouffe froide en snack ?
·         Réfléchir à la possibilité de vendre des glaces uniquement ?
·         Le florilège reste une bonne idée quelques corrections à faire sur les recettes et les tarifs.
·         Une équipe de bénévoles du vendredi au lundi identique ?
·         Pas de double casquette pour le référent cuisine ?
·         pas recommandé chez Promocash ?
·         Distinguer les repas festivaliers et repas bénévoles
·         Panini et salade fraiche appréciée. La modularité du menu aussi
·         Charger davantage la commande initiale notamment au niveau des boissons
 
Nettoyage :
·         Le matériel n’était pas centralisé ce qui a engendré la perte de la clé permettant de déverrouiller les distributeurs de PQ. Il est nécessaire de définir un lieu.
·         Une liste du matos est à faire et afficher
·         il a été apprécié que la cuisine nettoie sa cuisine
 
Accueil :
·         Il serait intéressant de distinguer les tickets bénévoles de ceux des VIP afin de pouvoir les faire passer en priorité.
·         Réfléchir à la possibilité de fournir des portes gobelets dans les welcom pack ?
·         Attention à la présentation lorsque l’on est sur ce poste (ne pas être affalé).
·         Multiplier les supports de présentation
·         Rendre la mise en place plus attractive peut être avec de la déco.
 
Escape :
·         Réfléchir à la possibilité de prévoir des créneaux pour les rolistes.
 
Escrime :
 
 
Communication
·         Communication interne et externe à parfaire
·         Attention aux fautes d’orthographes dans les mails et sur les postes sur les réseaux / forums/discord
·         Penser à regarder les mails sur durant l’évènement
·         Prévoir des Flyers car cela a été très demandés
·         Il faut annoncer les horaires de la cuisine ou alors faire un réel service en continu.
·         Signalétique à faire (panneau accueil, poubelles, coin fumeur, « ne pas fumer dans la salle », valorisation des partenaires comme agartha …)
·         Prévoir un questionnaire de satisfaction. Cela peut se faire via une appli en ligne.
·         Etre attentif au droit à l’image
·         Projet des 7 affiches pas toujours compris.
·         Communication trop tardive
·         réaliser un maillage avec d'autres associations  limitrophe du Lot afin de toucher plus de personnes ?
·         Un programme affiché avec tournois.
·         Signaler parkings disponibles peut être les restaurants.
·         Signaler les distributeurs à proximité.
·         Plusieurs niveaux dans la communication (affichage public, info interne, relation partenaire, réseaux sociaux) qui peuvent être gérés par plusieurs personnes.
·         Transmettre l’affiche en PDF à la ludothèque afin qu’elle la diffuse.
 
 
 
Dodo
·         Prévoir de quoi occulter les baies vitrées ?
·         Voir si possible de rafraichir la salle ? ouvrir les fenêtres ? car il y faisait très chaud.
 
Logistique/lieu
·         Demander la gratuité du parking pour l’année prochaine
·         sur la scène avec les projecteurs, il faisait très chaud. Imaginer des alternatives ?
·         il faut prévoir des stylos en nombre.
·         coin bénévole à prévoir + coin sieste
·         Investir dans des boitiers transformant des prises triphasées en 3 prises communes ?
·         Mettre plus de choses en extérieur pour valoriser l’extérieur
·         Salle sombre
 
Bénévole :
·         Il faut ranger lorsque l’on a dérangé quelque chose afin que les suivant(e)s puissent le retrouver.
·         il n’est pas impératif que les référents de préparation et les référents sur l’évènement soient identiques notamment au niveau du bar.
·          meilleure gestion des bénévoles à penser. Peut être avec un référent bénévole ou référent bien être
·         Essayer de prévenir les problèmes en allant voir qui de droit en signalant « Je crois qu’il va y avoir un problème » et ne pas attendre d’être en grande difficulté pour demander du secours.
·          Coopération des ADN à réfléchir et mieux organiser.
·         Prévoir une cuisine bénévole avec plats dissociés avec référent bénévole bouffe
·         attention aux absences sur postes par exemple l’accueil à 18h00 le vendredi était vide. Des bénévoles non prévus sur ce poste ont du s’y mettre.
·         Peu de bénévole ont changé leur T shirt. Le point de l’hygiène a été peu respecté.
·         le planning n’a pas été respecté
·         Transmettre le planning bénévoles aux bénévole en amont.
·         Il faut un coin bénévole autre que les backs stage. Un coin où l’on peut se poser pour discuter et boire un coup.
·         Ecrire les règles des tickets bénévoles et les définir pour le SSIAP
·         Notifier les règles au SSIAP afin qu’il ne bloque pas les bénévoles à l’entrée.
 
 
 
Innovations pour l’année prochaine ?
·         Un partenariat financier pourrait être fait afin d’acheter des plaques de bois. Ces plaques pourraient être peintes sur les deux faces (une face dédiée à l’envol, une seconde dédiée aux docks). Il faudrait voir si les docks pourraient les stocker. Cela permettrait de cacher les panneaux de chantier qui ne sont pas très beaux et gâchent le visuel.
·         Hervé de l’apprentissage se propose d’être référent jeux de société. Il voudrait être dos à la scène et non pas sur le côté. Il se propose de superviser la bourse aux jeux.
·         Mettre l'accueil dans une petite caravane sur le parvis, utiliser l'accueil comme première zone de jeu.
·         Mieux isoler phoniquement les alcôves avec plus de cloisons et peut-être même réfléchir à un toit.
·         Anticiper le partenariat avec Emmaüs pour des éclairages d'ambiance et des tapis.
·         Ambiancer au  moins une ou deux alcôves.
·         Réfléchir à des MJ résidents qui mèneraient 3 parties au minimum mais à qui nous attribuerions 1 alcove qu’ils pourraient décorer à leur convenance. 
·         Les grands jeux ont eu leur succès nous pourrions passer de 3 à 6.
·         Ajouter au rétro-planning de préparation une réunion avec les VIP.
·         Confier la communication à un professionnel qui facturera ses services. (Devis Popita ?)
·         Trouver un deuxième bénévole SSIAP pour je faire des économies.
·         Monnaie spéciale imprimé sur du bois. (Comment les stocker ?)
·         Passer par Cyril de la librairie calligrammes pour ouvrir sur la littérature.
·         Signer un  partenariat avec RERTR pour la cuisine et l’approvisionnement ?
·         Penser des quantités /tarifs de la nourriture en fonction de la couleur du bracelet ?
·         Ne plus passer par de la vaisselle jetable. Voir avec Loc vaiselle pour la louer ?
·         Voir avec les SSIAP directement. (Ils ont l’air d’apprécier l’évènement, peut être est il possible de négocier).
·         Peu d’affiches publiques dues à la date. En mm temps que let’s docks + cahors juin jardin + musée réouverture + lot of sport. 
·         Site Web : il faut s’y tenir  et donner les infos à voir dès les premières réunions pour avoir la structure du site.
·         Proposer une autre organisation pour la recherche de sponsors afin d’être plus nombreux ?
·         Anticiper, reprogrammer des réunions afin de faciliter la communication et de pouvoir avoir le temps de réagir en cas de difficultés.
 
Un immense merci à tous et toutes pour le travail abattu.
 
Nous programmerons une réunion en septembre afin de relancer le projet.
 
Bisous
Solene

merci pour cela ^^