rencontre de mars orga envol 2022

par **Fanfan** Mer 30 Mar - 22:42

l’Envol Du Phénix - Festival de jeux

Troisieme rencontre pour le festival de l’envol du phénix

Présent : Julien, Nicolas, Cedric, Nanash, Stéphane, Alex, Fanfan, Solene, Livio, Simon, Raph, Pierrick et en distanciel : tutu, Hugo

1er point de l’ordre : la communication visuel :

Julien fait un point sur la répartition des tâches.

Communication à l’intérieur
- L’équipe communication va travailler sur la signalétique du festival
Objectif : rendre le parcours du festivalier fluide et clair grâce à des éléments graphiques

- L'équipe communication s’occupe de préparer des affiches claires à l’entrée pour faciliter le travail de l’équipe accueil.

Communication réseaux sociaux
- La communication sur les réseaux commencera le 2 mai après que le festival de grabuge soit passé. Cela passera par le changment de photo de profil et de couverture. Un event facebook sera créé.

- De plus, régulièrement avant le festival, des petits posts seront posés pour mettre en avant une partie du festival.

- Il serait aussi pertinent de mettre un post sur les forum et sites des associations de jeux proches et communautés rôlistes. (cf Solène)

- Nous préparons un teasing en avril pour annoncé l’Envol notamment lors de nos déplacements. (A6 avec logo, date, lieu …) (certain suggère le poulet enflamé)

- Enfin pendant le festival nous mettrons régulièrement en ligne des photos du festival et de son déroulé. Les photos seront de la responsabilité de chacun avec le devoir d’envoyer sur les rezo et/ou à hugo.

- Un compte insta et un # va être créé.

Presse
Solène et François se chargent de contacter Média 46, Antenne d’Oc et la presse locale (la depcheche, la vie quesrcynoise et medialot) pour assuré une couverture médiatique.

Communication papier
Julien annonce un devis de (en gros) 87€ pour 200 affiches A4 en risographie avec l’entreprise “TRACE”. Julien va se renseigner pour les flyers.
Cependant, ils ne peuvent réaliser les affiches sucettes au vu des dimensions. Nous allons donc nous renseigner auprès de notre imprimeur Press Indé.
Au vu des délais et pour des raisons pratiques et écologiques, nous ne ferons pas les diptyques ou triptyques cette année.
un affichage percutant et pertinant sera pensé pour l’aceuille avec des QR et du fléchage.
Nous allons transmettre l’affiche à Cahors Mag afin de pouvoir apparaître dans le magazine et avoir davantage de visibilité.

Démarchage sponsors
L’affiche ayant été validée, le démarchage des sponsors va pouvoir démarrer. Il doit se faire au plus tôt. La semaine prochaine, un courrier sera transmis par mail. Une relance physique sera faite par la suite. Toute personne motivée est la bienvenu(e).

2e point de l’ordre du jour tournois et activité :

Pole Wargame :
Nous retrouverons nos activités habituelles

Besoin de bénévole :
Tournois 40K : Eric et Hugo, un troisieme bénévole serait un confort en plus

Peinture : Zoubi et Twinkiz ont leurs petits coins tranquilles pour peindre

Matos : 10 tables + 40 chaises

Horaires : Vendredi : Aprem (environ 14h30) installations des décors et du tournois 40k
Samedi : matin 9h accueil des joueurs BB et 40k 9h30
13h - Repas note importante : avoir une priorité pour les joueurs
14h - Reprise des tournois BB et 40k
17-18h - Fin des 1ere journée BB et 40K
Dimanche : 9h - Reprise des tournois BB et 40k
12h30 - Repas
14h - Reprise des tournois BB et 40k
17h - Fin des tournois BB et 40k
17h - Remise des lots

Lots Tournois 40k : Lots prévu pour les 3 premières équipes gagnantes, soit 6 lots. Les lots seront des boites de figurines 40k, à voir avec nos partenaires pour l’achat (Brawl star? Apparemment l’Apprenti’sage aurait recu des lots mais seulement des starters.)

Peinture : Pas besoin de lots

Inscription Tournois Tournois 40k : Inscriptions via t3 (site référence pour les tournois 40k), paiement via Paypal T

Pole Blood Bowl
Le tournoi a été annoncé sur le forum BB. Un trophée sera nécessaire pour le tournoi (pour le gagnant) Aucun lot n’est prévu.
Les horaires seront 9h-17h le samedi et dimanche
La préinscription se fera sur le France BB et le paiement sur place à l’accueil.
Nous attendons le nombre de joueurs.
Le tarif est de 10€.

Escrime ludique
A ce jour, Pierrick ne sait pas s’il pourra être disponible. Raphaël et Simon seront présents.
Un tournoi sera organisé (donc nécessité d’un trophée).
Le barnum du RPGers pourra être récupéré.
Il faut demander l’arrêté à la mairie et des poids pour pouvoir le stabiliser.

Jeux de rôles
Livio démissionne et laisse sa place à Cédric. Les dés ont été commandés. Un tournoi de scénario est prévu (donc il faut un trophée). Ils auront besoin de multiprise, vidéo proj, ordinateur, imprimante. Les inscriptions pourront se faire en amont sur le site.

Jeux de société
Iello et Libellud ont été contacté afin de soutenir l’organisation des deux tournois (code name et dice forge). Peut être un troisième ? Les inscriptions se feront sur place. Les tournois sont accessibles pour les bracelets rouges. Nous acceptons les créateurs de jeux pour beta test et présentation.

Loup Garou
vendredi et samedi soir dans la mézanine

Les Murders et escape sont en cour d’écriture, beta test pendant les vacances.

3eme point de l’ordre : cuisine:

Le bar ne fera pas de killer.

Il a été décidé (par un vote) de ne pas proposer des menus comme lors des précédents éditions. (pas les compétences).
Sera proposé un florilège de snack faciles et rapides à faire:
hot dog 1.5€
falafelle (5 boulettes 1,5€)
quenelle de purée fris 1€
panini avec 2 ou 3 contenus différents 3€
crudité bol (tomates, salades) 1 €
bananasplit 2 €
fruit 0.5€
pain au lait pâte à tartiner et banane 0.5€

Ce pôle nécessite un bon nombre de bénévoles.

Nous avions évoqué la possibilité de louer une tireuse. Nous attendons les derniers chiffrages. Chez RATZ c’est 90€/fût les non entamé sont repris.

4eme point le l’ordre du jour les Stands :

Apprenti'sage avec le créneau jeu enfant et familial
- la ludothéque se joindra à ce stand pour le samedi
Guyajeux avec le créneau JDR et le gros jeu
- a confirmé et prépare des surprises
Brawl store avec le créneau goodies, gros jeux, JDR, jeu de figurine, beau livre.
- en attente de confirmation
Art and Fact avec des animations decks building (Pokémon, Yu gi oh, terrors of london, shards of infinity, hero realms, Magic).
- dans la mezzanine a confirmé

5eme point le l’ordre du jour les bénévoles :

Le recrutement va être accentué par la diffusion d’un questionnaire afin d’évaluer au plus tôt nos bénévoles et de pouvoir anticiper.

6eme point le l’ordre du jour l’accueil :

Cette année, le questionnaire de satisfaction sera remplacé par un livre d’or et une boîte à idées.

7eme point le l’ordre du jour Finances :

Nous avons validé le devis des éco cups et des T shirts.

8eme point le l’ordre du jour questions diverses:

Nous avons accepté que le vendredi lors de l’accueil des scolaires, des élèves du lycée Clément Marot viennent présenter leur jeu inspiré d’Among us aux scolaires. Ils arriveront à 11h00 et repartiront à 16h00.

Le Best Western ne nous a pas encore répondu. Solène va relancer encore.

9eme point le l’ordre du jour Echéancier :

Un rétroplanning a été mis sur le drive.
Merci de l’actualiser.

Rappels Animations et projets en cours :

en cours :
SLG: se font aux docks (avantage revenu régulier et pas besoin du pass )
Projet JDR : faire des parties de JDR dans cahors dans des boutiques/bars/autres pour augmenter notre visibilité.
Gambetta: se déroulent le Lundi de 11h30 à 14h + 3 animantion spéciale avec pour but la mise en avnat d’un pole d’activité.
Poule aux potes : Nousy fesont : 1 intervention JDS tous les 4 mois à partir de 20 h - repas offert, prochaine en avril.

futures :

12 avril à 14h : Pierrick enregistre une émission sur Antenne d’Oc et évoquera l’Envol du Phénix

20 avril : intervention à la médiathèque de Pradines de 13h30 (installation) 14h-18h animation

Publicités :

Du 29 avril au 1er mai : Il y a "La Petite Grabugeoise" à Carcassonne. Ils proposent sur le week end du jeu de rôle, des jeux de plateaux et de société, une murder et du jeu de figurine. Possibilité de dormir et manger sur place.

https://www.facebook.com/events/1076854833151994/?active_tab=discussion

le 6-7-8 mai : Alchimie du jeu à Toulouse : jeux de rôles, jeux en extérieur, jeux classiques, jeux en bois, animations, jeux géants, jeux en avant-première, jeux de demain présentés par leurs auteurs, … mais aussi , tournois, rencontres et autographes avec des auteurs

https://alchimiedujeu.fr/