Réunion Club du Phénix

Réunion du  06 Octobre 2017
Présents :  
-          Nanash
-          Raph
-          Alex
-          Alexis
-          Laurène
-          Simon
-          Kévin
-          Solène
-          Guillaume
-          Manu
-          Cédric
-          Jérome
-          Kévin
-          Hugo
 
Ordre du jour :
-          Charte de bonne conduite
-          Forum
-          Caisse dans la desserte dans la cuisine
-          Comptes et financement
-          MJC
-          Procuration
-          Questions diverses
 
Avant toute chose, nous rappelons à nos membres de prendre leurs cotisations.
 
Charte
La charte de bonne conduite va être affichée au club. Elle contient les horaires, la procédure de fermeture du club. Un affichage pour le recyclage sera également affiché. Des sacs poubelles transparents pour le recyclage vont être demandés.
 
Forum
Pour des questions de réactivité et de disponibilité, un second admin pour le forum a été demandé. Aucune opposition à cette proposition, Manu s’est proposée sa candidature a été acceptée. Elle sera notre second admin.
Actuellement, le site de l’envol du phénix est payé par Cédric. Il serait préférable que ce paiement ainsi que la facturation soit adressée au Phénix et débité sur les finances dédiées à l’envol. Aucune opposition, cela prendra effet à la prochaine facturation du site.
Caisse dans la desserte dans la cuisine
Une proposition a été faite. Les animateurs pourraient garder près d’eux la caisse afin de vérifier les paiements lorsqu’un membre achète une boisson ou des encas.
La mise en place aurait été fastidieuse et pourrait complexifier les achats. Cette proposition a été revue : une activité pourrait se faire dans la salle adjacente à la cuisine afin de garder un œil sur l’argent et les stocks. Aucune opposition n’a été manifestée. La seconde proposition a été validée.
 
Comptes et financement
Concernant les dépenses du Club, une procédure a été créée. Les personnes souhaitant faire une dépense au nom du club doivent faire réaliser un devis. Ce dernier sera présenté aux 4 référents pour validation. En cas de validation, le membre pourra réaliser l’achat et présentera ensuite la facture pour remboursement. Cette dernière sera vérifiée par les référents afin d’éviter des écarts entre devis et facture. Elle sera ensuite traitée et remboursée.
 
Au vue des demandes de subventions et montants que nous possédons, il est important de pouvoir présenter des comptes clairs. Dans ce but, des dépôts seront faits régulièrement sur le compte que nous possédons à la MJC et les factures seront également transmises à la comptable pour remboursement grâce à l’argent du compte.
 
Il a été demandé aux différentes activités d’établir leur budget pour cette année afin que nous puissions décider des montants mis à disposition pour l’année pour chaque activité.  
 
MJC
La MJC nous a sollicités pour que nous participions activement aux frais que rencontre la MJC (flux etc…). Elle nous a informés que les clubs de la MJC reversent tout ou partie de leur adhésion à la MJC et nous demande si nous pouvons faire un geste.
Après discussion, nous ne pouvons nous prononcer sur cette question avant de posséder tous les éléments de réponse. Il est important de connaitre en détails ces versements de la part des autres clubs afin d’éventuellement nous aligner.
De plus, jusqu’à ce jour, nous pouvions demander du petit matériel à la MJC, cependant, au vue de notre activité et de nos finances, la MJC, remet en question cet arrangement. Il est donc nécessaire de se renseigner voir négocier et se mettre d’accord sur les positions de chacun.
 
Procuration
Afin de tenir compte des avis des absents en cas de vote, des procurations vont être établies et proposées à la prochaine réunion.  Il est donc nécessaire que les votes soient annoncés et clairement énoncés dans les ordres du jour et que le compte rendu soit explicites sur les résultats.
 
Questions diverses
Forum et espace organisation interne
                Après discussion, cet espace va être visible par les membres du phénix (qui sont à jour de leur cotisation) ainsi que les salariés de la MJC inscrits sur le forum.
 
Week end JDR
                Le 25 et 26 novembre, le phénix propose du JDR sur le samedi et dimanche. Un coin dodo sera aménagé mais aucun repas ne sera prévu. L’entrée sera à 2€. Les autres activités poursuivront bien entendu leur déroulement habituel. Une légère communication sera faite (facebook, bouche à oreille, invitations entre amis).
 
Mineurs
                A priori, nous n’avons pas besoin d’autorisation parentale. Cette dernière est normalement demandée par la MJC. Cependant, au moindre doute ou difficulté avec les responsables, il est préférable d’en redemander une. A voir au cas par cas. Un mineur ne doit jamais attendre ses parents seul le soir après l’activité. Les animateurs doivent attendre avec lui.
 
Devoirs à la maison :
-          Afficher charte et recyclage (Solène et Nanash)
-          Demander des sacs poubelles recyclable (Solène)
-          Se renseigner sur la part reversée par les autres clubs à la MJC (Solène)
-          Voir avec Fabian et Hervé pour le petit matériel (Solène)
-          Proposer un exemple de procuration (Solène)
-          Chaque activité doit estimer son budget pour l’année.
 
 
Merci à tous.
N’hésitez pas à m’écrire si j’ai oublié des choses.

Solène

Je rajoute un devoir à la maison : créer le groupe "Membres du Phénix" sur le forum. Ca a été fait hier, je passe à la MJC aujourd'hui pour récupérer la liste des adhérents. Normalement ce soir ça devrait être tout bon

Salut, 
petites news. Concernant les sacs recyclage, Véro va demander à la femme de ménage de nous en mettre mais ils en possèdent peu... 


Les autres clubs versent la totalité de leur cotisation à la MJC. 

Pour le reste, nous attendons le rendez vous avec le commissaire aux comptes afin que l'information soit certifiée avec d'être diffusée. Je reviens vers vous dés que j'en sais plus. 

Deux exemplaires de procuration ont été réalisés mais je ne sais pas où les afficher ^^ 

Je profite également une idée a été soumise, afin d'épauler la MJC et de montrer notre soutien, nous pourrions réaliser une ou des ventes de gateaux et l'argent gagné serait reversé à la MJC.

compte rendu clair et concis. merci
Pour le reversement, je suis interrogatif sur "la mjc nous dis", étant membre du bureau je n'ai pas entendu de questionnement de la part du CA sur ce point.
je vais m'entretenir avec Hervé.
Pour ma part, je serai d'avis de faire une demande officiel expliquant qu'au vu des diminutions d'aides de la Ville nous souhaiterions investir la totalité des cotisations, (diff avec adhésion), pour préparé sereinement l'envol3.
et c'est là que l'idée d'un evement avec des phenixien bénévole pour ramener de la monnaies à la mjc directement fais contrepoids.

Le reversement avait ete discuté avec Hervé et vero. A ce jour il n'est pas souhaitable de prendre rendez vous avec qui que ce soit. Il vaut mieux attendre qu'ils aient rencontré leur commissaire aux comptes pour qu'on puisse etre fixé. Nous prendrons rendez vous ensuite je pense.