Le Phénix Cadurcien
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18 juin à 14h30 - Débrief Envol du Phénix

2 participants

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Date réunion Débrief Envol du Phénix 2022

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Total des votes : 28
 
 
Sondage clos

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Message par laecla silana Sam 11 Juin - 15:31

Bonjour tout le monde, 

le samedi 18 juin de 14h30 à 18h à la MJC. Ordre du jour dans le post juste en dessous

Suite à de nombreuses questions concernant la date de réunion du Débrief pour l'Envol du Phénix 2022, 
Je me permets de faire différentes propositions de dates. 

Il serait bien que vous ayez voté d'ici mercredi 15 juin 18h00 afin que nous ayons le temps d'envoyer les invitations. 

Je vais essayer de rassembler déjà les retours réceptionnés et les mettre sur le fofo. 

Merci à tous et toutes

Solene
laecla silana
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18 juin à 14h30 - Débrief Envol du Phénix Empty Re: 18 juin à 14h30 - Débrief Envol du Phénix

Message par laecla silana Mer 15 Juin - 17:55

Bonjour tout le monde, 
d'après les résultats des votes, la réunion de débriefing se fera le samedi 18 juin de 14h30 à 18h à la MJC. 

Ordre du jour : 
Faire le bilan de l'édition 2022
Quantitatif et qualitatif et définir d'éventuels axes d'amélioration. 

J'ai déjà recensé quelques retours dont voici les notes en vrac

Dates :
Eviter le week end de la fête du jeu (23 mai 2023 – week end du 21 mai en 2022) car beaucoup de villages et associations font des choses pour cette journée. Cela créerait de la concurrence et nous ferait perdre des visiteurs.
Avis Bloodbowl : si on prend un week-end de 3 jours, ça peut être porteur d'organiser les tournois et animations pendant les 3 jours. C'est peut-être plus lourd pour l'orga mais je pense que ça peut être porteur pour les tournois de proposer entre 6 et 9 rencontres.
 
Mise en place de la salle
Les responsables de poles doivent donner les directives ou être présents à l’installation.
Les listes de matériels n’ont pas toujours été transmises.
Il faut davantage de bénévoles à l’installation.
Prévoir le recyclage

- JDR :
·         Pour les alcoves à coté de la scène, mettre un panneau au fond afin de fermer les alcoves et les isoler de la scène.
·         Celle se situant sur la gauche de la scène lorsque l’on est en face doit être fermée comme les autres. Il faut donc les deux panneaux de droite.
·         Un partenariat financier pourrait être fait afin d’acheter des plaques de bois. Ces plaques pourraient être peintes sur les deux faces (une face dédiée à l’envol, une seconde dédiée aux docks). Il faudrait voir si les docks pourraient les stocker. Cela permettrait de cacher les panneaux de chantier qui ne sont pas très beaux et gâchent le visuel.
·         Plus grand écart entre les tables de JDR
 
Bouffe
·         Vérifier le rangement de la cuisine afin de ne pas découvrir des ingrédients et demander un réassort inutile.
 
 
 


 
Activités
JDR
·         Repenser le concours de scénario pour qu’il soit davantage attractif ?
·         Pas de bloodbowl à coté du jdr à cause du bruit.
 
Wargame :
Voir pour l'année prochaine pour ne pas les mettre au CHAI ou réfléchir à un mini bar sur place. (ils préfèrent être dans la salle).
Il faudrait réfléchir pour mettre des tables d'initiations.
 
Bar
- Dissocier personne qui note et qui sert ? Avec une file de passage ? Plus baliser le bar comme un lieu de service et rendre plus attractif les tables derrière ? Ecriteau = table de restauration et détente ?
- Sur la carte, le chocolat en boisson n’était pas notifié.
- La carte n’était pas forcément actualisé avec le détail notamment pour les hot dog.
- Les bloodbowlers n’ont pas compris pourquoi les rolistes étaient prioritaires avant eux.
- il faut penser à faire le réassort des frigos et penser après chaque service à faire la liste des choses à acheter ou manquantes.
Prendre les commandes aux tables de JDR (notamment pour vendre des snacks et boissons en cours de parties)
Billets de commande pour repas (les MJ partent en ronde avec un menu et une commande à remplir)
 
Bouffe
- Tous les paninis étaient à base de crème fraiche.
- avant de modifier une commande, il serait préférable de prévenir la personne qu’elle ne se retrouve pas devant le fait accompli.
- repas de dimanche
- panini chauffé, réchauffé, encore réchauffé … Attention à la chaine du froid et à l’hygiène.
- Falafels parfois un peu sec.
- A la fin des services, vérifier les stocks afin d’anticiper les réassorts
Il faut annoncer les horaires de la cuisine ou alors faire un réel service en continu.
Proposer de la bouffe froide en snack
Bananasplit un poil cher ?
Vendre des glaces uniquement ?
 
Nettoyage
- le matériel n’était pas centralisé (perte de la clé permettant de déverrouiller les distributeurs de PQ).
- il a été apprécié que la cuisine nettoie sa cuisine
 
Accueil :
- quand donne les tickets bénévoles, ne pas donner les mêmes aux VIP
Fournir des portes gobelets dans les welcom pack
 
Escape
Prévoir des créneaux pour les rolistes.
 
Escrime
Plus de gens le samedi après midi à anticiper
Faire des écriteaux pas toucher plus visibles
Barnum à conserver
Réaliser la proposition d’un jeu lié aux images d’armures à placer dans un ordre chronologiques par exemple
Revoir les horaires d’ouverture de l’escrime car le matin, pas grand monde alors que sur la soirée après 18h oui.
Avis Pierrick : les démo a 14h ont un public plutot reduit, après au fil de l'eau qu'on a des gens avec des questions auquel je répondais dans la démo. C'est quelque chose qui m'arrange pas trop en terme de répétition ou de moyens, vu que je vais pas porter l'armure ou mettre les protections et montrer des trucs dangereux tout le temps, et que c'est decevant que l'activité principale, celle pour laquelle tout le matos apporté est utilisé et qui demande le plus d'effort, est pour un public très limité.
le terme tournois, quand on vise des débutant néophytes, est sans doute un peu trop fort, il faudrait prendre autre chose : rencontre, echange, etc.
je suis un peu embété niveau matos : j'ai beau avoir sorti un couvre masque et gorgerin pour mon partenaire, j'ai quand meme reussi a causer une petite blessure, donc je peux pas réduire niveau protection moderne, et l'armure ancienne fait parti des trucs qui brille qui attire le public et les questions. Mais logistiquement, descendre de paris avec les 3 caisses est pas pratique...
 
Communication
Communication interne et externe à revoir
Attention aux fautes d’orthographes dans les mails et sur les postes sur les réseaux / forums/discord
Penser à regarder les mails sur durant l’évènement
Prévoir des Flyers
Il faut annoncer les horaires de la cuisine ou alors faire un réel service en continu.
Signalétique à faire (panneau accueil, poubelles, coin fumeur, « ne pas fumer dans la salle », valorisation des partenaires comme agartha …
Prévoir un questionnaire de satisfaction (appli en ligne).
Etre attentif au droit à l’image
Projet des 7 affiches pas toujours compris.
Communication trop tardive
réaliser un maillage avec d'autres associations  limitrophe du Lot afin de toucher plus de personnes ?
Avoir un discord dédié à l'asso Phénix Cadurcien serait un plus pour communiquer et convaincre les réticents ( Hors discord de l'évènement pour les réunions de l'envol du Phénix 2022 ) ?
 
 
Dodo
Prévoir de quoi occulter les baies vitrées.
Voir si possible de rafraichir la salle ? ouvrir les fenêtres ? car il y faisait très chaud.
 
Logistique/lieu
- Demander la gratuité du parking pour l’année prochaine
- sur la scène avec les projecteurs, il faisait très chaud.
- il faut prévoir des stylos en nombre.
- coin bénévole à prévoir + coin sieste
 
Bénévole :
- Il faut ranger lorsque l’on a dérangé quelque chose afin que les suivant(e)s puissent le retrouver.
- il n’est pas impératif que les référents de préparation et les référents sur l’évènement soient identiques notamment au niveau du bar.
- meilleure gestion des bénévoles à penser. Peut être avec un référent bénévole ou référent bien être
- Essayer de prévenir les problèmes en allant voir qui de droit en signalant « Je crois qu’il va y avoir un problème » et ne pas attendre d’être en grande difficulté pour demander du secours.
- Coopération des ADN à réfléchir et mieux organiser.
- Prévoir une cuisine bénévole avec plats dissociés avec référent bénévole bouffe
- attention aux absences sur postes par exemple l’accueil à 18h00 le vendredi était vide. Des bénévoles non prévus sur ce poste ont du s’y mettre.
- Peu de bénévole ont changé leur T shirt. Le point de l’hygiène a été peu respecté.
- le planning n’a pas été respecté
Transmettre le planning bénévoles aux bénévole en amont.
 
Autres
Rendre les horaires modulables ?
Ecrire les règles des tickets bénévoles
Manque de monde

A très vite 
Solene
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18 juin à 14h30 - Débrief Envol du Phénix Empty Re: 18 juin à 14h30 - Débrief Envol du Phénix

Message par Shad'Oman Jeu 16 Juin - 18:08

laecla silana a écrit:
Communication

Attention aux fautes d’orthographes dans les mails et sur les postes sur les réseaux / forums/discord

en tant que sponsor, je rajouterai : "attention à la lisibilité des affiches, des noms des sponsors et de leurs logos"

2 exemples : 1- une lunette bleue sur fond blanc, pas de nom à côté... mais c'est qui ce commerçant qui soutient ? (je me le demande Rolling Eyes )
                  2- le logo carré noir illisible, c'est quel commerçant ? (en fait Pygmalion)

en tout cas, bravo pour l'orga, perso j'ai passé un bon moment

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