Compte rendu 12 Janvier 2019

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Message par C.K le Mar 15 Jan - 21:38

Réunion du Samedi 12 Janvier 2019 : 4e Envol du Phénix


Présents :
Solène, Simon, Alex, Laurène, Kévin, Nanash, Quentin, Eric, Kroug, Livio, Fadi.


1.Points divers : -Nous avons commencé les interventions au collège Gambetta, cela s'est très bien passé (pour rappel il y a une intervention 1 semaine sur 2 le mardi, 1 journée en Juin et le vendredi pendant l'envol nous accueillerons les collégiens sur le site)        
                        -Nous avons une intervention à la poule aux potes le 20 février 2019.                 
                        -Nous avons reçu un retour négatif pour les interventions auprès du lycée Clément Marot. Aucune suite n'a été donnée à notre sollicitation de St Etienne et Monnerville.
                        -Nous allons organiser un rendez-vous avec tous les interlocuteurs du jeux sur Cahors (Ludothèque, Poney Tricheur, Apprentis sage, Corq Game et nous). L'idée est de se présenter, connaître la proposition des autres structures et travailler ensemble sur d'éventuels projets ou partenariats. La date n'est pas fixée,
                        -On recherche toujours des petits éléments de décoration pour disposer au niveau du bar.
                        -Nous avons été sollicité par la responsable des animations des 900 ans de la cathédrale, Elle souhaitait des renseignements sur notre activité joutes médiévales. Nous lui avons expliqué ce que nous faisions et avons demandé une rencontre afin de lui présenter des visuels, de savoir ce qu'elle attend exactement et de ce que nous pouvons obtenir en contre partie.
                        -Nous avons pour le moment 5 VIP ! La loutre roliste, Whispe, Apprentis sage, Ludothèque de Cahors, Morikun.
                              -Le jds a évoqué le fait de revoir la signalétique à l'intérieur de la salle. Après réflexion commune, nous conservons celle de l'année précédente. Des présentoirs (format A4) peuvent aller sur les tables, Il faut faire les demandes à Solène.
                        -Une personne est venu vers nous pour nous proposer des dessins/BDs pour la convention, mais depuis c'est rétracté, peut être l'année prochaine
                        -Livio Blanc a présenté sa démission au poste de trésorier. Il y aura donc une nouvelle élection à la prochaine réunion.



2.Subventions : -On ne sait pas encore si on aura une subvention de la DDCSPP cette année. En effet, ils sont en attente de leur budget 2019 et ne peuvent donc pas s'avancer à ce jour. La demande sera tout de même réalisée.
                        -La subvention de la Région ne sera à priori pas demandée cette année. Une structure ne peut solliciter la Région que sur un seul projet. L'année dernière, L'albizia (festival de la MJC pour soutien) et l'Envol avaient été présentés. L'envol avait obtenu la subvention au détriment de l'Albizia. Cette année, il est possible que nous sollicitions la subvention pour ce dernier festival afin de tourner.
                        -On a reçu le devis du foyer Valentré et du matériel de la mairie d'un montant de 575€ ~, nous allons demander si on peut nous faire le même geste que l'année dernière et nous offrir en plus de la salle le matériel. Nous n'aurions alors qu'à payer les fluides soit environ 260 €.
                        - Nous avons reçu le devis du SSIAP : 1500€ ~ nous allons demander si ils peuvent s’aligner sur leur devis de l'année dernière qui était moins cher.



3.Communication : -Cette année la mairie souhaite nous épauler sur la communication. Nous devons rencontrer le service communication courant Février. Cependant, nous ne savons pas encore ce que cela peut impliquer (est ce prendre en charge le poste de dépense ou est ce créer l'affiche?) Pour en savoir plus et faire un point, nous avons rendez-vous dans la semaine avec Fred.



4.Cuisine : -Nous avons convenu des sandwichs froids qui seront proposés ainsi que des menus
                 Sandwich : -Jambon gruyère                                       Menu : -Pâtes Bolo
                                 -Thon crudités                                                    -Riz curry Poulet
                                 -Poulet crudités                                                  -Aligot Saucisse
                                 -Falafel ou sandwich végétarien                             -Pâtes Carbo
              
                -La question a été posée du prix de vente des sandwichs/repas et si l'on devait faire du bénéfice dessus ou si on les fait prix coûtant (idée pour le moment 5€ le sandwich / 7€ le repas). Nous attendons d'avoir fini le budget prévisionnel pour trancher .

                -La cuisine cherche : -3 bénévoles pour faire les repas.
                                             -2 bénévoles pour s'occuper des crêpes
                                             -Rappel que si vous avez un moment de libre de l'aide est toujours appréciée pour aider à préparer les sandwichs froids à n’importe quelle heure.

7.Coin dodo : -Après sollicitation de Clément Marot nous ne pouvons bénéficier de leur internat (à cause de travaux). Gambetta avait émis un avis négatif mais nous allons tout de même les relancer.
                    -Nous allons demander le gymnase du groupe Sud, faire une demande aux Docks et à Inter Hôtel. L'année dernière seulement 14 personnes avaient utilisé les dortoirs donc la question a aussi été posée de savoir si on gardait pas uniquement le derrière de la scène comme coin dodo pour tout le monde ? Si on le faisait payer ? Si on permettait aux gens de s'inscrire pour réserver leur place ? Ces questions restent à ce jour en suspens. Nous préférons attendre les réponses des collèges, lycées etc …


8.Contact partenaires : -Fadi, Kevin, Hugo, Solène, Quentin vont s'occuper de créer un fichier contact ainsi que de contacter diverses entreprises qui travaillent dans le milieu du jeu pour avoir des lots (récompenses tournois, tombola, goodies...)
                                  -Pour le démarchage des entreprises Cadurciennes, nous allons relancer tout le monde par mail et retourner voir en face à face les sponsors de l'année dernière.


9.Rétroplanning : -Les demandes de matériel auprès de la logistique (Alex) sont clôturées.
                          -Nous avons reçu le dossier pour le foyer Valentré. Il doit être rempli dans les prochaines semaines (nous attendons le nom de notre futur SSIAP qui sera fourni par l'entreprise KS sécurité. Un devis a été demandé auprès de leur service et est en négociation.)
                          -Un courrier type a été rédigé pour le démarchage des entreprises de Cahors. Il sera disponible sur le drive.
                          -Un retard a été pris sur le sondage des dès. Un post sur le forum a été réalisé lundi 14/01/2019. Le sondage sera clôturé Dimanche 20/01/2019 et la commande sera réalisée semaine prochaine. (Le rétroplanning a été modifié en conséquence),

                          -Le budget prévisionnel a été débuté.
                          
                                -Le pole cuisine doit fournir une estimation de prix pour ces sandwichs et plats (coût de production) afin qu'à la prochaine réunion nous fixions le prix de vente,
                                -Le JdR a donné en retard la liste de ses activités. Les partenaires vont être contactés les prochaines semaines. Concernant les VIP, les propositions sont à faire.
                                -Le wargame : -Doit fournir ses devis pour l'achat de figurines afin de pouvoir l'incorporer dans le budget prévisionnel
                                                           -Doit annoncer et lancer les inscriptions pour les différents tournois.
                                                           -Doit modifier l'affiche des tournois pour intégrer le logo du phénix ainsi que celui de le MJC.
                               -Les pôles se sont répartis les contacts des boutiques spécialisées et éditeurs. Les prises de contact ont débuté.
                               -La nouvelle version du site doit être mise en ligne cette semaine.
                               -Un point sur la possibilité de créer les paravents MJ doit être fait auprès de Solène




Prochaine réunion le :
Samedi 26 Janvier à 18h30.


Dernière édition par C.K le Jeu 17 Jan - 11:54, édité 1 fois
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Message par laecla silana le Mar 15 Jan - 21:45

Question a soulevée. Faut il un trésorier sachant que nous avons Hervé et Vero? 
Merci pour le CR
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Message par Fanfan le Ven 18 Jan - 15:19

attention avec les 900ans de la cahédrale c'est une initiative de la communauté catholique de cahors.
merci pour le CR.

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Message par laecla silana le Ven 18 Jan - 15:33

Et ?
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Message par talym le Ven 18 Jan - 20:12

c est eux qui nous solicite, et ils ont soit vue le site du wargamme, soit les court metrage de la conv
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Message par Fanfan le Ven 18 Jan - 20:50

et la mjc est apolitique et laique.

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Message par laecla silana le Ven 18 Jan - 21:04

Alors la personne qui nous a contacter fait partie de lasso chargée de l'organisation et elle est laique comme nous. Javais fait suivre le mail a Hervé pour ce soucis la et il n'a pas lieu d'être ^^
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