Compte rendu Réunion 3 février 2017

Réunion du  3 février 2017


Présents :
-          Alexis
-          Rioni
-          Cédric
-          Manu
-          Alex
-          Raph
-          Flo
-          Sarah
-          Nanash
-          Simon
-          Loutre
-          Yan
-          Valerian
-          Zoubi
-          Solene
 
 
Ordre du jour : L’ordre du jour faisant l’objet d’un poste récent et étant particulièrement long, je ne le réécris pas dans ce compte rendu. Il est trouvable sur le forum  dans « Organisation d’évènements » et le nom du sujet « Réunion  du 3 février 2017 » en sous-titre Ordre du jour.
 
Cependant, avant de débuter la réunion nous avons rappelé les différents référents et chef de pôle :
 
Le pole accueil : Flo
Le pôle communication : Manu
Le pôle cuisine / bar : Le référent cuisine est Raph, le référent Bar est Sarah
Le pôle JDR et Murder : Cédric
Le pôle Wargame : Alexis et Hugo
Le pôle JDS : Rioni
Le pôle logistique  ainsi que le pôle financier : Alex
Le pôle nettoyage : Nanash
Le pôle déco : Solène
 
L’homme qui dit : Flo


Nous rappelons à tous et à toutes que les informations doivent être diffusées auprès de vos chefs de pôles respectifs. Ceci doivent tenir informer notre homme qui dit afin qu’il puisse répartir les informations nécessaires au besoin.


La réunion a pu ensuite débuter en abordant point par point l’ordre du jour.




1 ) Quels seront les horaires de cette convention ?


Horaires Généraux
Nous récupérons les clés le mercredi 17 Mai 2017. L’heure reste à confirmer.
 
Le Jeudi 18 Mai 2017 est réservé pour la mise en place de la salle. L’installation du mobilier doit être faite dans la journée afin de pouvoir accueillir dès le vendredi.
 
Sur la journée du Vendredi 19 Mai 2017 :
            Cette journée est dédiée à l’accueil des scolaires.  Nous sommes actuellement en lien avec le Collège Gambetta de Cahors. En fonction de nos interventions et de l’intérêt que cela suscite chez les élèves, nous pourrions accueillir une ou deux classes. (Le sujet sera abordé plus loin dans le compte rendu en détails).
Les plages horaires pourraient être les suivantes : 8h – 10h ou 10h – 12h ou 14h – 16h. Après discussion, la première proposition ne nous parait pas judicieuse. Nous proposerons donc ces accueils entre 10h – 12h ou 14h – 16h. En dehors de ces horaires (ou même durant ces horaires mais cela ne doit pas gêner l’accueil), la mise en place de la salle sera poursuivie.
            Notre convention ouvrira ses portes à 19 heures.
 
Sur la journée du Samedi 20 Mai 2017 :
            Les rôlistes ou joueurs venant sur tout le week end pourront être accueillis à partir de 9 heures. Les visiteurs et curieux seront accueillis à partir de 10 heures.
            La fermeture des entrées se fera à 21 heures afin qu’à 22 heures nous puissions inciter les joueurs à payer leur week end ou les orienter vers la sortie.
 
Sur la journée du Dimanche 21 Mai 2017 :
            Nous conservons les mêmes horaires d’entrées. La remise des prix se fera à 17 heures pour une fermeture officielle à 18 heures.
 


Rondes JDR :
Le vendredi 19 Mai : Lancement des tables à 21 heures
Le samedi 20 Mai : de 11 heures à 18 heures et lancement de la 2^e ronde à 21 heures.
Le dimanche 21 Mai : de 11 heures à 16 heures
 

Murder :
La murder aura lieu le samedi soir et sera d’une durée de 4 heures au minimum.
 


Loup garou de Thiercelieux :
Une partie de loup garou de Thiercelieux a été proposée et validée le vendredi soir à partir de 21 heures.
 


Jeux de société :
Une session « Hardcore game » a été validée. Il s’agirait durant la nuit du samedi soir, de proposer à nos joueurs de longues parties de jeux de société (3 à 4 heures).
Les joueurs participants à cette soirée devront dépenser 2 euros.




2 ) Point bugdet :
Alex nous a informés de l’état du budget. Nous rappelons à tous et toutes que les demandes de matériels/matériaux ainsi que les demandes impliquant du financier doivent être faites auprès d’Alex. (De préférence par téléphone. Eviter les mails). Si ces demandes ne sont pas traitées et validées par ce dernier, elles ne pourront être remboursées.
Concernant les chiffres, nous tenons à souligner l’intérêt de l’économie et du gratuit. Notre budget sera prioritairement alloué à l’achat de la nourriture.
 
Il était question l'année dernière de changer éventuellement les prix d'entrée et/ou des repas. Après discussion, les prix d’entrées ne seront pas modifiés. Seuls les repas ont été impactés. Le sandwich seul ne sera plus à 3,50 € mais à 5 € ce qui fait une formule à 7€. Tout le reste ne change pas.




 
3 ) Gestion interne :
 
A ) Est-il possible de réduire l'homme qui dit à une personne afin de faciliter la communication et la prise de décision ? Oui : Flo (cf début du compte rendu lors du récapitulatif des référents)




 
B) Pensez-vous qu'il soit judicieux de prévoir une réunion par mois afin de pouvoir avancer et réduire le temps de chaque réunion ?
De l’avis général, une réunion sera prévue tous les mois. Le dernier mois, un point par pôle sera demandé chaque semaine afin de pouvoir réagir vite en cas de besoin.
 


C) Le rétroplanning a-t-il été actualisé ? Est il bon ? Si oui, où en sont les différents pôles ?
Le rétroplanning est un outil indispensable. Il est nécessaire que chaque pôle le remplisse soigneusement pour faciliter l’organisation et la gestion de chacun dans son travail. Il est donc impératif de l’actualiser avant la prochaine réunion. Nous rappelons qu’il est trouvable sur le forum dans « Organisation d’évènements » puis « Dossier Drive pour la convention ».




 
D) Où en est la communication sur Cahors ? Quand ? Comment ? Est elle payée par la mairie ?
Nous sommes en attente de la production de la classe d’Hugo pour lancer la campagne de communication sur Cahors. Cette production devrait nous être présentée mi mars. Nous pourrons alors diffuser nos affiches et flyers sur Cahors.
Il serait intéressant de prendre contact avec le « Cœur de ville et commerçants de Cahors ». Il s’agit d’une association de certains commerçants de Cahors. Cela pourrait nous permettre une diffusion efficace.
Cette campagne sera effectivement financée par la mairie de Cahors.




 
E) Où en est la communication sur les réseaux ? Site ? Facebook ? Quand démarre la campagne ? 
A ce jour, le site est « en travaux » et non en ligne. Cédric souhaite encore travailler dessus et a annoncé une mise en ligne pour le 15 Février.
Concernant les réseaux sociaux, nous avons pris un peu de retard. Rien de significatif. La campagne va donc se lancer durant le mois de Février.




 
F) Où en est la communication visuelle ? La classe d'Hugo a-t-elle eu tous les éléments? Quand est la prochaine rencontre ?
Concernant le projet fait avec la classe d’Hugo. Les rencontres avec les professeurs et élèves ont été suivies. Le projet a été accepté et lancé. La classe a eu tous les éléments nécessaires. Ils ont débuté par une analyse du sujet, ainsi que du demandeur (notre club) afin d’éviter les hors sujet et s’imprégner de nos valeurs. A ce jour, ils débutent la création. Ils doivent nous proposer plusieurs résultats mi mars. Dès la réception de ces propositions, Manu informera les chefs de pôles. Les intéressés et surtout disponibles rapidement pourront participer à la prise de décision.
Nous nous rendrons dans leur classe pour annoncer notre choix. 
Les projets non retenus seront tout de même exposés en décors durant la convention. Des remerciements leurs seront bien entendu dédiés lors du discours de clôture.




 
G) Concernant les commandes, de bracelets, d'éco cup, de dés ... Qui le gère ? Quand ? Comment ?
Commande de T shirt : 10 T shirt supplémentaires vont être commandés par Alex dans le mois.
Commande dés : 200 dés en argent (style pimp) vont être commandés par Cédric et Manu durant le mois. Cependant, la couleur ayant été décidé, il faut voir le résultat possible. Cédric postera incessamment sous peu sur le forum les possibilités. Le choix devra être rapide afin de pouvoir commander vite. Nous vous demandons donc, si vous souhaitez donner votre avis d’être réactif.
Commande Eco cup : 200 Eco cup doivent être recommandés. Il faut donc voir avec le magasin Occitroll s’il souhaite renouveler ce partenariat. Ce point devrait être traité rapidement.
Commande Bracelets : Cédric et Manu prennent en charge cette commande qui sera identique à celle de l’année dernière. Elle sera faite dans le mois.
Autres commandes : Des crayons ont été proposés mais au vue du budget, nous ne pouvons pas nous le permettre.
 


H) Concernant les lots, en a-t-on suffisamment ?  En attend-on encore ?
Nous possédons à ce jour de nombreux lots pour le Wargame.
Nous débutons les courriers et contacts avec nos partenaires, sponsors etc… Nous ne pouvons donc nous prononcer pour le moment sur le reste des lots.
Manu s’est proposée pour réaliser sur Excel la liste des lots que nous possédons et indiquer à quels tournois ou pôles ils sont dédiés.
Le pole JDS a toutefois commencé à contacter les différents éditeurs et sponsors afin de prendre la température et les coordonnées des personnes ressources. Dans 15 jours, Rioni se rendra à Cannes au festival du jeu afin de poursuivre sa prise de contacts. Nous espérons des retours et réponses à la fin du mois de mars. Manu prendra alors le relais.




 
I) Concernant les trophées, où en est la commande ?
La semaine prochaine, Manu et Cédric vont contacter l’entreprise ayant réalisé les trophées l’année dernière. L’idée est d’en commander 8 afin d’assurer cette année et l’année prochaine. Si l’entreprise ne peut assurer la commande, une recherche sera effectuée afin de trouver une solution à proposer à la prochaine réunion.




 
J) Pour le concours et la remise de prix qu'est-ce qui a été décidé ?
Un discours sera fait. Les Elus pourront également s’exprimer.
Le Fil Rouge sera conduit par Flo. Pour les concours Wargame, la parole sera donnée à Alexis et Pierrick. Pour le JDR, Cédric et/ou présentera les résultats. Pour le concours de scénarios, ce sera Manu.
 


K) Concernant le concours de scénarios, le jury sera-t-il identique à celui de l’année précédente ? Comment cela se déroule-t-il ?
Le jury sera constitué de Manu, Franck et Loutre.
Les scénarios leur seront transmis. Après lecture, des temps de discussions seront programmés afin d’accorder les résultats.



 
L) Le pole Magic sera géré par la boutique. Ils prendront place sur les tables de jeu de société. Si cela gêne ou si cette activité accueille beaucoup de monde, ils pourront être placés sur le balcon.




 
M) Le questionnaire de satisfaction a-t-il été créé ? Le sera-t-il?
Le questionnaire de satisfaction a été validé. Il sera effectivement créé. Solène s’est proposée pour établir une ébauche qui sera ensuite discutée en réunion.




 
N) Faire un point sur les informations concernant les graffeurs.
Concernant les graffeurs, il est effectivement possible de faire appel à eux. Ils peuvent graffer sur le cellophane noir ou bien sur des plaques en bois. Si nous fournissons les plaques en bois, nous pourrons garder les graff si c'est eux qui les fournissent, ils les récupéreront afin de les recycler et retravailler par-dessus. 
Pour se faire une idée nous allons convenir d’un rendez-vous aux docks pour voir les œuvres ou travaux déjà réalisés le mercredi 8 février. Nous attendons la réponse de Mr DELMAS.




 
M) Pour la déco, les infos et besoins sont à demander ou donner à Solène.
A ce jour,
Le pole Murder m’a fait part de certains éléments à confirmer et approfondir.
Le pole Wargame m’a indiqué les panneaux et décos souhaitées.
Le pole JDS a réalisé sa demande.
Le pole accueil a transmis également ses informations.
Le pole cuisine plus particulièrement Bar est en discussion sur sa déco.
 
 


4) Avec l’extérieur


A) J'ai vu qu'il y avait des interventions à Gambetta. C'est à dire ? Qui? Quoi ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? 
Le vendredi étant réservé aux scolaires, nous avons pris contact avec le collège de Gambetta à Cahors. Ils sont intéressés par le projet.
Après discussion, nous sommes arrivés à un accord. 3 animateurs de chez nous, Fanfan, Cédric et Rioni se rendront au collège durant 4 séances (entre midi et deux). L’idée est de nous présenter et présenter nos activités et jeux aux élèves dans le but de les motiver à venir à notre convention.
En fonction des résultats et de la fréquentation de ces séances, le collège décidera avec nous du nombre de classes, d’élèves et des horaires sur lesquels nous les accueillerons.
Ce dispositif est donc donnant donnant. Il est pour nous un moyen de convaincre et nous présenter. Des retours seront diffusés régulièrement. 




 
B) Faire un point sur les bénévoles. Sur quels pôles en manque-t-il ? Combien ? Où les trouver ? 
Seul le pole nettoyage est complet. Afin de faciliter les inscriptions, nous allons afficher au club un feuille permettant dans s’inscrire dans le pole souhaité en tant que bénévole. Les chefs de pole auront ensuite la responsabilité de revenir vers l’inscrit afin de planifier ses présences au besoin.
Attention, pour que cette liste puisse être affichée, les différents pôles doivent faire remonter à Flo les bénévoles qui leur manquent. (nombre).
Une annonce à la prochaine soirée Loup garou sera faite sur le recrutement.





C) Partenariats 
                Demande-t-on au club d'échec ?
Cela peut se faire. Nous pouvons également trouver des jeux dits traditionnels grâce à Rioni. Raph a proposé également de prendre contact avec une association qui possède certains jeux en bois et traditionnels qui se situe à Anglars Juillac. Rioni a la charge de voir les possibilités avec eux ainsi qu’avec une association sur Figeac.

                Travaillera-t-on avec la ludothèque ?
Une prise de contact a débuté. Nous attendons leur retour.

                Peut on envisager un partenariat avec Edge ou asmodée ?
Cela est effectivement envisageable. Rioni peut obtenir auprès d’Asmodée,  des jeux, décorations et PLV (Publicité sur Lieu de Vente) afin d’agrémenter le pole JDS.

                Combien de chambres a-t-on à la chartreuse ?
La campagne communication n’a pas commencé. Nous espérons avoir ces réponses dans le mois.
 



5) Sur l’évènement :


A) Il a été évoqué des astreintes ou animateurs volants. Comment cela se passe ?
Les astreintes : Deux personnes Alex et Flo se sont signalées d’astreintes. Cela signifie qu’ils peuvent être sollicités à tout moment. En cas de manque de bénévoles, ils pourront être réveillés et devront trouver une solution au problème exposé.
 
Animateurs volants : Chaque pôle a évalué son besoin en bénévole et l’a augmenté de 1. Ce 1 est en réalité un bénévole dit Volant. Il est en supplément et pourra être amené à aller aider les pôles en difficultés en cas de besoin.
 
Nous en profitons pour rappeler le mot d’ordre pour tout le monde. REPOS ! Il est indispensable de se conserver des temps dodo correct !





B) La journée du vendredi serait réservée aux écoles, collèges et lycées, en connait-on le déroulement ?
Comme signalé précédemment, cette journée est dédiée à l’accueil des scolaires.  Nous sommes actuellement en lien avec le Collège Gambetta de Cahors. En fonction, de nos interventions et de l’intérêt que cela suscite chez les élèves, nous pourrions accueillir une ou deux classes.
Les plages horaires pourraient être les suivantes : 8h – 10h ou 10h – 12h ou 14h – 16h. Après discussion, la première proposition ne nous parait pas judicieuse. Nous proposerons donc ces accueils entre 10h – 12h ou 14h – 16h. En dehors de ces horaires (ou même durant ces horaires mais cela ne doit pas gêner l’accueil), la mise en place de la salle sera poursuivie.







C) Une murder est en préparation, où se fera-t-elle ? Quand ? Combien de fois sur l’événement ? Durée ?
Cette murder se fera dans la remise. Elle sera sur le samedi soir et seulement sur cette soirée. Elle durera au minimum 4 heures.




 
 
Les propositions : 

Cérémonies d’ouverture : Validée cependant, ces discours ne doivent pas être sans fin.

Animation extérieure : En discussion. Solène doit se rapprocher de Rioni afin d’accorder leurs idées et vérifier leur faisabilité. Cette proposition sera de nouveau présentée à la prochaine réunion.  

Salle inutilisée : La remise par moment. Créer une animation : Pourquoi pas mais attention au temps et au(x) bénévole(s) que cela peut demander.  La proposition est donc à approfondir avant toute prise de décision.  

Déguisement bénévole : Rien n’est obligatoire. Cependant, de nombreux chefs de pole souhaitent se déguiser. Nous laissons le choix à chacun.  

Thème prohibition pour le bar : La proposition ayant amené une nouvelle discussion, il est de la responsabilité des chefs de pole Sarah et Raph de prendre une décision sur le thème choisi pour l’ambiance, les noms de sandwichs et la rédaction des panneaux informatifs. Il est par contre nécessaire de tenir informé de la décision les pôles ou personnes impactées (homme qui dit, déco, …)


Déco espace d'entrée, tapis rouge et passe tête couple validés. Une banderole est à l’étude.

Faux paparazzis proposition rejetée. Cela pourrait rebuter certains visiteurs timides et cela surchargerait l’espace accueil.

Les 14 alcôves Validées

Décorations affiche cinéma : cette décoration pourrait trancher dans la salle et ne pas coller. Par contre, elle pourrait compléter les décorations dans les alcôves si les films s’y prêtent.

Personnages en 3D : l’idée est validée mais le timing et l’importance du travail a été souligné. Peut-être serait-il plus simple de rester à la 2D.  Cela reste à l’appréciation de la responsable Déco et du temps dont elle dispose.  

Les WC : Aucune décoration. Seules des pancartes à l’entrée des WC (une couronne avec noté dessus « Salle du trône »).


Salle dodo : Proposition refusée. Aucune décoration.

Animations dans la salle : Si cela est réalisable en terme de temps et de disponibilité du ou des bénévoles : proposition validée.

Les annonces d'ouverture seront faites à la façon des rounds d'un match de boxe. Une femme passera dans la salle en tenant un panneau Ouverture cuisine puis Fermeture Cuisine.


Parties de Loup Garou de Thiercelieux : Une partie de loup garou de Thiercelieux a été proposée et validée le vendredi soir à partir de 21 heures. Nanash s’est proposé en tant que Meneur. Brice Tussac pourrait également être intéressé. Rioni nous informera de sa réponse.  Cette partie sera annoncée à l’avance lors de la prochaine soirée Loup Garou mais aussi sur le site. Un évènement Facebook y sera associé afin de pouvoir estimer le nombre de joueurs. Elle se déroulera dans la remise ou sur le balcon selon le nombre. Dès que Rioni aura préparé le texte d’annonce, nous pourrons le publier.
De plus, pour le mois de Mai, la soirée loup garou sera exceptionnellement décalée. Il n’y aura pas de soirée le 26 mai (dernier vendredi du mois) elle se fera le vendredi 19 mai durant la convention.
 

Vidéo ou photos promotionnelles : Nous allons prendre des photos durant l’évènement. Nous ne ferons pas remplir d’attestations de droit à l’image. Cela sera bien entendu fait en fonction de la disponibilité des bénévoles.
 
 
 
 
 
Travail à la maison :
-          Rétroplanning à actualiser
-          Liste des jeux pour la session  « Hardcore game » (Rioni)
-          Différentes prises de contacts doivent être réalisées
o   Brice Tussac (Rioni)
o   Durant le festival du jeu (Rioni)
o   Le cœur de ville et commerçants de Cahors (Manu)
o   Sponsors, partenaires etc pour les lots  (Manu)
o   Club de jeu de Figeac et d’Anglars Juillac (Rioni)
o   La chartreuse (Manu)
o   Association ABC Cahors pour d’éventuelles affiches (Solène)
-          Donner les informations utiles à Cédric afin qu’il puisse actualiser le site et le lancer.
-          Commandes : T shirt (Alex), Dés (Cédric lorsque la couleur sera fixée), Eco cup (Manu et Cédric - lorsque le partenariat avec l’Occitroll sera défini), Bracelets (Cédric et Manu), trophées (Cédric ).
-          Faire la liste des Lots (Manu)
-          Etablir un questionnaire de satisfaction (Solène)
-          Rencontrer les graffeurs, voir leur travail et lancer le projet (Solène)
-          Faire une liste des priorités en Déco (Solène)
-          Commencer à lancer la production des décos (Solène)
-          Envoyer à Flo le nombre de bénévoles manquants (chaque pole)
-          Faire la liste d’inscription à afficher pour le recrutement des bénévoles
-          Prochaine soirée Loup Garou faire un appel général et annoncer le changement pour le mois de mai
-          Creuser la piste de l’animation extérieure pour pouvoir faire une proposition (Rioni et Solène)
-          Creuser la piste de l’Escape Room voir la tester (Solène)
-          Ecrire le texte pour annoncer la soirée loup garou et le transmettre à Cédric (Rioni)



La prochaine réunion sera ouverte à tous et toutes et se déroulera le vendredi 3 mars à 20 h 30.
 
PS : Merci à tous pour le dessert ^^ et d’avoir supporté cette longue réunion.

...et courtoise en plus de ça! Tu es bonne à marier, toi!

Un GRAND merci d'avoir organisé la réunion. Beaucoup de points ont pu être éclaircis grâce à toi.

Oui mais avec qui le mariage ^^

merci pour le compte rendus complet.
nice work !

Viens de reperdre mon cerveau...