Compte-rendu de la réunion du 9 décembre 2016

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Compte-rendu de la réunion du 9 décembre 2016

Message par Véra Dalinos le Ven 16 Déc - 10:03

Présents :
- Florian
- Sarah
- Alexis
- Hugo
- Cedric
- Emmanuelle
- Thomas
- Alexandre
- Rioni

1. Question du rétroplanning

Le rétroplanning est à refaire par les responsables des différents pôles en fonction de leurs impératifs pour cette année.
Lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CbVtvBOcv1O7hRnuuyf8SGDNOVu5mSASyd8Y1dj1R6Y/edit?usp=sharing

2. Fiches de poste

Les fiches de poste ont été validées par tous les responsables de pôle présents durant la réunion.

3. Recrutement des bénévoles

Du recrutement sera fait au sein du Phénix à partir des fiches de poste, puis à l'extérieur.
Il est préférable de gonfler un peu tous les pôles, plutôt que de mettre en place un système d'astreinte qui nécessiterait des bénévoles trop polyvalents et ultra-disponibles. Avec éventuellement un système « d'astreinte » au sein de chaque pôle, en demandant aux personnes concernées si elles sont d'accord pour changer de pôles si besoin.

Besoin en bénévoles de chaque pôle (hors responsable) :

Entretien : 2 personnes
Cuisine : 10 personnes
Bar : 5 personnes
Jdr : 5 personnes
Jds : 6 personnes minimum (2 x 3)
Wargame : 7 personnes (mais déjà choisies)
Communication : 1 personne
Accueil : 3 personnes
Logistique (installation) : 12 personnes (à partir de mercredi 18h)

4. Le thème

Il faut voir avec Frédéric Delmas le matériel qu'il peut nous fournir pour la décoration de la salle.

Le thème serait appliqué dans les champs suivants :
- concours JDR
- JDS (en favorisant les party-games, et par animations ponctuelles)
- affiche
- murder
- nom des sandwichs proposés
- diorama à l'entrée mis en place par le pôle wargame

Si les responsables de pôle ont des idées, ils peuvent contacter Cedric, et les demandes seront remontées à Frédéric Delmas. Les grapheurs seront mis à contribution.

5. Trombinoscope

Pour rendre plus vivant le dossier envoyé aux partenaires, on va faire apparaître un trombinoscope des chefs de pôle. De ce fait, il faudrait envoyer à Emmanuelle une photo dans les plus brefs délais.

6. Interventions à Gambetta

A partir du 20 février, dans le but de repérer les élèves intéressés pour venir le vendredi sur l'événement et de se faire connaître en amont, des bénévoles du club interviendront au collège Gambetta une semaine sur deux (hors vacances scolaires). Il est crucial que l'on sache au plus tard début avril combien d'élèves viendront, et de quel niveau scolaire.

Les personnes intéressées pour intervenir au collège Gambetta sont priées de se faire connaître d'ici le 14 janvier.

Pour le vendredi de l'Envol, certains organisateurs ont souhaité fixer une limite d'âge et de nombre d'élèves, qui a été acceptée par tous. Ainsi, nous souhaiterions qu'ils soient au minimum en 5e, et ne pas avoir à gérer plus d'une classe par intervention.

La prochaine réunion a été fixée au vendredi 3 février, à 20h30. Pour cette date, les responsables doivent prévoir un planning de leur pôle durant la convention.

De plus, tous les membres du club sont invités à se réunir de manière informelle autour de la galette des rois le 14 janvier.

_________________
Attention. Ce pots n'est pas un pots sur le cyclimse. Merci de votre compréhension.
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Re: Compte-rendu de la réunion du 9 décembre 2016

Message par laecla silana le Dim 18 Déc - 18:47

Merci pour le compte rendu
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Re: Compte-rendu de la réunion du 9 décembre 2016

Message par laecla silana le Dim 18 Déc - 19:12

Bonjour tout le monde.
 
Je me permets de poser quelques petites questions. Il est possible que certaines fâchent ou qu’elles aient déjà été traitées et dans ce cas-là, pardonnez ma non information.  
Je rappelle qu’il s’agit de questions ou observations en aucun cas de reproches ou critiques.
Avant tout, je souhaiterais connaitre l’organigramme des bénévoles ou la, le ou les hommes qui dit afin de pouvoir communiquer les infos à la bonne personne sans perdre de temps de transmission.
Après la première convention, de nombreuses pistes ont été citées et devaient être approfondies notamment
-          L’aménagement de la salle à retravailler ?
-          Une cérémonie d’ouverture à créer ?
-          Différents partenariats à conclure ?
o   Le club d’échec de la MJC
o   Le Berceau Magique pour prévoir un lieu « petite enfance »
o   La ludothèque
-          Un pole Magic à installer ?
-          Un questionnaire de satisfaction à élaborer ?
-          La communication réalisée par la classe d’Hugo à contrôler ?
-          Les trophées à commander ?
-          Le planning durant la convention à établir ?
-          La communication dans la ville de Cahors à perfectionner ?
-          La communication sur Internet à compléter ?
-          Le budget à réajuster ?
Qu’en est il ?
 
Je terminerai par une demande plus personnelle : La boutique La Loutre Roliste souhaitait savoir combien de mètres de stand il disposerait. Il ne faudra pas oublier de lui répondre. Alex est en contact également avec lui il me semble.
 
Enfin, un avis personnel : lorsque le thème était Show Time, j’avais émis quelques idées de décos par exemple un tapis rouge à l’entrée (il est vrai que cela peut être onéreux), des caméras en cartons, des paparazzis à l’entrée ou une personne réalisant des photos sur un fond particulier et il pourrait prendre en photos les visiteurs qui le souhaitent, une ou plusieurs personnes se baladant dans la salle avec différents costumes et faisant des petites animations, de grands personnages en cartons  …
Je ne sais si ces idées peuvent encore convenir avec le thème mise en scène mais je dépose mes idées ici au cas où …
 
Voilà. Encore une fois, ceci n’est pas à prendre de façon négative loin de là. Si cela a été pris comme tel, je m’en excuse.

Je vous souhaite du courage pour cette convention. Je vous souhaite de laisser libre cours à votre imagination. Amusez vous !
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Re: Compte-rendu de la réunion du 9 décembre 2016

Message par finelarme le Mer 21 Déc - 17:42

Salut ! Je peux répondre sur quatre points 

Pour les hommes qui disent nous avons Flo en grand homme qui dit ( tout devrait passer par lui) , Manu pour ce qui est relatif à la communication et moi pour ce qui réfère du budget 

Pour le réaménagement de la salle j'ai pondu un plan sur lequel nous discuterons point de finalisation mais en gros on a la base

Pour le pôle petite enfance nous sommes dans le regret de devoir abandonner l'idée pour l'instant car on va rencontrer un problème d'agrément et d'assurance ( à savoir que c'est le lieu qui doit disposer d'un agrément et non la personne)

Et pour la Loutre roliste j'ai remonté l'info auprès de Manu.

Et si dernière chose côté club d'échec nous n'en n'avons pas parlé mais je pense que nous ne disposerons pas d'un espace suffisant pour les accueillir.
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